Reglamento para la administracion de documentos publicos, aplicable a todo organismo de la Rama Ejecutiva

CATEGORIAS Todo documento dentro de las siguientes categorías O que expresamente así se declare por cualquier ley vigente, O que en el futuro se apruebe, será considerado documento confidencial. 1. Todos los documentos que identifican a un individuo que solicita beneficios como: clientes, pacientes, estudiantes, empleados, incluyendo, pero no limitado a, personal, tratamiento médico, bienestar social, seguridad de empleo, documentos de estudiantes y todos los documentos concernientes a la relación entre cliente y abogado 0 entre médico y paciente, cuya divulgación pueda constituir una invasión clara y no justificada de la privacidad personal. 2. Documentos de custodia infantil o adopción, nacimientos provenientes de padres no casado entre sí, y documentos de procedimientos juveniles ante una corte de familias. 3. Todos los documentos conservados por organismos que tienen que ver con hacer cumplir la ley. Estipulándose que, cualquier documento que refleje el arresto inicial de un adulto, archivado en corte por un organismo a cargo de hacer cumplir la ley, serán publicos. 4. Cualquier documento que no esté disponible por ley O disposición de un tribunal para la parte litigante en un pleito. 5. Secretos tecnológicos O científicos y los planes de seguridad de agencias militares O a cargo de hacer cumplir la ley cuya divulgación pondría en pëligro el bienestar y la seguridad pública. 6. Documentos que divulgarían la identidad de un contribuyente a una institución "bona fide", cuando se ha solicitado anonimato respecto a la contribución aportada por el donante. 7. Informes y declaraciones de estrategia O negociaciones laborales, arbitraje obrero patronal, convenios colectivos de determinado organismo. -66- 8. Informes y declaraciones de estrategia o negociaciones relacionadas con inversiones O préstamos de fondos públi- COS, hasta el tiempo en que dichas transacciones son entradas. 9. Cualquier documento de una discusión a llevarse a cabo en una sesión ejecutiva. 10. Preguntas de exámenes, claves y otros datos para administrar exámenes de licenciaturas, de empleo, ascenso, O acádemicos proveyéndose que una persona tendrá derecho a revisar los resultados de su examen. 11. Correspondencia de funcionarios electos relacionada con O de aquellos que ellos representan y correspondencia de estos funcionarios electos, en sus funciones oficiales. 12. Lo contenido en tasaciones de bienes raices, ingeniería O estimados y evaluaciones de viabilidad realizados por O para una dependencia relativo a la adquisición de propiedades O posibles materiales públicos y contratos de construcción, hasta el momento que la propiedad sea adquirida o todos los trámites y transacciones se hayan terminado O abandonado; proveyéndose que la ley de dominio no sea afectada por esta disposición. 13. Todas las planillas de contribuciones ("tax returns"). 14. Todos los documentos de entidades públicas investigadoras pertenecientes a posibles violaciones de estatutos, reglas O reglamentos diferentes a documentos de acciones finales tomadas; proveyéndose que todos los documentos anteriores a notificaciones O violaciones O incumplimientos no se harán públicos. 15. Documentos de resultados de exámenes para certificaciones profesionales O licencias. -67- 16. Peticiones de opiniones consultivas hasta el momento en que la entidad pública emite la opinión. 17. Documentos con información que debe mantenerse secreta por orden ejecutiva para la seguridad del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. 18. Documentos relacionados exclusivamente con políticas y prácticas internas de personal de cualquier organismo. 19. Notas, memoranda, correspondencia y escritos de los funcionarios gubernamentales, que surgen en forma incidental a la administración de los asuntos de oficina, sin que medie autorización O requerimiento estatutario, cuya divulgación puede acarrear perjuicio al buen funcionamiento del organismo que posee dicha documentación. 20. Cartas O comunicaciones internas O interagenciales que no pueden estar disponibles por ley a personas O grupos privados en litigios con el organismo. 21. Información declarada confidencial y exenta de divulgación por ley y por reglamento aprobado a su amparo. 22. Documentos recibidos por un organismo con carácter confidencial y acumulados y mantenidos para regular una entidad comercial O institución financiera ("Trade Secrets"), que es de naturaleza privilegiada O confidencial. 23. Documentos acumulados con el objeto de una investigación para procesos de ley, pero solamente hasta el grado que la producción de éstos podría: a. Interferir con el cumplimiento de procedimientos de ley. b. Privar a una persona del derecho a un juicio justo O adjudicación imparcial. C. Constituir una invasión inexcusable a la privacidad personal. d. Divulgar la identidad de una fuente confidencial y en caso de documentos recopilados por una autoridad a cargo de hacer cumplir la ley, en el transcurso de una investigación criminal, O por una agencia -68- que esté efectuando por mandato de ley, una investigación criminal, O por un organismo que esté efectuando, por mandato de ley, una investigación sobre seguridad nacional, la información confidencial suministrada solamente por la fuente confidencial. e. Divulgar técnicas investigativas y procedimientos. f. Poner en peligro la vida O seguridad de personal a cargo de hacer cumplir la ley. 24. Documentos con información geológica O geofísica, incluyendo mapas de pozos de petróleo y yacimientos de minas, si dicha información pudiera perjudicar los intereses del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. 25. Algunos documentos del Gobernador, Secretarios del Gobierno, Tribunales de Primera y Ultima Instancia de Puerto Rico, miembros de la Legislatura, Jefes de Organismos, y otros, que puedan ser considerados documentos personales o privados. 26. Documentos con información personal de organizaciones públicas y privadas de bienestar social. 27. Documentos, informes, , opiniones, información, declaraciones requeridas a mantenerse confidenciales, por ley del Estado o Federal, reglas, disposición de una Corte O reglamento. 28. Los cuerpos de la judicatura están incluídos en la definición solamente con respecto a sus funciones administrativas: proveyéndose que los documentos que se conservan por las disposiciones de las leyes generales, están exentos de los efectos de ésta. Sin embargo, determinado por la autoridad máxima del organismo, una parte segregada de un documento público excluído por esta sección, estará disponible para divulgación después de cancelar O borrar la información que debe ser excluída, si; la divulgación de la parte segregada no viola la intención de esta sección. -69- ARTICULO 56: REGLAS 1. Para establecer Sistemas de Archivos Confidenciales a. Debe haber una persona responsable de la custodia del sistema de archivos confidenciales. b. Debe hacerse un inventario de todos los documentos confidenciales. C. Una vez realizado el inventario de los documentos confidenciales éste se hará formar parte del Inventario y Plan de Retención de la dependencia. d. No debe permitirse la circulación de información de un sistema de archivos confidenciales dentro de cualquier dependencia sin la autorización del custodio y cuyo fin sea la realización de una gestión oficial. e. Los archivos confidenciales deben revisarse anualmente y en forma sistematica con el prpósito de reclasificar y llevar a cabo disposición de los mismos. f. Al vencerce el período de retención de documentos confidenciales, la dependencia debe preparar Listas de Disposición de estos documentos y someter éstas al Programa de Administración de Documentos Públicos, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 39 de este Reglamento. 2. De Especificación y Limitación a. Todo uso de información confidencial debe ser pertinente al propósito para el cual se usa. b. Se debe ser específico en el propósito para el cual se requiere y se usará la información confidencial en el momento en que se necesita O solicita esta información. C. El uso de información confidencial debe limitarse al propósito previamente establecido. d. Cualquier otro cambio de propósito para el uso de información confidencial debe notificarse al custodio de dicha información. -70- e. El documento confidencial no debe ser divulgado, estar disponible O usado para otros propósitos que no sean lo especificado y autorizado, con la excepción de que: 1. el sujeto de información lo consienta 2. la ley lo autorice f. La clasificación de documentos confidenciales debe ser limitada, al igual que la acumulación de información personal, debe ser específica, y dicha información se debe obtener por medios legales, justos y donde sea posible con el conocimiento y consentimiento del sujeto de información. 3. Para el Procesamiento de la Información Confidencial a través de Sistemas Electrónicos La información confidencial que pasa a través de un proceso automático debe: a. Ser un proceso justo y que cumpla con la ley. b. Acumularse con un propósito legítimo y específico que no se use de forma incompatible con el propósito establecido. C. Ser adecuada y relevante y no excesiva con relación al propósito para el cual se acumula. d. Conservarse, guardarse y preservarse en tal forma que no permita la identificación del sujeto, más allá que el requerido para el propósito que se obtuvo o se utiliza. 4. Clasificación y Reclasificación a. La confidencialidad del documento debe ser conforme a lo dispuesto en este reglamento. b. La autoridad para determinar la confidencialidad de un documento debe ser ejercida por los jefes de los organismos O sus delegados expresos. C. Los documentos confidenciales pueden ser reclasificados por la persona autorizada, por un sucesor en capacidad, O por un superior de ambos. d. La persona que posee autoridad para determinar si ciertos documentos son confidenciales O no, debe hacer el mejor uso de dicha autoridad. -71- e. Debe evitarse la clasificación innecesaria e inefectiva. f. La clasificación debe fundamentarse en si el documento con información confidencial al divulgarse causa perjuicio al organismo, - al Estado Libre Asociado de Puerto Rico, O al ciudadano. g. La documentación no debe clasificarse confidencial para ocultar ineficiencia O error administrativo, prevenir problemas a una persona, O para restringir la competencia profesional e iniciativa independiente de un empleado o funcionario. h. Toda persona que en el descargo de sus funciones intervenga con información O documentos confidenciales debe respetar la clasificación de dichos documentos. 1. Si una persona en su capacidad como custodio y responsable de mantener un sistema de archivos para documentos confidenciales, , cree que tal documento no debe clasificarse confidencial, O que la clasificación es impropia, debe expresarlo a la persona que posee la autoridad para determinar la confidencialidad del documento para que reexamine la clasificación en cuestión. J. Los documentos confidenciales trasladados al Archivo General de Puerto Rico O a un archivo determinado o a un Centro de Documentos, podrán ser reclasificados solamente con autorización expresa del jefe del organismo o una autoridad competente de donde fueron trasladados los documentos, o el donante de éstos. k. El jefe del organismo, al trasladar documentos al Archivo General de Puerto Rico, podrá determinar el período de la clasificación confidencial de éstos. Para esto tomará en consideración si al clasificar no pondrá en peligro la seguridad de una persona O del país. -72-