Reglamento para la administracion de documentos publicos, aplicable a todo organismo de la Rama Ejecutiva

ADMINISTRACION DE MICROGRAFTA El Artículo 4A (1) de la Ley de Administración de Documentos Públicos faculta al Administrador del Programa de Administración de Documentos de la Rama Ejecutiva para aprobar los proyectos de microfotografía de las dependencias de la Rama Ejecutiva, Corporaciones Públicas y Municipios. Esta aprobación estará sujeta a que se cumpla con todos los requisitos técnicos establecidos en este Reglamento. Este Artículo provee normas y procedimientos para el uso de la técnica micrógrafica en las fases de creación, uso, almacenamiento, recobro, conservación y disposición de documentos públicos y sobre el asesoramiento y ayuda técnica que ofrece el Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva para asistir a los organismos en esta faceta de la administración de documentos. También actualiza las normas de controles de calidad para que reflejen los adelantos tecnólogicos y mejoren las prácticas micrográficas en los organismos del gobierno. 1. Definiciones a. Micropelícula con calidad archivística película con base de plata que reune los requisitos establecidos en los estándares de: 1. "American National Standard Institute (ANSI) PH 4.8-1978 Methilene Blue Method for Measuring Thiosulfate and Silver Desnsitometric Method for Measuring Residual Chemical in Films, Plates: and Papers". 2. "ANSI Standard PH/.43-1979, Practice for Storage of Processed Safety Photographic Films" 3. "Association for Information and Image Management" MS 23-1983 Practice for Operational Procedures/Inspection and Quality Control of First Generation Silver Halide-Microfilm of Documents" -38- b. Microfilmación a la Salidada del Computador "Computer Output Microfilma (COM)-micropelícula que contiene información producida de un documento archivado en el computador, el cual es convertido de impulso magnético a palabras y/o números. C. "Microfilme" 1. Una película virgen y sin desarrollar cuyas características son para uso microfotográfico. 2. Es el proceso de grabar micro-imágenes en película. 3. Es una película de gránulos finos y de alta resolución que contiene una imagen considerablemente menor en tamaño en relación con el documento original. 4. Microforma - término utilizado para definir cualquier medio que contenga microimágenes. d. Microfotograffa - la ciencia y tecnología de microfilmar documentos e información bajo los sistemas de microformas. e. Microimagen una unidad informativa como una página de un texto O un dibujo, que ha sido reducida a un tamaño bien pequeño y no se puede leer sin ser ampliada. f. Documento permanente - cualquier documento que se haya determinado por una autoridad competente como que posee suficiente valor histórico, legal, informativo que requiera su continua retención por el gobierno. g. Microfilme original - es "microfilme" bien sea producido por métods de COM, O métodos usuales, y no importa si son en emulsión O base. h. "Microfilme" original de plata - es un original de plata que reune los requisitos del Federal Standard Núm. 125a. Film Photographic Processed (for permanent record use) 1. Negativo duplicado de plata un duplicado negativo de plata de la segunda generación que reune los requisitos del Federal Standar. No. 125a producido de un negativo original O un negativo positivo original. -39- j. Master positivo de plata - es un microfilm positivo de la segunda generación que reúne los requisitos del Federal Standar No. 125a producido por un negativo original O un positivo original. k. Sistema micrográfico - configuración de equipo y procedimientos para la producción, reproducción, mantenimiento, almacenamiento, recobro, exposición O uso de microformas. 2. Responsabilidades del organismo Cada organismo deberá: a. Emitir reglamentación y procedimientos internos para someter, renovar, aprobar y desaprobar los sistemas y aplicaciones micrográficas propuestas en armonía con el Reglamento del Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva. b. Preparar procedimientos para evaluar la eficiencia y efectividad de los sistemas y aplicaciones micrográficas. C. Revisar periódicamente los sistemas micrográficos para que estén de conformidad con las normas y procedimientos establecidos. d. Mantener un inventario completo del equipo microfotográfico de la dependencia, ésto es, cámaras, procesadoras, duplicadoras. El inventario, como mínimo incluirá: clase de equipo, nombre del manufacturero, modelo, fecha de adquisición, localización y si ha sido adquirido por compra O arrendamiento. e. Distribuir material informativo a gerentes y personal a cargo de desarrollar u operar sistemas sobre los estándares micrográficos y cualquier información relacionada con las ventajas y limitaciones de los sistemas micrográficos. f. Asignar a una oficina O funcionario específico la responsabilidad para la revisión y aprobación de todos los sistemas micrográficos. La oficina O funcionario responsable revisará los sistemas funcionando y propuestos -40- para asegurarse que están completos y que contienen toda la información que se describe en el Inciso 4. g. Someter al Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva copia de las directrices emitidas en relación con este inciso. 3. Responsabilidades del Programa de Administración de Documentos Publicos de la Rama Ejecutiva El Programa de Administración de Documentos Publicos deberá: a. Divulgar a las dependencias las normas y criterios necesarios para desarrollar, evaluar y operar sistemas micrográficos: Esto incluye: 1. Información para familiarizar a usuarios potenciales con la tecnología micrográfica y sus aplicaciones. 2. Métodos y procedimientos para llevar a cabo estudios de viabilidad. 3. Criterios para estimar costos y guías para comparar sistemas existentes y propuestos con sus alternativas. 4. Estándares para microfilmar y formatos y guías para la selección apropiada de sistemas micrograficos para aplicaciones específicas. 5. Estándares y guías para evaluar la eficiencia y efectividad continua de los sistemas micrográficos. b. Analizar las prácticas gubernamentales para determinar las áreas en que la aplicación de la microfotografía mejorará la eficiencia y efectividad en la creación y uso de los documentos y de la información. C. Realizar inspecciones periódicas de los proyectos micrográficos en los organismos. d. Aprobar, autorizar, O desaprobar peticiones de las dependencias para disponer de los documentos originales microfilmados. -41- 4. Analisis de Sistemas Micrográficos a. Se realizará un análisis incluyendo costo/beneficio antes de tomar la decisión de establecer un sistema micrográfico. El análisis de costo/beneficio incluirá: 1. Un examen de los sistemas en función para evaluar la necesidad y uso de los documentos O la información. 2. La consideración de alternativas a la microfotografía incluyendo tales medidas como: a. revisar el Inventario y Plan de Retención para proveer para el traslado a Archivos Inactivos del organismo, O la disposición de documentos por destrucción, por traslado a; Centros de Documentos, Archivos Intermedios O traslados al Archivo General de Puerto Rico. b. mejorar los procedimientos de recobro y distribución de documentos en papel. 3. La consideración de todos los métodos viables de crear las microformas, tales como: a. compra, arrendamiento O arrendamiento-compra de equipo. b. compartir el equipo microfotográfico existente en el organismo. C. utilizar las facilidades microfotográficas de otro organismo. d. contratar los servicios de una firma privada. 4. Un análisis del volumen de trabajo y personal adiestrado necesario para operar y mantener el sistema micrográfico. 5. Un examen de las necesidades del usuario cuando se determine grado de reducción, formato, procedimientos de control de calidad, equipo lector y adiestramiento. 6. Una revisión para asegurar la compatibilidad de las microformas utilizadas en la dependencia y aquellas usadas para proveer información a otras dependencias y al público. -42- b. La alternativa seleccionada deberá ser el sistema más efectivo y de menos costo a menos que otros beneficios intangibles necesiten una decisión alterna. C. La adquisición de equipo COM está sujeta a las disposiciones establecidas para la utilización y adquisición de equipo automático de procesamiento de datos. 5. Procedimientos para Solicitar Autorización para Efectuar Proyectos de Micrograffa y Disponer de los Documentos Originales Las dependencias interesadas en microfilmar documentos bajo su custodia someterán al Administrador del Programa debidamente lleno, el formulario "Análisis de Documentos para Proyectos de Microfotografía (ASG-PADP-3". Se usará una hoja para cada serie documental a microfilmar. 6. Preparación a. La integridad archivísitica de las series documentales originales autorizadas para disposición, asegurando que las microformas originales son sustitutas adecuadas de los documentos originales y que sirven el propósito para los cuales tales documentos fueron creados y conservados. Estas copias deben ser completas y contener toda información del documento original. b. Los documentos deben ordenarse, identificarse, y hacerse índices de manera que puedan ser localizados. Por lo menos los documentos deben incluir información identificando el organismo y unidad administrativa, título de los documentos, el número o identificación para cada unidad de película, la clasificación de seguridad, si alguna; fechas inclusivas, nombre u otra data que identifique el primero y último documento que se incluye en la unidad de película. C. Todos los Índices, registros, O recursos de búsqueda de información, deben ser localizados al frente de los documentos a microfilmarse. Z. Microfilmado a. Las micropelículas utilizadas para hacer fotográficas O microfotográficas de documentos permanentes deberán cumplir con los requisitos establecidos en el standar "ANSI PH 1.25, Specifications for Safety Photographic Film; PH 1.28, Specifications for Photographic Film for Permanent Records; PH 1.29, Methods for 43- Determinig the Curl of Photographic Film and shall comply with Federal Standard No. 125b para asegurar la protección de documentos permanentes que no estén en micropelículas que reunan estos requisitos, se deberá duplicar éstas de tal forma que cumplan con los mismos. En aquellos casos que los documentos no sean permanentes el negativo de cámara deberá cumplir con estas disposiciones. b. Las micropelículas serán organizadas de acuerdo con el "Standard Recomended Practice of First Generation Silver Halide Microfilm of the National Micrographics Association MSL"-1972. C. Aquellos sistemas que produzcan micropelículas de documentos originales bajo el sistema COM deberán cumplir con los requisitos establecidos en el "standar MS1- 1971 Quality Standards for Computer Output Microfilm" y el "standar MS2 1976 Format and Coding for Computer Output Microfilm, ambos de la "Association for Information and Image Management" d. Procesado de micropelículas Las micropelículas producidas de documentos permanentes que se espera disponer, una vez microfilmadas, éstas deberán ser procesadas de tal forma que los residuos de tiosulfato no excedan un microgramo por centímetro cuadrado en áreas expuestas. En aquellas áreas no expuestas un óptimo de residuo de 0.7 por centímetro cuadrado es requerido. Se realizará un mínimo de una prueba por cada 10 rollos producidos de un pedazo de dos centimetros cuadrados de micropelícula no expuesta. Aquellos organismos que microfilmen documentos no permanentes que se espera disponer, se les requerirá que cambien los químicos de su reveladores por cada 10 rollos revelados; en caso de contrato de servicio se exigira el mismo requisito. 8. Normas de Calidad 1. La resolución mínima aceptable para microformas producidas de documentos permanentes será la establecida en el "standar MS 104- 1983 Practice for Inspection and Quality Control of First Generation Silver-Halide Microfilm". -44- 2. La densidad fotográfica mínima de las microformas de documentos permanentes y no permanentes será la establecida en el ANSI/AIIM-M 3. Las copias de microformas de documentos permanentes y no permanentes deberán reunir las normas de calidad de resolución y densidad para copias, según establecido en el mencionado "Standard MS 104 1983". 4. Las micropelículas a través del computador COM deberán cumplir con las normas de calidad "NMA Standard MSI - 1971 Quality Standards for Computer Output Microfilm". 9. Microformas y Formatos Las siguientes normas se observarán en las microformas producidas por las dependencias. 1. Los formatos descritos en "ANSI Standard MS-14-1978" para películas en rollos de 16 MM. y 35 MM. se utilizarán para microfilmar documentos en rollos de 35 mm. Cuando se microfilme en 35 mm. para aplicaciones de tarjetas de abertura el formato 2 prescrito en "MII-STD 399 A Military Standard Microform Formats" será mandatorio. 2. Para microfilmar documentos en microficha los formatos prescritos en MIL-STD 399 A y los estándares y especificaciones establecidas en éstas se utilizarán cuando apliquen al tamaño de los documentos a microfilmarse. -45- 10. Almacenamiento Las copias de microformas originales de documentos permanentes y no permanentes podrán ser almacenados bajo las mismas condiciones en que se conservaron los documentos de papel. Los negativos de cámara de documentos permanentes y no permanentes se almacenarán de acuerdo con los siguiente: a. Los rollos O carretes que se utilicen para almacenar los negativos de cámara deberán cumplir con el "Standard PH 1.43 1976 Cores for Photographic Film Roles" de la "American National Standard Institute" b. Las cajas de almacenamiento para los negativos de cámara deben estar hechas de materiales inertes. Los envases deben ser sellados. Los envases de cartón están prohibidos para el almacenamiento de copias de trabajo a menos que el cartón esté libre de ácidos. C. Los cuartos de archivos O bóveda de negativo de cámara deben ser resistentes al fuego y no serán para otros propósitos como almacenamientos de otros materiales, espacio de oficina, O áreas de trabajo. Se deben tomar medidas de protección contra inundaciones, polvo, huracanes, desastres en general y la contaminación ambiental. d. Condiciones ambientales requeridas 1. La humedad relativa máxima no debe exceder el 40%, la mínima será de 20%. 2. La temperatura máxima aceptable será 70°F. Un cambio máximo de temperatura del 5% será aceptable en un término de 24 horas. 3. El ambiente donde se conservan los negativos de cámara deberá estar libre de contaminación ambiental de químicos, residuos de papel y otros agentes contaminantes. En un área donde se archivan micropelículas permanentes no se podrán archivar películas en base de nitrato O de emulsión que no sea de plata. -46- Este tipo de películas no podrá ser almacenado en un cuarto contiguo que comparta el mismo sistema de ventilación, debido a que los gases desprendidos de éstos distruirán los negativos de cámara. (11. Inspección a. Un 10% del total de negativos de cámara y las copias correspondientes cuyos documentos originales han sido dispuestos deben ser inspeccionados una vez al año. La muestra se tomará de la siguiente forma: 70% de las microformas seleccionadas no deben haber sido inspeccionadas antes, 20% deben haber sido inspeccionadas la última ocasión y 10% deberá ser el grupo control. Este grupo control debe ser una muestra representativa de todas las microformas existentes desde la microforma más antigua hasta la más reciente. Los resultados de estas pruebas deben ser mantenidos en expedientes para inspección por el Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva. Estos informes deberán incluir por lo menos las siguiente información: 1. La cantidad de microformas poseídas por el organismo cuyos documentos originales han sido dispuestos. 2. La cantidad de éstas, inspeccionadas anteriormente, a la fecha O fechas de inspección. 3. Las condiciones de las microformas inspeccionadas anteriormente. 4. Defectos descubiertos en cada micropelícula. 5. Las acciones tomadas en relación con estos defectos. b. Cualquier organismo que posea un negativo de cámara en estado de deterioro, según se desprenda de una inspección de película, (emulsión de plata) debe producir otra copia. d. Los negativos de cámara y sus copias correspondientes a documentos permanentes que se espera disponer una vez microfilmados deberán certificar que las micropelículas producidas -47- cumplan con los requisitos técnicos estipulados en el Standard "Recomended Practice Inspection and Quality Control of First Generation Silver-Halide". Los negativos de cámara y sus copias producidas de documentos no permanentes deberán cumplir con los requisitos mencionados en el referido "Standard MS 104 1983". Los negativos de cámara y sus copias producidas de documentos no permanentes deberán cumplir con los requisitos mencionados en el referido "Standard MS 104 1983, excepto los requisitos de residuos químicos y así certificado. Aquellos roganismos que generan negativos de cámara no permanentes deberán cambiar los químicos de sus reveladores por cada 10 rollos producidos. En el caso de contrato de servicio este requisito será exigido. 12. Guías para el uso de microformas a. El negativo de cámara nunca será para propósitos de referencia. De este se harán las copias que se necesiten para referencia. Cuando se necesite más de una copia del negativo de cámara se hará una copia del mismo, la que se denominará copia maestra. Esta será utilizada en sustitución del negativo de cámara para duplicar las micropelículas necesarias. El proceso de duplicado deberá garantizar que los negativos de cámara no se rompan o se ensucien. 13. Disposición de Micropelículas Microformas que contengan información confidencial deberán aplicársele todas las disposiciones establecidas en este Reglamento para los documentos confidenciales. Las micropelículas que hayan cumplido con su período de retención podrán ser dispuestas de acuerdo con los procedimientos establecidos en este Reglamento para la disposición de documentos públicos tomando en consideración lo siguiente: -48- a) el negativo de cámara (o un duplicado) más una copia (de plata, diazo, O vesicular) para documentos permanentes, de cada documento microfilmado por un organismo, deberá ser revisado para mayor exactitud. Las microformas deberán retirarse a un depósito intermedio O al Archivo General de acuerdo con el período de retención fijado para éstas en el Inventario y Plan de Retención del organismo. b) las microformas deberán acompañarse de información que identifique el organismo, títulos de los documentos, o series documentales, número de identificación para cada película, clasificación de confidencialidad si alguna, fechas comprendidas, nombres o cualquier otro dato que identifique los primeros y últimos documentos de la película; y una certificación de un oficial del organismo que indique que las microformas fueron producidas en el curso normal de las operaciones del organismo y que estas son copias fieles y exactas de los documentos originales, 14. Servicios Disponibles Los siguientes servicios microfotográficos que presta el Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva están disponibles para las dependencias: a) asesoramiento técnico en el diseño e implantación de proyectos o programas de conservación de documentos, reducción de volumen, producción de copias de seguridad, hacer copias duplicadas,o mejorar el sistema de recobro de información en general. b) aprobación y autorización recomendar especificaciones para adquisición de equipo 0.) evaluaciones de proyectos de microfilmación ya aprobados d.) información al día de los usos de la microfotografía, y nuevas técnicas y adelantos en el campo. -49- 15. Solicitud de Servicios Aquellas dependencias que deseen asistencia técnica en microfilmación deberán hacer petición escrita al Administrador del Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejeuctiva, quien referirá la misma al Programa de de Administración de Documentos Públicos para su estudio y recomendación. -50- SECCION C: DISPOSICION DE DOCUMENTOS PUBLICOS ARTICULO 30: PROPOSITO Para los Programas de Disposición de Documentos en los organismos es esencial el uso del Inventario y Plan de Retención para promover una pronta y ordenada reducción en la cantidad de documentos en cada dependencia del gobierno. Cuatro elementos básicos deben estar presentes en la elaboración de los Inventarios y Planes de Retención de Documentos de la dependencia: 1. Realizar un inventario completo de los documentos de la dependencia. 2. La formulación de una norma referente a la disposición de cada tipo o serie documental. 3. La aplicación de los planes de retención para llevar a cabo la destrucción O traslado de documentos. 4. La identificación y selección de documentos permanentes de acuerdo con los planes de retención. ARTICULO 31: FORMULACION DE LOS PLANES DE RETENCION Los siguientes pasos deberán llevarse a cabo para la elaboración del Inventario y Plan de Retención del organismo: 1. Cada organismo deberá elaborar y mantener al día su plan de retención de documentos bajo su custodia en términos de contenido, volumen, espacio y equipo ocupado. Para todas las dependencias estos planes de retención deberán ser completados un año después de la creación de la dependencia. 2. Identificar claramente y describir las series documentales contenidas y deberán contener instrucciones para que, una vez aprobado, se puedan aplicar inmediatamente. Tienen que ser adaptables al uso de toda la dependencia, para que cada cada oficina tenga instrucciones fijas para la disposición O retención de los documentos bajo su custodia. -51- 3. Todos los planes de retención deberán tomar en consideración los sistemas de archivos existentes, para que la disposición de documentos pueda efectuarse con el mayor volumen de documentos. 4. Los materiales no documentales como: copias extras conservadas para propósitos de referencia (copias no reglamentarias), documentos procesados que constituyen documentos de trabajo y otros similares que no deben convertirse en materiales documentales, no deben incorporarse a los archivos oficiales del organismo. Hasta donde sea posible el material no requerido con el propósito documental, que se puede disponer de él, no debe enviarse al archivo. En aquellos casos en que archivos transitorios de estos materiales sean conservados en equipo de archivar, éstos deben ser controlados por medio de instrucciones en los planes de retención. 5. Los planes de retención deben revisarse anualmente para efectuar aquellos cambios necesarios para mantenerlos al día.