Reglamento para la administracion de documentos publicos, aplicable a todo organismo de la Rama Ejecutiva

EXPEDIENTES DE PERSONAL Los organismos deben, a través de los mecanismos internos adecuados, revisar y evaluar sus prácticas de empleo y de archivo de Expedientes de Personal incluyendo las leyes estatales y reglamentos de personal aplicables y determinar: 1. el número y tipo de expedientes que se mantienen de cada individuo incluyendo el personal directivo, de ex-empleados de la institución y de solicitantes; 2. Los renglones de información que contienen los Expedientes de Personal y cada tipo de expediente de personal que se mantiene; 3. el uso que dé el organismo a cada uno de los renglones de información de cada tipo de expediente y las circunstancias bajo las cuales se puede divulgar información a partes interesadas fuera del organismo; y 4. la medida en que los directores y el personal conocen el tipo de expedientes que lleva la institución sobre ellos y los usos que se le dá a la información que éstos contienen. Se proveen las siguientes guías que todo organismo debe tomar en consideración al formular su política de derecho a la privacidad del empleado. El término "individuo" se usará para designar a solicitante, empleado O ex-empleado. 1. Investigaciones Externas a. Antes de recopilar información sobre cualquier individuo O contratar a otros para recopilar información sobre cualquier individuo, el organismo debe notificar al individuo, de acuerdo con la política institucional prevaleciente relacionada con: 1. el tipo de información que se va a recopilar; y 2. la técnica que se va a utilizar y las fuentes de donde se habrá de solicitar información concerniente al carácter O reputación del individuo. -78- b. El organismo no debe contratar organización alguna que se dedique a la investigación sin antes constatar que las prácticas utilizadas, por dicha organización con respecto a información personal, están de acuerdo con la política del organismo. C. El organismo no debe procurar ni retener ningún tipo de información sobre un individuo que no sea relevante a una decisión de personal. d. El organismo no debe intentar obtener, ni permitir que agente alguno suyo intente obtener, información sobre un individuo utilizando métodos O medios engañosos O de alguna manera que oculte el propósito de la indagación O la identidad del organismo. 2. Expedientes Criminales a. Ningún organismo deberá solicitar O tomar en consideración información relacionada con el expediente de arresto de un individuo excepto según se específica en los estatutos, reglamentos del gobierno O deciciones de los tribunales. b. Cuando el organismo procura por los medios legales y utiliza el expediente criminal de un individuo para tomar una decisión específica en cuanto a dicho individuo, éste no deberá retener el expediente por más tiempo del que específicamente autoriza la ley, si alguno, a menos que haya una acusación pendiente. C. Ningún organismo deberá, a menos que por ley se requiera lo contrario, procurar obtener O considerar información relacionada con convicciones, excepto en circuntancias en que dicha información tenga relevancia directa con algún tipo de decisión de personal. 3. Designación de Expedientes Disponibles a. El organismo deberá, claramente, designar aquellos expedientes de un individuo que el organismo: (1) permitirá que el individuo revise si así lo solicita y sujeto a procedimientos razonable; O (2) pondrá a disposición del individuo, sujeto a limitaciones prescritas; O (3) no permitirá que el individuo tenga acceso a ellos. -79- 4. Revisión y Corrección de Expedientes El organismo deberá, si un individuo así lo requiere: 1. informar al individuo, luego de verificar su identidad, si tiene en sus archivos información relacionada con el que aparezca en documentos o expedientes a los cuales el individuo tiene acceso; y 2. permitir que el individuo revise dichos expedientes, o, si se prefiere, informar a éste sobre la naturaleza y contenido de dicho expediente. (Si el organismo posee información médica sobre un invividuo, deberá permitir que éste, previa solicitud, revise dicha información directamente O a través de un. profesional con licencia para practicar la medicina designado por el organismo o por el individuo mismo) b. El organismo deberá permitir a un individuo solicitar que se corrija o enmiende cualquier expediente que lo identifique como persona y al cual el individuo tenga acceso por haber sido esto último determinado por el organismo. El organismo deberá: 1. hacer la corrección O enmienda requerida dentro de un período razonable de tiempo; o 2. si el organismo no hace la corrección O enmienda requerida, permitirle al individuo someter una declaración exponiendo las razones por las que solicita la corrección O enmienda. El organismo podrá, a su vez someter una declaración exponiendo las razones por las cuales se niega a hacer dicha corrección O enmienda. c. El organismo deberá proveer O hacer llegar notificación de la corrección O enmienda a cualquier parte que el individuo designe específicamente y que organismo entienda o tenga razones para entender que puede haber recibido la información, objeto de la corrección o enmienda, durante -80- el período de dos años anteriores a la fecha en que se hace la corrección O enmienda. d. Para la divulgación de cualquier información sujeta a disputa, el organismo deberá así indicarlo claramente al momento de la divulgación. 5. Uso Interno El acceso a todo Expediente de Personal, de empleo, o cualquier expediente relacionado, deberá estar restringido a personal autorizado y se deberá determinar el uso que se autorizará de los mismos. La institución deberá mantener acceso separado de dichos expedientes utilizando las siguientes categorías O categorías similares: a. personal b. nóminas C. seguridad d. médico relacionado con empleo e. cuidado de salud voluntario f. seguro de vida O de salud g. seguro relacionado con el empleo 6. Uso Externo de Información Ningún organismo deberá divulgar ningún tipo de información de sus expedientes oficiales que identifique la persona de un individuo sin el consentimiento explícito de dicho individuo; excepto bajo las siguientes circunstancias: a. en respuesta a una petición de que se verifique O provea información del tipo designado por la dependencia como "información de directorio" la cual no deberá incluir más de los siguientes datos: 1) el hecho de empleo pasado O presente; 2) fechas de empleo; y 3) título O posición b. en respuesta a la petición hecha por la autoridad ejecutoria de ley de que se le provean las fechas de asistencia al empleo de un individuo y su dirección residencial. -81- C. para proteger los intereses legales del organismo cuando éste crea que las acciones del individuo violan las condiciones de empleo O de algún modo representan una amenaza física a propiedad de la institución O a otros individuos. d. a una autoridad ejecutora de ley cuando el organismo razonablemente cree que un solicitante, empleado O ex-empleado, puede haber participado en actividades ilegales. e. por requerimiento de un estatuto del gobierno federal, estatal O local de algún reglamento que específicamente requiera la divulgación de cierta información a determinadas partes. f. a un agente de un convenio colectivo conforme a un contrato de convenio colectivo. g. a un agente O contratante del organismo siempre que: 1) se divulgue solo la información que sea necesaria para que dicho agente o contratante pueda desempeñar sus funciones para con el organismo; y 2) se prohiba al agente O contratista divulgar la información a terceras personas. h. en respuesta a una citación u orden judicial expedida legalmente, incluyendo una orden de cateo 0 un emplazamiento. i. en circunstancias de crisis que afecten la salud O seguridad inmediata de un individuo. El organismo deberá informar claramente a solicitantes que así lo requieran, y de modo automático a personal del organismo, qué tipos de información centenida en los expedientes, que el organismo mantiene de los individuos, se pueden divulgar y cuales son los procedimientos para involucrar al individuo en cada tipo de divulgación. -82-