AUTORIZACIONES DE EMERGENCIA PARA DISPONER

Bajo las siguientes condiciones especiales se puede disponer mediante dispensa del Programa de Administración de Documentos Públicos relevando de la obligación de cumplir las disposiciones establecidas en el Artículo 39: 1. Cuando se determine que los documentos constituyan una amenaza continua para la salud, vida O propiedad. El jefe de un organismo notificará al Programa de Administración de Documentos Públicos, especificando la naturaleza de los documentos, títulos -57- de las series documentales y años comprendidos, su localización y volúmen y la naturaleza del peligro. Si el Programa de Administración de Documentos en consulta con el Archivero General de Puerto Rico, concurre con la determinación del organismo, se le darán las instrucciones al efecto. Sin embargo, si la determinación es en relación con películas con base de nitrocelulosa que se han deteriorado, el organismo observará lo siguiente: A. Cuando películas con base de nitrocelulosa se deterioren hasta el punto que esté blanda, emita olores nocivos, contenga burbujas y gaseosas o se haya degenerado en un polvo corrosivo y el jefe de la dependencia determine que constituya una amenaza a la salud o propiedad, deberán eliminarse inmediatamente: 1) coordinando para su destrucción O procesamiento de manera que se salve su contenido de plata. 2) enterrándola en el vertedero, si su contenido de plata no es suficiente O por cualquier otro método adecuado. B. Tales películas deben removerse de edificioshabitados de la manera más rápida posible. C. Aquellas películas que deban quemarse deben sumergirse en tanques llenos de agua y trasladarse a un lugar remoto aprobado por las autoridades pertinentes para ser utilizado para quemar desperdicios. Los rollos deben destruirse preferiblemente uno a uno y bajo ninguna circunstancia más de 25 libras de éstas deben quemarse al mismo tiempo. La producción rápida de gases nocivos producidos al quemar los rollos es extremadamente peligroso, especialmente si se incineran en un horno o un lugar cerrado. Dentro de los treinta días después de la destrucción de las películas el jefe del organismo someterá un informe escrito al Programa de Administración de Documentos describiendo la naturaleza de las películas y cómo y cuándo y en qué forma la destrucción se llevo a cabo. -58- ARTICULO 46: ALMACENAJE 1. Cuando los documentos hayan cumplido su período activo fijado y deban permanecer por algún tiempo en estado inactivo serán trasladados al Archivo Inactivo, que debe establecer y organizar el organismo, donde permanecerán hasta que se pueda disponer de ellos. Los documentos serán debidamente empaquetados, rotulados, separados por asunto y años comprendidos y se se conservarán en buen estado, observando lo dispuesto en la Guía de Archivos Inactivos emitida por el Programa de Administración de Documentos. 2. El organismo tomará las precauciones necesarias para proteger sus documentos contra riesgos de fuego, huracán y otros desastres y velará porque los sitios de almacenaje tengan suficiente vigilancia y estén a prueba de humedad y sequedad excesiva, estén libres de sabandijas y tengan suficiente ventilación e iluminación natural y artificial.