Reglamento para la administracion de documentos publicos, aplicable a todo organismo de la Rama Ejecutiva

ADMINISTRACION DE CORREOS El objetivo de la administración de correos es proveer a un costo minimo los métodos más rápidos y efícaces en la tramitación del correo que llega O sale dentro de un organismo. Se deben utilizar procedimientos adecuados para reducir al minimo el tiempo y costo del flujo de trabajo. utilizando equipo, materiales e instrumentos de trabajo modernos. En general la operación deberá llevarse a cabo en forma simple para aumentar la efectividad. 1. Definición del Correo Consiste de cartas,tele-comunicaciones, memorandos, tarjetas, documentos, paquetes, publicaciones y otro tipo de comunicación recibida para distribución O despacho. 2. Responsabilidades del organismo a) Cada organismo establecerá un sistema apropiado para la administración de correo para proveer un control efectivo en el trámite de documentos. El mismo consistirá en: 1. Establecer e implantar sistemas y procedimientos para el recibo, entrega, recogido y despacho de correo. 2. Implantar los sistemas recomendados en la Guía con Normas y Procedimientos para Trámite de Correo. 3. Proveer información esencial sobre el volumen y tipos de correspondencia procesada y tiempo requerido, para entrega interna y externa. 4. Revisar continuamente las prácticas y procedimientos para mejorar O simplificar su tramitación. b) Publicar, guías e instrucciones desarrollados por el organismo en formularios diseñados para fácil referencia y revisión. Deberán estar al alcance del personal a cargo del correo y mensajeros. Proveer amplia información a los usuarios del correo y servicios de mensajería. -26- 3. Implantación del Sistema Las actividades básicas en las Unidades de Correo son las siguientes: a) Entrega de correspondencia recibida lo más rápido posible. b) Establecer límite de tiempo para contestar la correspondencia. Dar prioridad a la de altos funcionarios. c) Limitar control y seguimiento a solo correspondencia importante según su contenido. d) Utilizar al máximo y propiamente los servicios y facilidades del correo federal. e) Desarrollar e implantar normas y procedimientos que faciliten la contestación, revisión y firma de correspondencia a contestar. f. Proveer control central en servicio de mensajeros mediante el establecimiento de itinerario en rondas y rutas. -27- ARTICULO 26: ADMINISTRACION DE ARCHIVOS La Administración de archivos tiene como objetivo organizar los archivos del organismo para facilitar el recobro de la información guardada en los mismos cuando se necesite, asegurar una completa documentación, y facilitar la selección y retención de documentos de valor archivístico y la disposición de documentos. Todos los servicios deberán prestarse con un máximo en economía de personal, equipo y materiales. 1. Definición de archivos Sitio O local en que custodian documentos públicos O particulares e históricos. Conjunto de estos documentos así conservados. Archivar El arte de colocar y conservar en un mismo sitio, debidamente clasificados toda correspondencia, documentos u otros papeles relacionados con un individuo O firma, O con cierta división geográfica, O sobre asunto, etc., en forma tal que estén protegidos contra deterioro, destrucción O pérdida, y que a la vez se facilite su localización y manejo en cualquier momento. Clasificación La ordenación de documentos en grupos tomando como guía los procedimientos establecidos. Esta se hace antes de archivar los papeles. 2. Responsabilidades de la Dependencia Cada organismo al proveer controles sobre la creación de documentos deberá establecer sistemas adecuados de administración de archivos. Estos cubrirán lo siguiente: a. Establecimiento e implantación de normas y procedimientos para: 1. Clasificar, ordenar y archivar documentos 2. Proveer servicios de referencia de los documentos archivados 3. Colocar archivos activos en lugares accesibles para el uso de esos documentos. -28- b. Implantar el sistema de clasificación en los archivos y utilizar las Guias que ofrece el Programa de Administración de Documentos. C. Revisar el sistema periódicamente para determinar si es adecuado y su grado de efectividad. 1. Se publicarán y diseñarán guias, e instrucciones para la administración de archivos para fácil referencia y revisión. 3. Implantación del Sistema Las siguientes actividades son básicas para una efectiva administración de archivos. Implantar un sistema organizado de clasificación y archivo para: 1. Lograr la máxima uniformidad y fácil mantenimiento y uso de los documentos de la dependencia. 2. Facilitar la disposición de documentos de acuerdo con el Inventario y Plan de Retención. 3. Facilitar la consolidación de las series documentales que se encuentren archivadas en diferentes lugares. 4. Establecer formalmente la localización de los archivos prohibiendo que se mantengan fuera del lugar autorizado. 5. Establecer un servicio de referencia sistemático para facilitar la búsqueda, préstamo y rearchivo de documentos. 6. Archivar diariamente los papeles recibidos. 7. Lograr uniformidad en el equipo y materiales de archivo y servicios de referencia. -29- ARTICULO 27: ADMINISTRACION DE EQUIPO Y MATERIALES PARA DOCUMENTOS La administración de equipo y materiales para documentos tiene como objetivo asegurar que el equipo y materiales necesarios para las operaciones con documentos se ajusten a las necesidades del organismo en cuanto a procedimientos, operación, y economía, y para que se usen apropiadamente. Se están mercadeando gran variedad de equipo y materiales modernos y sofisticados. A esos efectos deberá brindarse asesoramiento para que se asegure el uso correcto y adecuado de equipo y materiales especiales que se adquieren. 1. Definición Se incluye en equipo y materiales: los gabinetes de archivo, tablilleros, archivos visibles, archivos mecanizados, guías para archivos, cartapacios, cubiertas y material parecido usado en la creación y mantenimiento de documentos. y manejo de correo. Se incluye además máquinas de uso sobre los escritorios, dictáfonos y grabadoras, entre otros. 2. Responsabilidades del organismo Cada organismo deberá proveer controles sobre la creación de documentos estableciendo un sistema adecuado en la administración de equipo y materiales de documentos. Esta fase cubrirá: 1. Preparar reglamentación para la uniformidad en el equipo y materiales para documentos a usarse por el organismo, y estas reglas cubrirán aspectos como: a. someter, revisar y aprobar las solicitudes para compra de materiales y equipo por parte de la unidad a cargo de esta función. b. uso apropiado de equipo y materiales en uso al presente. 2. Revisión contínua del uso adecuado del equipo y material para asegurar la utilización apropiada. -30- 3. Proveer para una contínua revisión en el desarrollo de nuevos adelantos en administración de equipo y materiales y su posible aplicación en los sistemas del organismo. 4. Preparar y distribuir normas, guías e instrucciones en la administración de equipo y materiales para fácil referencia y revisión. 3. Implantación del Sistemas Los siguientes pasos son básicos: a. reducir la necesidad de equipo, mediante plan de disposición de documentos. Desocupando equipo se evita la compra de nuevo equipo. b. usar el equipo regular que aparece en catálogo de compra del gobierno. Solo se comprará equipo especial sometiendo justificación para ello, debidamente aprobada. C. revisar las solicitudes para compra de equipo para determinar su necesidad y uso. d. revisar equipo comprado y rentado para determinar su mantenimiento. -31- ARTICULO 28: ADMINISTRACION DE COPIAS Este Artículo provee asistencia a los organismos en las prácticas del manejo de copias y equipo de reproducción. Aunque las normas aquí contenidas son para uso general, las normas para el manejo de equipo pertenecen específicamente a copiadoras y duplicadoras que no se usan en una imprenta. No se aplica a la reproducción de récords en micrografía, fotografía O leídos por máquinas, ni al equipo relacionado con éstos. Para las normas en relación con récords micrográficos, véase la parte de micrografía. El Programa de Administración de Documentos de la Rama Ejecutiva proveerá guías y asistencia técnica a los organismos para evaluarles su sistema, , normas y procedimientos sobre la faceta de administración de copias y uso de fotocopiadoras. 1. Definiciones Para el propósito de este Artículo, se aplicarán las siguientes definiciones: a. copia duplicado de un documento creado previamente b. copiador máquina que produce copias en papel direcmente, sin que se necesite crear otro patrón intermedio para cada original. C. duplicador máquina que produce copias en papel mediante el uso de un patrón intermedio. d. copiar hacer copias por medio de un copiador O un duplicador. 2. Objetivo El manejo de copias intenta asegurar la creación eficiente de las copias necesarias y la eliminación de las innecesarias. 3. Responsabilidades de los organismos Usar criterios apropiados para hacer copias, así como para el buen manejo del equipo. Cada organismo deberá: a. Determinar la necesidad de hacer copias. Todas las decisiones sobre administración de copias, deben ser basadas en el conocimiento de las necesidades, por lo que éstas en cada organismo, deben estar documentadas. -32- Deben incluir lo siguiente: 1) promedio mensual de copias necesitadas 2) características físicas del material copiado rutinariamente 3) promedio de hojas por documento 4) promedio de copias por documento 5) por qué se necesitan las copias 6) con qué urgencia se necesitan y por qué. b. Relacionar el equipo con las necesidades de copias 1) Las copiadoras y duplicadoras tienen capacidades opcionales, y varias limitaciones en su operación, como capacidad productiva por tarifas. La producción efectiva se obtiene cuando se relaciona apropiadamente las capacidades. Algunas entidades organizacionales tienen necesidades suficientes que justifican el uso a tiempo completo de una O más máquinas. Sin embargo, frecuentemente el mejor balance se consigue cuando todas O una parte de las necesidades de una entidad se unen con las necesidades de otra y el equipo se comparte. 2) Cuando se decide la clase de equipo a adquirirse y su localización, hay que considerar tanto los costos directos como los indirectos de las copias. El costo directo incluye el precio de renta o compra del equipo; costo de mantenimiento y materiales; salarios a tiempo completo de los operadores del equipo. El costo indirecto incluye los gastos generales y el costo del tiempo usado por el personal solicitando y consiguiendo el servicio. Los organismos deben seleccionar el equipo que satisfaga sus necesidades, de acuerdo con la evidencia documentada, al costo más bajo considerando todos los gastos. -33- 3) Para asegurar el uso apropiado del equipo, los organismos deben establecer para cada máquina, un limite máximo y otro mínimo en el número de copias que se van a producir por mes, el número de páginas y las copias por página permitidas para cada documento, y el total de copias a reproducirse de cualquier documento. Las guías deben reflejar la capacidad operacional máxima y eficiente de la máquina y el volumen mínimo para lograr economías en su uso. Estas instrucciones deben adherirse a la máquina para informar su capacidad y el uso que debe dársele. Si el uso dado, varía significativamente del establecido debe hacerse otra evaluación de las necesidades y de un equipo más apropiado, O dar servicio alternado. C. Adiestramiento Las personas que reproducen copias deben ser adiestradas en la operación apropiada del equipo. También los supervisores deben ser instruídos sobre las siguientes prácticas y asegurarse que se van a implantar las mismas: 1) Asignar las tareas de copiar a empleados de bajo nivel salarial y usar operadores a tiempo completo, cuando el costo de un operador pueda balancarse con la economía. 2) Agrupar los trabajos para evitar viajes innecesarios a la copiadora. 3) Determinar con precisión el número de copias necesitadas por cada tarea y producir solamente esa cantidad. 4) Circular entre el personal una sola copia del documento cuando ello sea suficiente, en vez de preparar copias independientes para cada empleado. 5) Obtener formularios nuevos, publicaciones y otro material, de la fuente de origen en vez de copiarlos. -34- 6) Aceptar copias que sean legibles y usables en vez de insistir en tratar de obtener una copia perfecta. 7) Usar copias carbón cuando su costo es más efectivo que copiar. 8) Evitar reproducir copias innecesarias, fijando la cantidad exacta en el control de la máquina. 9) Hacer una prueba con una copia sencilla para asegurarse que no se reproducirán copias inutiles si el equipo no funcionara bien. 10) Siempre que sea práctico, copiar en ambos lados del papel. d. Registro de mantenimiento Para identificar equipo que se use inapropiadamente O cuando otra clase de equipo, resulte más efectivo O económico, debe registrarse cierta información sobre cada equipo. Los registros deben ser guardados a nivel bastante superior en la entidad, de manera que se asegure el uso efectivo al comparar el equipo con las necesidades y controlar los costos. Se requieren los siguientes datos: 1) Marca, modelo, número O nombre y número de serie. 2) Tipo de adquisición (arrendamiento o compra) y fecha de instalación. 3) Estipulaciones esenciales del plan de arrendamiento O el precio de compra así como puntos importantes del plan de mantenimiento, si lo hay. 4) Número de copias producidas mensualmente. 5) Caracterisiticas del equipo como velocidad, accesorios significativos o especiales y cualquier requisito eléctrico. 6) Registro de reparaciones y mantenimiento fuera de lo rutinario. 7) Información sobre localización del equipo, oficinas a las que da servicio; si hay alguna restricción para usar la máquina. -35- e) Cotejar las requisiciones para equipo: Las solicitudes de adquisición de equipo deben ser revisadas por personal de alto nivel para asegurar la adquisición e instalación más económica del equipo. La revisión debe incluir: 1) Determinación de las necesidades de copias en la oficina solicitante. 2) Análisis del uso actual que el solicitante da al equipo. 3) Determinar si la oficina solicitante puede compartir el equipo existente, adquirir equipo propio o combinar ambas alternativas. 4) Determinar si algún otro método de reproducción sería práctico. 5) Análisis del costo y/o beneficio de cualquier alternativa factible sobre equipo, incluyendo qué será más económico: compra O alquiler 6) Determinar la mejor localización para el equipo. f) Revisar las normas sobre la adquisición de materiales: Los métodos de adquisición para materiales como papel carbón, tinta y patrones duplicadores deberán revisarse por lo menos una vez al año. Opciones como convenios para comprar, adquisición por cantidades grandes y compras a través del Area de Compras, Servicios y Suministros, pueden ayudar a conseguir precios más bajos. g. Promover responsabilidad: Las dependencias deben desarrollar procedimientos que aumenten el conocimiento de los administradores sobre el costo de las copias producidas por su organización. Un método para desarrollar responsabilidad y cuidado en el manejo del costo, podría ser la inclusión de fondos para coplar en el presupuesto operacional de los niveles prácticos más bajos de la organización. -36- h. Revisar el esfuerzo en el manejo de copias: Las dependencias deben realizar una revisión anual para determinar qué cambios se hacen necesarios para cumplir con los requisitos de este reglamento. Las prácticas llevadas a cabo, serán intervenidas para determinar si existen normas y procedimientos que puedan ser mejorados. Los documentos deberán ser revisados para identificar áreas específicas en donde pueda mejorarse para que haya progreso en la administración de equipo. 1. Determinar el objetivo De acuerdo con la revisión hecha los organismos deberán establecer anualmente objetivos hacia el mejoramiento del servicio de copias y la reducción de costos. Los objetivos deben ser específicos y el progreso obtenido de su realización, debe ser mensurable. Un objetivo puede ser reducir en 10% durante el año fiscal, los gastos generales en el costo del equipo. Desde luego, no se recomienda el mismo objetivo para todas las unidades organizacionales ya que la posiblidad de mejoras, puede variar entre las unidades. Algunas unidades pueden reducir los costos en más de 10% sin disminuir el servicio de copias. Los objetivos deben establecerse para las unidades organizacionales y deben reflejar el grado corriente de efectividad de cada unidad en el manejo de sus actividades de copias. j. Informe Anual Cada dependencia someterá un informe anual para el día 1 de d1- ciembre de cada año. Se hará otro informe separado por cada negociado de los que componen el organismo incluyendo la Oficina Central y las operaciones de campo. El informe ayudaría a los organismosly al Programa de Administración de Documentos de la Rama Ejecutiva a determinar pautas en el volumen y costo de copiar. -37-