Reglamento para la administracion de documentos publicos, aplicable a todo organismo de la Rama Ejecutiva

NORMAS Para asegurar la adecuada y correcta creación de los documentos las siguientes normas aplicarán a cada organismo: 1. La documentación de una transacción oficial en una dependencia debe completarse según requerido: a. para facilitar la información a los incumbentes y sucesores de éstos. b. para facilitar información a la Rama Legislativa, otras dependencias autorizadas, y a otras personas interesadas, sobre la manera que se llevan a cabo las transacciones del gobierno. C. para proteger los derechos fiscales, legales y otros derechos del gobierno y de personas afectadas por las transacciones del gobierno. -11- 2. Con particular interés, al formular y llevar a cabo la política pública del gobierno, los funcionarios del gobierno son responsables de incluir en la documentación de sus organismos toda la información esencial de sus actividades importantes. Decisiones y hechos importantes (de persona a persona, conferencias por teléfono) deben ser incluídas en un documento. Deben tomarse minutas de reuniones importantes de Juntas, Comités y reuniones de funcionarios y éstas con la copia de la agenda y documentos incidentales de dichas reuniones deben formar parte del documento. 3. Las normas programáticas y los procedimientos de los organismos del gobierno deben emitirse en directrices y copia de éstas (aún las canceladas) deben ser parte importante del archivo oficial. 4. Papeles que no son oficiales deben separarse de los documentos oficiales en la oficina de un funcionario del gobierno. En los casos en que asuntos de transacciones oficiales sean incluídos en correspondencia personal, la parte de esa correspondencia que es de carácter oficial debe resumirse y pasar a formar parte de los archivos oficiales. 5. Procedimientos de oficina deben ser revisados continuamente para determinar su efecto en la creación de documentos. Cuando se justifique, esos procedimientos deben revisarse, consolidarse O eliminarse para mantener la creación de la documentación al mínimo. En adición los requisitos específicos (para la administración de correspondencia, informes, formularios, directrices, documentos legibles por máquinas y, documentos incidentales a éstos) deben observarse según se establece en los próximos artículos. -12-