ADMINISTRACION DE INFORMES

La administración efectiva de informes requiere un esfuerzo organizado y contínuo para lograr economía y mejorar la calidad de los informes; para asegurar que a los funcionarios de los organismos se les provea de la información exacta, en el momento adecuado y en el formato más adecuado para su uso al momento de tomar decisiones. Incluye el producto de los sistemas y procedimientos del organismo, al igual que los sistemas de informes mismos. También tiene que ver con informes entre organismos y con el despacho de éstos. 1. Definiciones a. Informe - datos O información que se transmite para ser usada estableciendo política pública; planificando, controlando y evaluando operaciones y ejecución; haciendo decisiones administrativas; O preparando otros informes. El dato O información puede estar en forma narrativa, estadísitca, gráfica u otra forma y puede estar impresa en papel, cintas magnéticas u otro medio. b. Informar - proceso por el cual los datos O la información para un informe es recopilada, organizada, tramitada y retenida. C. Requisito de informe Interno - cualquier responsabilidad que envuelve informes preparados y utilizados exclusivamente en un organismo. 2. Responsabilidades de los organismos a. Cada organismo, al establecer controles efectivos en la creación de documentos, se espera que establezca un programa apropiado, y uniforme en sus responsabilidades internas de informar. En éste se: 1) Establecerán e implantarán normas uniformes y procedimientos para identificar información necesaria para la planificación, control y evaluación. -15- 2) Establecerán e implantarán normas y procedimientos uniformes para el diseño de sistemas para informar a la gerencia, incluyendo el diseño de los informes utilizados en esos sistemas. 3) Establecerán e implantarán normas y procedimientos para iniciar, identificar, revisar, aprobar, preparar y distribuir los informes internos requeridos. 4) Proveerán la información gerencial esencial relacionada con el número y clases de informes en uso e informes que requieren una cantidad significativa de personal y otros recursos, los costos estimados para desarrollarlos, uso y operación. 5) Revisarán periódicamente los informes aprobados para determinar su necesidad, si es adecuado su diseño y economía en su preparación y uso. 6) Asegurarán de que todos los estatutos y leyes aplicables se han considerado al preparar el informe. b. Publicarán normas, guías e instrucciones desarrolladas para el manejo de informes y deben ser diseñadas para fácil revisión y referencia. Deben estar disponibles para los usuarios y para la revisión y evaluación por parte del Programa de Administración de Documentos Públicos. C. La aprobación, modificación, y aprobación de un informe interno deberán estar basados en una evaluación de costos-objetivos. d. Las siguientes peticiones de informes están exentas de las normas establecidas en esta sección (sin embargo peticiones internas de informes que se lleven a cabo en una dependencia para contestar a este tipo de peticiones se regirán por estas disposiciones): 1) Peticiones de la Rama Legislativa O por las respectivas Comisiones. 2) Peticiones de la Rama Judicial por órdenes de la Corte u otras determinaciones judiciales. 3) Peticiones del Gobernador mediante directrices ejecutivas. -16- 4. Peticiones, de la Oficina de Presupuesto y Gerencia, de coordinación, revisión de programas y requerimientos de justificación legislativa. 3. Implantación del Sistema Las siguientes normas son esenciales en un programa de informes: a. Establecer y mantener un inventario de informes recurrentes internos y externos. b. Desarrollar los sistemas de informes que mejor sirvan a la Administración. C. Analizar todos los informes inventariados y sometidos para determinar si: 1) la información es adecuada, necesaria, significativa y útil 2) la información es obtenida de la mejor fuente y en la forma más sencilla 3) la frecuencia del informe es consistente con el momento en que la información se necesita, y 4) el costo estimado de recopilar la información no excede su valor administrativo. d. Requerir que cada petición para un informe nuevo O revisado explique cómo se va a utilizar el informe. e. Requerir que cada informe sea respaldado por una directriz con instrucciones o guías al respecto.