EXCEPCIONES

No es necesaria la aprobación del Programa de Administración de Documentos Públicos para traslado de documentos cuando: 1. Los documentos se trasladan a un Archivo Intermedio 2. Los documentos se prestan para uso oficial 3. El traslado de los documentos O funciones es requerido por legislación, Orden Ejecutiva, Plan de Reorganización O por determinaciones específicas producidas al efecto. ARTICULO 52: TRASLADO DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO El Archivero estará autorizado para requerir el traslado de los siguientes documentos: 1. Toda documentación existente bajo la soberanía española. 2. Toda documentación que tenga más de cincuenta años de existencia excluyendo aquella que por ley se requiera su retención adicional O permanente en determinado organismo. 3. Toda la documentación pública que haya pertenecido a un organismo que haya cesado en sus funciones, a menos que tales papeles hayan sido trasladados por ley a otra dependencia del gobierno. 4. Toda documentación pública, independientemente de su antiguedad, que a juicio de los Administradores del Programa de Administración de Documentos Públicos se considere haya perdido su utilidad administrativa. -61- 5. Toda documentación pública, independientemente de su antiguedad, que haya sido reproducida conforme se establece en el Artículo 7 de esta Ley Núm. 5. El traslado al Archivo no procederá para los documentos descritos en los párrafos 1 y 2, cuando el Administrador del Programa que corresponda certifique por escrito que los documentos deben quedar bajo custodia para usarse en la administración corriente de los asuntos de las depedencias bajo su jurisdicción. ARTICULO 53: ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS ESENCIALES 1. Requisistos Las normas para un programa de protección de documentos esenciales fueron emitidas en la Carta Circular de la Administración de Servicios Generales Núm. 83-2 "Guía para la Preservación de Documentos Esenciales"impartiendo instrucciones a los organismos para que tomen medidas preventivas de protección a los documentos vitales, y que estas medidas se incorporen a los respectivos Planes de Emergencia de los organismos. 2. Definiciones Documentos esenciales son aquellos vitales e indispensables, que no pueden ser reemplazados inmediatamente luego de un desastre y que son requeridos para la continuidad de las funciones del organismo. Se clasifican en tres clases: Primera categoría documentos que contienen información esencial para conducir operaciones de supervivencia durante el desastre, que incluyen planes operacionales de diversos servicios de emergencia. Segunda categoría documentos que contienen información esencial en la fase de recobro, inmediatamente después de ocurrido el desastre -62- para establecer las estructuras y responsabilidades del gobierno, incluyendo por ejemplo, documentos relacionados con la salud pública, protección de vidas, propiedad, etc. Tercera categoría documentos que contienen información esencial en la fase de recobro luego del desastre para restablecer los derechos básicos de los individuos y cuerpos corporativos, incluyendo derechos legales, de propiedad, títulos y otros. 3. Responsabilidades de los organismos a. Se requiere del organismo un fuerte respaldo a este programa para que llene las necesidades en emergencias. Deben identificarse correctamente los documentos esenciales del organismo. Los organismos deben estar conscientes de que durante o inmediatamente después de una emergencia aquellas personas que usarán los documentos, pueden no ser las mismas personas que los usan bajo condiciones normales. b. El organismo al identificar sus documentos esenciales debe mantener el volumen de estos a un nivel manejable y los procedimientos de recobro de información deben requerir el menor esfuerzo posible. El programa debe ser simple y conciso, evitando lo más posible los procedimientos complejos y dificultosos. C. El programa de protección de documentos esenciales en el organismo debe revisarse anualmente. Puede considerarse efectivo si los documentos seleccionados como esenciales tienen información al día, son completos, adecuadamente protegidos, accesibles, e inmediatamente usables. 4. Protección y conservación de los documentos esenciales a. El Programa de Administración de Documentos proveerá asesoramiento para la protección y conservación de los documentos esenciales. -63- b. En general, los documentos esenciales pueden ser protegidos contra pérdida de información mediante la combinación pertinente de los siguientes métodos: 1 Dispersión - guardando copia de éstos en sitios seguros 2 Uso de duplicados - aumentando el número de copias y distribuyéndolas en diferentes localidades del organismo 3 Guardándolos en bóvedas - usando cajas fuertes O construyendo bóvedas 4 Mejorando la capacidad de - aumentando su resistencia al protección de las facilida- fuego y a otros peligros des existentes -64- PARTE TERCERA : ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS CONFIDENCIALES SECCION A : NORMAS GENERALES