DISPOSICIONES CONTENIDAS EN LOS PLANES DE RETENCION

Los planes de retención deben proveer para: 1. La disposición, después de cumplir períodos de tiempo fijado, de aquellas series documentales que han perdido todo valor para justificar su futura retención. Los procedimientos para obtener autorización para disponer están establecidos en el Artículo 38 de este Reglamento. 2. El traslado a un Archivo Inactivo de la dependencia de aquellos documentos que se consultan con poca o ninguna frecuencia y de los cuales no se puede disponer inmediatamente, por no haber cumplido su período de retención, pero que no es necesario mantenerlos en equipo y espacio de oficina. Estos documentos inactivos serán mantenidos en el Archivo Inactivo pendientes de su traslado O destrucción. 3. La retención de un volumen mínimo de documentos, que se usan con mucha frecuencia, en espacio y equipo de oficina compatibles con una operación eficiente. 4. La identificación de documentos permanentes de acuerdo con los planes de retención. -52- 5. El traslado al Archivo General de Puerto Rico de los documentos. de más de 50 años, excluyendo los archivos de Protocolos Notariales en los Registros de Propiedad, a la fecha de haberse aprobado la Ley de Administración de Documentos Públicos. Se trasladará además, los documentos que al Archivo General de Puerto Rico solicite en traslado. ARTICULO 33: APLICACION DEL PLAN DE RETENCION El jefe de cada organismo debe tomar la acción necesaria para que se aplique el plan de retención, para una máxima economía de espacio y equipo y personal, y se agilice el recobro de información. Doscopias de cada directriz, y del Inventario y Plan de Retención que afecte al Programa de Administración de Documentos de la Rama Ejecutiva, deberán remitirse al Programa de Administración de Documentos de la Rama Ejecutiva. ARTICULO 34: NORMAS PARA UNA RETENCION SELECTIVA DE DOCUMENTOS El jefe de cada organismo producirá y conservará aquellos escritos y otra forma de información conteniendo la adecuada y conveniente documentación de la organización, funciones, política pública, decisiones, procedimientos y transacciones esenciales del organismo. El Administrador del Programa en la Rama Ejecutiva establecerá normas para la retención selectiva de aquellos documentos de valor permanente y proporcionará ayuda a las dependencias en la aplicación de estas normas en los documentos bajo su custodia. La siguiente norma se aplicará a la retención y disposición de los documentos de las dependencias: 1. Inventarios y Planes de Retención - los inventarios y planes de retención desarrollados por cada organismo para todos los documentos bajo su custodia identificarán, entre otros, aquellos documentos de valor permanente y así lo harán constar. También especificarán períodos de retención para los documentos que no son de valor permanente. -53- ARTICULO 35: RETENCION DE DOCUMENTOS DE VALOR PERMANENTE En cada organismo los siguientes cuatro elementos básicos deben considerarse en la selección de documentos de valor permanente. 1. Realizar un inventario completo de los documentos bajo su custodia de la dependencia. 2. Desarrollar un plan de retención, designando las clases de documentos de valor permanente, que provienen de las funciones de la dependencia. 3. Identificar documentos o series documentales, específicamente en las clases determinadas para retención en armonía con un plan general de retención de documentos públicos que prepare el Programa de Administración de Documentos de la Rama Ejecutiva. 4. Ordenar, segregar y conservar los documentos identificados en el inciso 3 de este Artículo. ARTICULO 36: PREPARACTON DE LOS PLANES GENERALES DE RETENCION 1. El Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva proveerá a los organismos de los planes generales de retención tan rápidamente como éstos sean producidos. 2. Dentro del término de seis meses después de recibido el plan general de retención, el organismo revisará el mismo con el propósito de asegurarse que todos los documentos descritos en éste son retenidos y periódicamente trasladados al Archivo Intermedio;o al Archivo General de ser documentos de valor permanente. 3. Hasta tanto se produzca el Plan General de Retención prevalecerá el Inventario y Plan de Retención preparado por el organismo y aprobado por el Programa de Administración de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva. 4. Los Inventarios y Planes de Retención de Documentos tienen que ser revisados anualmente por el organismo de manera que pueda recomendar cualquier cambio necesario al Programa de Administración de de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva. 5. El Programa de Administración de Documentos Públicos conducirá intervenciones periódicas para asegurarse que lo provisto en el Artículo 35 Inciso 4 se cumple. -54-