Reglamento para la administracion de documentos publicos, aplicable a todo organismo de la Rama Ejecutiva

EXPEDIENTES DE ESTUDIANTES 1. Esta parte se aplicará a los expedientes académicos de los estudiantes que contienen información directamente relacionada con el estudiante y son mantenidos por un organismo O institución educativa. 2. El término "expediente académico" no se referirá a: a) Expedientes personales del Personal docente O administrativo que están bajo la custodia de la persona que los preparó y que no se ponen a la disposición de O se revelan a ninguna otra persona excepto a un sustituto. b) Expedientes disciplinarios que se mantienenseparados de los académicos, que se usan para propósitos disciplinarios únicamente y no se ponen a la disposición de otras personas que no sean funcionarios O encargados de hacer cumplir la ley O los reglamentos pertenecientes a la institución. C. En el caso de personas empleadas por un organismo O institución educativa, pero que no están al servicio de dicho organismo O institución, los expedientes preparados y conservados durante el curso normal de los procesos desarrollados en el organismo O institución y que se relacionan exclusivamente con la persona O con su capacidad como empleado y que no están disponibles para utilizarse con ningún otro propósito. d. Los expedientes de un estudiante que tiene 18 años de edad, O que asiste a una institución de educación post-secundaria, preparados O conservados por un médico, un siguíatra, un psicólogo u otro profesional O paraprofesional reconocido mientras actuaba en su calidad profesional o paraprofesional, O prestaba ayuda en su capacidad, y que se crean, conservan y utilizan solo para propósitos relacionados con el tratamiento administrado al estudiante y no se ponen a la disposición de ninguna persona que no sea la encargada de ofrecer -83- ese tratamiento; disponiéndose, no obstante, que un médico u otro profesional capacitado seleccionado por el estudiante pueda revisar personalmente tales expedientes. 3. Accesibilidad a los Expedientes Académicos por otras Personas Que no sean los Propios Estudiantes a. Con excepción de las personas que se mencionan más adelante solamente el estudiante tendrá acceso a su expediente académico. Sin embargo, el estudiante o los padres, en su caso, pueden autorizar por escrito, permiso para que ciertas organizaciones o individuos puedan ver su expediente con el propósito de empleo, estudios graduados O concesión de becas. Cuando un estudiante haya cumplido los dieciocho años de edad O curse estudios en una institución de educación postsecundaria, el permiso 0 consentimiento de los padres y los derechos otorgados a los padres, en adelante, solo se requerirán del estudiante y se otorgarán al estudiante. 1) Miembros de la facultad o de la alta gerencia que es el Rector o Director de la unidad institucional determine tiene un interés educacional legítimo en examinar los expedientes en cuestión. 2) Funcionarios de otras instituciones educativas postsecundarias a las cuales el estudiante haya solicitado admisión, bajo las siguientes. condiciones: a. que el estudiante sea notificado de la petición de transferencia de su expediente, b. se le dé una copia del mismo si así lo desea, C. se le dé la oportunidad de una visita para cuestionar el contenido de dicho expediente 3) Funcionarios federales autorizados a auditar los programas auspiciados por el Gobierno Federal y funcionarios del Gobierno Estatal a quienes las leyes requieran se les revele la información contenida en los expedientes. -84- 4) Funcionarios O empleados que procesan las solicitudes para ayuda económica. 5) Organizaciones que llevan a cabo estudios para, O en nombre de organismos o instituciones educativas con el propósito de desarrollar, validar O administrar pruebas diagnósticas, de administrar programas de ayuda a estudiantes y de mejorar la institución si tales estudios se llevan a cabo de tal modo que no se permita la identificación personal de los estudiantes y sus padres por otras personas que sean tales organizaciones y si la información se destruye cuando ya no sea necesaria para los propósitos con que se efectúa el estudio. 6. Organizaciones de acreditación en el desarrollo de tales funciones. 7. Los padres de un estudiante considerado como dependiente de dichos padres a los efectos de la Contribución sobre Ingresos (de la Ley de Contribución sobre Ingresos). 8) En una emergencia, personas apropiadas, si se sabe que la información en el expediente es necesaria para la protección de la salud O seguridad del propio estudiante O de otra persona. b. Los expedientes que se envíen a cualquier organización, organismo gubernamental o individuo serán tramitados con una carta informando al recipiente que la información contenida en el expediente podrá ser examinada únicamente por las personas directamente envueltas en las deliberaciones que justifiquen la solicitud del expediente y advirtiéndole que, de divulgar la información y perjudicar al estudiante, será responsable por los daños que cause. En adición, al recipiente se le notificará por escrito, que si este requisito no es aceptable los expedientes de devolverán, sin abrir, a la Universidad O escuela. -85- C. Cada oficina que tenga a su cargo expedientes académicos, mantendrá un registro que se conservará junto al expediente académico del estudiante en donde aparezcan los nombres de las personas (excepto funcionarios de la entidad), organismos u organizaciones que hayan solicitado y obtenido acceso a dichos expedientes y donde se indicará específicamente el interés legítimo que impulsó a éstos a obtener esa información. 4. Accesibilidad a sus expedientes académicos por los propios estudiantes a. Los estados financieros de los padres O información relacionada con las finanzas de los padres no será divulgada a los estudiantes. Los funcionarios que tengan a su cargo antecedentes O información de esta índole, los mantendrán separadamente del expediente siempre y cuando que éstos estén en sobre cerrados y marcados "La información contenida no esta disponible al estudiante". b. Cartas confidenciales O cartas de recomendación incluídas en los expedientes académicos de los estudiantes no estarán disponibles a los estudiantes, si tales documentos son utilizados con otros propósitos que no sean los propósitos específicos para lo que se escribieron. Cualquier otra información en el expediente académico estará accesible para inspección por el propio estudiante a menos que dicha accesibilidad sea restringida según permite el siguiente apartado (c) de este Artículo. c. Un estudiante O una persona que solicita admisión puede renunciar a su derecho, sólo que tal renuncia deberá referirse a recomendaciones únicamente si: 1) a petición del estudiante, se notifican a éste los nombres de todas las personas que han ofrecido las recomendaciones confidenciales y; 2) si tales recomendaciones se utilizan solamente con el propósito especfico con que se ofrecieron. -86- No se recurrirá a utilizar tales renuncias como requisito para ser admitido en, recibir ayuda financiera de, o recibir cualquier otro servicio O beneficio de tal organismo O institución. d. Cualquier organismo O institución educativa que publique un directorio informativo deberá dar aviso público de las clases de información que habrá de brindar con respecto a cada estudiante que asiste a la institución u organismo y deberá permitir que transcurra un período de quince días laborables después de dicho aviso para permitir que uno de los padres del estudiante pueda informar a la institución u organismo que no deberá divulgar una parte O la totalidad de la información designada sin antes haber obtenido el consentimiento de ese padre. 5. Procedimiento a. Para solicitar examinar expedientes académicos y apelaciones en caso de notificación, cuando procedan, si un estudiante O sus padres, en su caso, deseen examinar el expediente académico harán la petición por escrito, utilizando un formulario "Solicitud para Examinar Expediente) Académico", al Decano de Estudiante O su representante autorizado, a quien se identificarán debidamente. Cada oficina que custodia expedientes designará un empleado a quien se trasladarán para procesar las solicitudes antes mencionadas. La persona designada enviará al estudiante una confirmación de que recibió la solicitud y le informará la hora y fecha en que podrá ver el expediente, dentro de un plazo que no excederá de treinta días laborables después de haber recibido la petición. b. Después que la persona designada haya removido del expediente del estudiante aquellos documentos que se consideran confidenciales en relación con el estudiante bajo el