DEFINICIONES DE TERMINOS

Las siguientes frases y palabras usadas en este Reglamento tienen el significado que a continuación se expresa: 1. Administración de Documentos - la organización, planificación, dirección, capacitación, control, promoción y otras actividades gerenciales relacionadas con la creación, uso, mantenimiento, conservación y disposición de documentos. -3- 2. Administrador de Documentos empleado responsable de administrar el Programa de Administración de Documentos en su respectivo organismo. 3. Administrador del Programa - el Administrador de Servicios Generales, funcionario designado por la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955 para administrar y reglamentar en la Rama Ejecutiva el Programa de Administración de Documentos Públicos y facultado a extender nombramientos especiales de Administrador de Documentos, previa consulta y recomendación de los jefes de organismos. 4. Archivero El Archivo General de Puerto Rico. 5. Archivo General el Archivo General del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, creado por la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955. 6. Organismo Gubernamental (organismo) incluye todo departamento, agencia, entidad corporativa, junta, comisión, cuerpo, negociado, oficina y todo organismo gubernamental existente O que en el futuro se creare en la Rama Ejecutiva, los municipios y la Autoridad de Energía Eléctrica. 7. Disposición de Documentos cualquier actividad relacionada con la destrucción de documentos que ya han cumplido su período de retención fijado y han perdido toda utilidad para la actividad del organismo, autorizada por un Administrador de Programa; el traslado de documentos al Archivo General cuando lo solicita el Archivero por su valor histórico O permanente; o el traslado de documentos de un organismo a otro. 8. Documento todo papel, libro, folleto, fotografía, fotocopia, película, microforma, cinta magnetofónica, mapa, dibujo, plano, cinta magnética, disco, video cinta O cualquier otro material leído por máquina y cualquier otro material informativo independientemente de su forma O características físicas, El material bibliográfico, o de museo adquirido para propósitos de exposición, consulta u otros relacionados y las publicaciones no están incluídos excepto por lo que se provee en el inciso siguiente, 4- 9. Documento Público - todo documento que se origine, conserve O reciba en cualquier organismo del gobierno de acuerdo con la ley O en relación con el manejo de los asuntos públicos y que se haya de conservar permanentemente O temporeramente como prueba de las transacciones O por su utilidad administrativa, valor legal, fiscal, cultural O informativo, según sea el caso y un ejemplar de todas las publicaciones de los organismos gubernamenamentales. Incluirá todo documento que expresamente así se declare por cualquier ley vigente O que en el futuro se apruebe. 10. Documento Privado - todo aquel que no se haya incluído en la definición de documento público. 11. Documentos Confidenciales - documentos bajo la custodia de los organismos gubernamentales y cuya divulgación está protegida, controlada O prohibida por Ley O Reglamento. 12. Gobierno - el gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, incluyendo todos y cada uno de los organismos que componen las tres Ramas del Gobierno, sus subdivisiones políticas y la Oficina del Contralor. 13. Ley - Ley Número 5 del 8 de diciembre de 1955 (Ley de Administración de Documentos Públicos). 14. Mantenimiento y Uso de Documentos - cualquier actividad de los Programas de Administración de Documentos de los organismos que conlleve la localización de documentos; el archivo, recobro de información, consulta y manejo de documentos archivados en O para los organismos; el trámite de documentos recibidos por cualquier medio para cualquier propósito; la selección y utilización de equipo. 15. Inventario y Plan de Retención de Documentos - escrito que describe detalladamente todas las series documentales de un organismo fijando períodos de retención para éstas, especificando aquellas que deberán preservarse por su valor permanente. -5- 16. Programa - el Programa de Administración de Documentos Públicos para todos los organismos de la Rama Ejecutiva, incluyendo las Corporaciones Públicas, los municipios y la Autoridad de Energia Eléctrica. 17. Series Documentales documentos que poseen características en común, que son archivados, usados, trasladados y dispuestos como unidad. 18. Período de Retención - período de tiempo fijado durante el cual deben retenerse los documentos luego del cual pueden disponerse. SECCION B: FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS PUBLICOS Y DE LOS ORGANISMOS