Regl. 4284, art. 69-19
ADMINISTRACION DE CORRESPONDENCIA (ARTE DE REDACCION
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Cite as Reglamento Núm. 4284, Art. 69-19
Y PREPARACION DE ESCRITOS)
La faceta de la Administración de Correspondencia tiene como objetivo
el limitar la correspondencia a los requisitos esenciales, para mejorar
la calidad de la correspondencia que fuera necesaria y proveer para
su creación en una forma económica y efectiva.
1. Definición de "Correspondencia"
Término genérico que incluye cartas, cartas formularios,
telegramas, memorandos, acuses de recibo, tarjetas postales, hojas de referido O trámite, y otras comunicaciones
escritas.
2. Requisitos
Cada dependencia al establer controles efectivos en la
creación de documentos deberá:
a. reglamentar la forma oficial a ser utilizada en
las comunicaciones oficiales del organismo
b. establecer normas uniformes en relación con la
cantidad y tipo de copias requeridas, su distribución y propósito
c. emitir guÃas con normas uniformes, para la creación
de correspondencia, con las modificaciones necesarias
para prácticas especiales de algunas dependencias.
d. implantar normas uniformes para el uso de membretes,
papel de reproducción, modelos de memorandos y sobres.
e. revisar continuamente las prácticas y procedimientos
de creación de correspondencia para mejorarla y simplificarla.
f. las normas, guÃas e instrucciones para la administración
de correspondencia deben ponerse por escrito y ser de
fácil acceso para referencia y revisión. Deben estar
disponibles para aquellos que redactan, revisan, firman,
transcriben y archivan correspondencia.
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3. Implantación del Sistema
Las siguientes medidas son esenciales en un programa de
administración de correspondencia:
a. Prepare únicamente aquella correspondencia y copias
que sean esenciales.
b. Use cartas formularios cuantas veces sea necesario
C. Utilice cartas guÃas y párrafos donde sea necesario.
d. Origine cartas cuidadosamente planificadas, fáciles
de leer y entender y que respondan a las necesidades
del recipiente.
d. Prepare correspondencia que sea consistente en estilo
y formato, limpia y atractiva en apariencia, y
correctamente editada aplicando las reglas normales
de estilo y ortografÃa.
f. Desarrolle e implante procedimientos que faciliten
el envÃo y trámite de la correspondencia (correo interno)
g. Efectúe revisiones periódicas tomando muestras de la
correspondencia del organismo, para determinar si cumple
con las normas establecidas para la preparación de la
misma.
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