ADMINISTRACION DE LOS DOCUMENTOS EN PROCESAMIENTO DE DATOS

El objetivo de la administración de documentos para procesamiento automático de datos es asegurar un efectivo y económico proceso usando técnicas en el registro y preservación de instrucciones mecánicas y procedimientos operacionales, estableciendo normas para el mantenimiento, almacenaje y disposición apropiada de documentos legibles por máquinas; desarrollando normas y procedimientos óptimos para los locales de computadoras y las áreas relacionadas y revisar continuamente esas prácticas de trabajo para mejorarlas. 1. Definición Administración de documentos de procesamiento de datos automático incluye mantener un inventario de documentos legibles por máquina, existentes en cada archivo, y toda la documentación necesaria conservándolos en facilidades adecuadas, según instrucciones dadas, mientras se lleva a cabo revisiones periódicas para verificar su elegibilidad. Documentar procesamiento de datos automáticamente, consiste en presentaciones gráficas detallando la secuencia funcional y operacional; las características físicas del archivo; registrar métodos de información incluyendo la estructura básica de codificación; registrar sistema de información, arreglo de documentos, planos impresos (formularios) e intrucciones básicas. 2. Responsabilidades de la dependencia Para proveer controles efectivos sobre la creación de documentos cada organismo debe establecer un programa apropiado para la administración de documentos en procesamiento de datos automáticos. Para esto debe: a. determinar el tipo de documentos que se van a usar y mantener para la operación del procesamiento de datos. b. prescribir el tipo de máquina a usarse, las normas necesarias para clasificar, rotular, registrar y archivar. -23- C. emitir normas de retención y disposición para la administración de documentos del procesamiento de datos. d. revisar, contínuamente, las prácticas del organismo para archivar los documentos procesados mecánicamente, mejorar éstas y simplificarlas. e. las normas, guías e instrucciones desarrolladas por la agencia para el manejo del Programa de Administración de Documentos en el procesamiento de datos deben ser publicadas en forma que se puedan usar fácilmente como referencia y para fines de revisión. 3. Implantación del Sistema Cada dependencia debe establecer normas para la administración de documentos legibles por máquinas y emitir instrucciones y guías en la forma de manuales O folletos de acuerdo con las normas apropiadas. Específicamente estas normas deben incluir: a. identificar los documentos procesados por máquina por métodos de clasificación y rotulación. b. métodos de archivo y control para localizar los documentos legibles por máquina. C. conservar los documentos legibles por máquina por medio del uso de planes de disposición, medios apropiados para almacenaje y técnicas de conservación. d. preparar planes de disposición de documentos usados en el procesamiento de datos. e. preparar formularios y formatos para registrar las instrucciones del programa, gráficas funcionales y operacionales para el flujo del trabajo, planos, libros de codificación y las instrucciones básicas para realizar la tarea. -24- SECCION B: ORGANIZACION, MANTENIMIENTO Y USO DE DOCUMENTOS