Regl. 4284, art. 69-21
ADMINISTRACION DE DISEÑO Y CONTROL DE FORMULARIOS
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Cite as Reglamento Núm. 4284, Art. 69-21
El objetivo de la Administración de Formularios es aumentar la efectividad
de los mismos, utilizando diseños adecuados y procedimientos correctos;
para reducir los costos incidentales incurridos en llenar, utilizar y
archivar los formularios y, lograr economÃas en el diseño, impresión,
almacenaje y distribución de éstos.
1. Definición
Un formulario es cualquier documento (incluyendo cartas,
tarjetas postales, y memorandos) impresos O reproducidos en
alguna otra forma con espacio para llenarse con información,
material descriptivo, O direcciones postales. Algunos renglones
especÃficos impresos que no tienen espacios para llenar como:
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claúsulas de contratos, hojas de instrucciones, avisos,
marbetes O rótulos; pueden ser considerados como formularios cuando es ventajoso el identificarlos y controlarlos
como formularios para propósitos de referencia, impresión,
almacenamiento, distribución y uso con otros formularios.
2. Responsabilidades de los organismos
Cada organismo, al proveer para un efectivo control sobre la
creación de documentos, se espera que establezca un programa
apropiado para la administración de los formularios de su propia
creación.
En este programa de formularios el organismo:
a. Establecerá e implantará normas y procedimientos para
someter, revisar, aprobar e identificar los formularios
de su creación.
b. Implantará las normas sobre análisis y diseño de formularios contenidas en la "GuÃa para la Administración de
Formularios" emitida por el Programa de Administración
de Documentos Públicos.
C. Establecerá e implantará normas para la reproducción,
almacenaje, y distribución de los formularios aprobados.
d. Proveerá información de administración esencial concerniente al número, tipos y los costos de reproducción
y almacenaje de los formularios en uso.
e. Proveerá para la revisión periódica de todos los formularios aprobados en cuanto a su necesidad y diseño y para
posibles economÃas en su reproducción, almacenamiento y
distribución.
f. Las normas, guÃas, procedimientos e instrucciones, desarrolladas para la administración de formularios se harán
en forma impresa, y serán diseñadas para fácil referencia
y revisión. Deben estar rápidamente disponibles a aquellos
que inician, diseñan y aprueban formularios.
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3. Implantación del Sistema
Para una administración de formularios adecuada las siguientes
acciones son generalmente básicas en las dependencias:
a. Establecer y mantener un inventario de todos los formularios del organismo.
b. Analizar todos los formularios inventariados y todos los
formularios sometidos para aprobación en el futuro de
acuerdo con las normas, guÃas y principios contenidos en
la "GuÃa para la Administración de Formularios".
C. Revisar todos los formularios inventariados y todos los
formularios a ser preparados en el futuro para determinar
si su diseño es adecuado, si están de acuerdo con las normas, guÃas y principios recomendadas en la "GuÃa para la
Administración de Formularios".
d. Asignar un número de codificación y una fecha de edición a
cada formulario aprobado.
e. Revisar todas las requisiciones de solicitudes de formularios
nuevos propuestos y la reproducción de formularios aprobados
ya en uso para velar porque los formularios sean producidos y
puestos a la disposición, rápida y económicamente.
Especificamente se velará porque:
1) se empleen los métodos de impresión y distribución
de formularios más efectivos y económicos que guarden
proporción con la calidad requerida y con el uso que
se le va a dar al formulario.
2) se han establecido normas para adecuados niveles de
inventarios perpetuos de existencia de estos formularios.
3) la cantidad de formularios solicitada es compatible con
los requisitos de procedimientos e inventario de existencia de formularios.
4) existe un plan aceptable de distribución para que los
formularios estén disponibles cuando y donde se les
necesite.
f. Requerir que cada formulario esté respaldado por una directriz que
dé instrucciones sobre cómo prepararlo, someterlo y usarlo.
Esto no se aplica a aquellos formularios que se explican por sÃ
solos usados por un mismo elemento organizacional como una oficina,
división u oficina regional.
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g. Requerir que cada requisición de un nuevo formulario
justifique que el mismo es esencial.