ADMINISTRACION DE DIRECTRICES

La Administración del Sistema de Directrices tiene como objetivo facilitar la parte administrativa y las operaciones del organismo proveyendo las debidas instrucciones al empleado, produciendo instrucciones completas, fáciles de entender, accesibles y revisables, y desarrollando y distribuyendo instrucciones pronta y económicamente. 1. Definición de Directrices a. Una directriz es una comunicación escrita, la cual inicia O gobierna una conducta o procedimiento. Las directrices usualmente se imprimen como circulares, memorandos, avisos, reglamentos, órdenes y manuales e incluyen material para inserción en manuales de politica administrativa y operaciones. b. Ciertos materiales normalmente están exentos de incluirse en el Programa de Administración de Directrices del organismo. Estos incluyen material de información al público como, publicaciones profesionales, comunicados de prensa, y anuncios de programas, catálogos, y listas de precios. C. Tanto las directrices internas como las externas están incluídas en un Programa de Administración de Directrices. 2. Responsabilidades de las Dependencias a. Cada organismo, al proveer controles efectivos sobre la creación de documentos, se espera que establezca un programa apropiado para la administración de directrices de la dependencia. Para este propósito deberá: 1. Establecer y mantener un sistema para la clasificación, codificación y suplementación de las directrices al organismo. -20- 2. Establecer e implantar normas y procedimientos para el inicio, preparación, revisión, aprobación, reproducción y distribución de las directrices propuestas del organismo. 3. Establecer e implantar patrones para el formato y el estilo editorial de las directrices del organismo. 4. Revisar periódicamente las directrices que componen el sistema para determinar su necesidad y para ponerlas al día, para identificar asuntos que se han anulado y que deben sustituirse originando nuevas directrices. 5. Revisar, sobre una base continua, el sistema de directrices para detectar oportunidades de mejorar su diseño y su parte operacional. 6. Mantener una colección de las directrices significativas que documenten la organización, las funciones, la política administrativa, las decisiones y procedimientos del organismo. Esta colección será una parte integral de la documentación del organismo por lo que se he debe conservar permanentemente. b. Las guías, normas e instrucciones desarrolladas para la administración de directrices se harán en forma de publicación y será diseñada para fácil referencia 0 uso y revisión. Debe estar prontamente disponible para aquellos funcionarios responsables de originar y aprobar directrices. 4. Implantación del Programa del organismo El organismo podrá tomar las siguientes acciones que son generalmente básicas para la administración de un programa de directrices: Establecer patrones para el formato, tipografía, organización, compilación y distribución de las directrices del organismo. -21- Específicamente: 1) use páginas de 8" X 11½" como norma 2) use páginas sueltas para fácil revisión 3) imprima en ambos lados del papel 4) numere e identifique las directrices para facilitar la revisión y adición de páginas 5) identifique el material temporero del permanente con alguna marca que los distinga enseguida uno del otro 6) perfore de antemano todas las páginas para facilitar su encuardenación. Se recomiendan tres perforaciones de 3/8" cada una 7) restrinja los cambios a lápiz O tinta 8) distribuya sobre una base de "debe saberlo" y "debe llevarlo a cabo" 9) analice todas las directrices propuestas para su inclusión en el sistema para determinar si: a. La directriz es necesaria b. No existe duplicidad, traslapo y conflicto con otras directrices C. La directriz armoniza con leyes pertinentes, órdenes ejecutivas, reglamentos y política administrativa de la dependencia d. Ha habido una coordinación apropiada y se han obtenido las autorizaciones O vistos buenos pertinentes. e. La distribución propuesta incluye a las unidades administrativas que las van a usar, pero estará limitada a "aquellos que deben saberlo" 5. Analice todas las directrices sometidas para ser incluídas en el sistema para que armonicen con el estilo de la dependencia, y, con los criteriosde formato y estilo editorial. -22-