CONDICIONES DE DIVULGACION

1. Ningún organismo deberá divulgar un documento confidencial por ningún medio de comunicación, a cualquier persona, u otro organismo, a menos que haya una petición escrita, y con el consentimiento de la persona objeto de información. Excepto si la información es para: a. Funcionarios y empleados del organismo que tiene la necesidad del documento para la ejecución de sus funciones oficiales propias de la posición que ocupan. b. Uso rutinario, ordinario y esencial al trabajo del organismo para el cual los documentos fueron acumulados. C. El Negociado del Censo con el propósito de planear o llevar a cabo un censo. d. Traslado de los documentos confidenciales al Archivo General de Puerto Rico por su valor permanente para garantizar su conservación, O para evaluación por el Programa de Administración de Documentos Públicos en cuanto a su período de retención fijado. e. Traslado a un Centro de Documentos O Archivo Intermedio con medidas adecuadas de seguridad. f. Un organismo O persona autorizada en la ejecución del cumplimiento de una ley criminal o civil, si esto es -74- autorizado por ley, si media una petición escrita de una autoridad competente, O una orden judicial que provea las medidas necesarias que proteja la divulgación de la información. g. Una persona autorizada a demostrar el hallazgo de circunstancias que afectan la reputación la seguridad de una persona. Una notificación de tal divulgación debe enviarse a la persona objeto de información a la última dirección ordenada por ésta. h. La Oficina del Contralor O sus representantes autorizados en el transcurso de una operación de auditoría fiscal en el organismo. 1. Para individuos que actúan en beneficio de la salud O seguridad del objeto de la información. J. Personal cualificado que haya asegurado a la dependencia, mediante petición escrita y la debida identificación, que el documento confidencial será utilizado sólo para investigaciones estadísticas, científicas e históricas, intervenciones administrativas, intervenciones financieras o evaluaciones de programas; pero dicho personal no debe identificar directa O indirectamente al objeto de información en informes que son producto de la información obtenida. En la medida que sea posible se puede segregar una parte razonable de una serie documental confidencial y proveerse al solicitante, después de extraídas las partes que puedan identificar al objeto de información. k. Los cuerpos legislativos y sus comisiones O subcomisiones. 2. El incumplimiento de esta disposición anterior por algún empleado del gobierno dará lugar a la correspondiente acción disciplinaria conforme a la Ley de Personal del Servicio Público. 3. Para autorizar el examen de un documento confidencial deberá preparse un formulario con la siguiente información: a. La autoridad (concedida por estatuto u Orden Ejecutiva) y si tal divulgación es por mandato de ley O voluntaria. b. El propósito de la información. -75- C. Los efectos de la divulgación en la persona objeto de la información. d. El uso rutinario que se le puede dar a la información. e. Los efectos sobre el solicitante, si alguno, de no proveerse toda O parte de la información requerida. 4. Las personas envueltas en el diseño, el desarrollo, la operación, el mantenimiento y la custodia de cualquier sistema de archivo confidencial deberán observar lo siguiente: a. Asegurarse que no se hará discriminación con el uso de la información personal. b. No permitir el examen O la inspección de información confidencial por medios fraudulentos. c. Notificar por escrito y en un tiempo razonable, a una persona, cuando cualquier información considerada confidencial relacionada con dicha persona, se convierte en materia pública bajo un proceso legal obligatorio. d. Debe asegurarse con la debida identificación de la persona que solicita información confidencial, que se cumple con la condición y acreditación de un interés legitimo según lo definimos en este Reglamento. 5. Aquellos organismos que tienen reglamentación vigente y con fuerza de ley sobre disposiciones relativas a la divulgación de sus documentos confidenciales, sean tales disposiciones federales, estatales O locales, deben prevalecer sobre las disposiciones establecidas en este Reglamento. 6. Una persona tiene el derecho a determinar cuándo, cómo y hasta qué grado la información confidencial relacionada con ella se comunica a terceras personas. 7. Ningún organismo o agente de éste, deberá pedir, requerir O de algún modo inducir a un individuo para que firme cualquier declaración autorizando a cualquier persona O institución a divulgar información sobre él/ella O sobre cualquier otro individuo a menos que dicha declaración: -76- a. esté escrita en lenguaje sencillo; b. indique la fecha; c. sea específica en cuanto a los individuos o instituciones que estén autorizados a divulgar información y que sean conocidos al momento en que se firme la autorización; d. sea específica en cuanto a la naturaleza de la información que se va a divulgar; e. sea específica en cuanto a qué individuos O instituciones están autorizados por el individuo en particular (solicitante, empleado O ex-empleado) a recibir la información que se va a divulgar; f. sea específica en cuanto al propósito para el que se podrá usar la información por parte de los individuos O instituciones en el inciso anterior (5) y g. sea específica en cuanto a la fecha en que habrá de expirar el acuerdo de divulgación; cuya vigencia deberá comprender un período de tiempo razonable. 8. El jefe de un organismo tendrá facultad para autorizar que sea revelada información confidencial, cuando a su juicio y conforme a este Reglamento, la información confidencial solicitada sea indispensable para que la persona solicitante pueda realizar su gestión gubernamental y que ésta no pueda obtener la información por otros medios. -77-