Reglamento de Subastas para obras de construcción y mejoras a la propiedad, y funciones relacionadas del Fideicomiso. No incluido índice Ley 149 12-dic-2005

Retiro de las Ofertas 1. El retiro de una oferta radicada podrá efectuarse mediante petición escrita, radicada hasta 24 horas antes de la apertura del acto de subasta. 2. El licitador no podrá radicar una oferta sustituta, una vez retirada la oferta para determinada subasta. 3. Cuando un licitador insista en el retiro de su oferta con posterioridad a la apertura de una subasta ello se considerará como incumplimiento de contrato y le podrán ser aplicadas las sanciones que el Director Ejecutivo estime pertinentes, en armonía con las disposiciones de este Reglamento. 4. Cualquier licitador que haya cotizado en la subasta O persona interesada que así lo solicite, podrá examinar en presencia de un oficial de la Junta de Subastas, cualquier documento relacionado con la subasta sometida por otro licitador, después que la oferta contentiva de dicho documento haya sido abierta y leída en público. 5. Una vez abiertas y leídas en público las licitaciones, la Junta no podrá cambiar término O estipulación alguna de la subasta, ni se permitirá a los licitadores presentes realizar una oferta O hacer cambios O modificaciones a la misma. 6. La cancelación de una oferta por parte del licitador después de iniciada la apertura de los pliegos de licitación, se considerará como un incumplimiento de contrato y la Agencia podrá ejecutar la fianza, eliminar a dicho licitador del registro de licitadores y tomar cualesquiera otras acciones legales que se consideren pertinentes. 7. El Secretario y otro funcionario de la Junta que realice el acto de apertura será responsable de levantar el Acta y certificar la misma. Sección D: Licitaciones Tardías 1. No se tomará en consideración licitación alguna recibida después del día y hora aunque la licitación tardía sea la única recibida. La circunstancia de oferta única deberá constar en el Acta de Apertura. 2. Las ofertas recibidas, una vez vencido el período límite establecido para la apertura y realizada ésta serán devueltas al licitador. Sección E: Adjudicación a. Análisis e Informe de Evaluación 1. El Secretario de la Junta de Subastas solicitará un informe de evaluación sobre las dos (2) licitaciones más bajas, a la 18 Oficina de Desarrollo que le será sometido al Director Ejecutivo según proceda en un plazo de diez (10) días laborales a partir de la fecha de apertura. 2. La Oficina de Desarrollo preparará el análisis de evaluación conforme a la a la siguiente información, suministrada por los licitadores e investigaciones realizadas por otros medios a su alcance. a. Experiencia b. Solvencia económica y moral C. Equipo adecuado disponible d. Personal técnico capacitado e. Comportamiento en proyectos realizados para el Fideicomiso y/o Agencias O Empresas privadas. La solvencia económica no se considerará en el informe que se prepare para el segundo mejor postor, a menos que este segundo mejor postor se llegue a considerar para la adjudicación de la subasta. f. La Oficina de Desarrollo será el organismo responsable de evaluar, verificar y someter recomendaciones sobre la solvencia económica, el estado financiero incluídos en aquellas licitaciones que le sean referidos por el Secretario de la Junta de Subastas e incluir en el mismo un análisis conciso y concreto sobre las ofertas recibidas. g. El Director de la Oficina de Planificación preparará el informe de evaluación en original y dos copias y lo distribuirá en la forma siguiente: 1. Enviará el original y una copia al Secretario de la Junta de Subastas, acompañado de las licitaciones, precios y toda la documentación de la subasta. 2. Retendrá una copia para el archivo. b. Adjudicación 1. La Adjudicación de toda subasta se hará por mayoría de votos dentro de un término de treinta días calendarios, contados desde la fecha de apertura de la subasta, excepto en los casos en que las propias condiciones de la subasta indiquen otro término para la adjudicación de la misma, O cualquier otra causa justificable de así entenderlo y autorizarlo el Director Ejecutivo. La Subasta se adjudicará al licitador responsable cuya licitación sea la más baja en precio, siempre que dicha licitación cumpla con las especificaciones, términos y condiciones generales establecidas en los documentos de subasta y según se considere más conveniente al interés público. 2. El Secretario de la Junta analizará el informe de recomendaciones para cotejar que 19 esté completo y correcto. 3. El informe de evaluación junto a las licitaciones y toda la documentación de la subasta se someterá a la Junta en reunión que convocará el Secretario en coordinación con el Presidente de la Junta, para el análisis correspondiente conducente a la adjudicación, de la subasta. 4. La Junta discutirá el informe de evaluación y determinará la recomendación para la adjudicación, tomando en consideración los siguientes factores: a. El montante de la oferta y todas las condiciones y circunstancias que por su naturaleza hagan más beneficiosa la licitación. b. Si sólo se recibiera la oferta de un licitador, ésta podrá ser aceptada por la Junta siempre que se considere justa y razonable. C. La Junta tendrá facultad para recomendar al Director Ejecutivo, el rechazo de todas las licitaciones recibidas cuando los fondos disponibles no sean suficientes para cubrir el valor del contrato y/o cuando se considere que ninguno de los licitadores ofrece garantías para el estricto cumplimiento del contrato, de acuerdo a experiencias pasadas y/o cualquier otra razón justificada. Si la recomendación de la Junta es que se anule la subasta, podrá recomendarse al Director Ejecutivo O el Secretario cualesquiera de las siguientes alternativas: 1. Que se anuncie y celebre una segunda subasta 2. Que el proyecto sea ejecutado por la el Fideicomiso 3. Que se considere negociar con el licitador más bajo en la subasta con miras a reducir el costo del contrato mediante la implementación de cambios y/o modificaciones a los planos y especificaciones. 5. La Junta tendrá facultad para recomendar al Director Ejecutivo el rechazo de la licitación más baja en precio, cuando ésta no cumpla con las especificaciones, términos y condiciones de la subasta, cuando tenga conocimientos y exista evidencia de que el licitador que hace la licitación no ha dado atención y cumplimiento satisfactorio a contratos, que hayá sido convicto por fraude para obtener O ejecutar contratos. Así también, cuando se estime que los mejores intereses del Fideicomiso no estarían adecuadamente protegidos. 6. La Junta tendrá facultad para recomendar al Director Ejecutivo el considerar y adjudicar las licitaciones recibidas que sean por cantidades menores a las estipuladas en las condiciones de la subasta; esto es, siempre que así se protejan 20 los mejores intereses del Fideicomiso. 7. La Junta podrá decidir la adjudicación de las subastas entre los licitadores cuyas licitaciones sean idénticas en precios, especificaciones, Condiciones Generales y demás condiciones de la subasta, de la siguiente forma: a. Estableciendo la confrontación entre los licitadores, encaminada a que se produzcan diferentes en sus licitaciones. En este caso se considerará aquella licitación que más favorezca los intereses del Fideicomiso. 8. Después de adjudicada la subasta, el Secretario de la Junta levantará un acta en original y tres copias con información sobre el costo de la subasta y recomendaciones para la adjudicación al mejor licitador. 9. Someterá el acta a la firma del Presidente de la Junta, cada uno de los miembros y luego se enviará al Director Ejecutivo: 10. El acta, debidamente aprobada por el Director Ejecutivo, será devuelta al Secretario de la Junta de Subastas, quien la distribuirá con los demás en la forma siguiente: a. Enviará al Archivo Central el original del acta; el original del informe de evaluación de la Oficina de Desarrollo, el original del precio de la subasta y los pliegos de los licitadores no agraciados. b. Retendrá una copia para su archivo sea en la totalidad de la subasta si no solamente en algunas partidas de ésta, se procederá a notificar la adjudicación de las demás partidas evaluadas y adjudicadas. 1. Nuevos Precios La Junta informará al Secretario del empate y le dará instrucciones de notificar dicho empate y citar solamente a los licitadores empatados solicitándole nuevos precios e informándole el procedimiento que se seguirá. Los licitadores empatados serán citados para la fecha que el Secretario fije, la cual no podrá ser más de tres días después de ordenado por la Junta por cualquier medio de comunicación disponible. El Secretario hará constar por escrito dicha citación. Para la fecha y hora citada, los licitadores empatados deberán comparecer ante el Secretario y entregar a éste en un sobre cerrado sus nuevos precios. En presencia de éstos, el Secretario abrirá los sobres. Si al abrir los sobres se descubrieran nuevos empates, se seguirá el mismo procedimiento de solicitar nuevos precios. El Secretario mediante Acta, informará a la Junta los resultados del Acto de desempate. 2. Un solo Licitador Cuando solamente se reciba una oferta, la Junta podrá adjudicar la subasta a favor de dicho licitador si su oferta cumple con las especificaciones y condiciones de la subasta y el precio es razonable sujeto siempre a las recomendaciones pertinentes. a. Rechazo de la Unica Oferta: Se podrá rechazar la única oferta recibida, aunque ésta reúna los requisitos de la subasta si el precio ofrecido es irrazonable, O si el licitador no es confiable de acuerdo 21 a los criterios de la Junta. 3. Varias Ofertas por un Mismo Licitador Cuando un licitador presente varias ofertas en sobres separados para un mismo renglón bajo su nombre O bajo otros nombres O seudónimos con el propósito de aparentar una competencia, si se probare, la Junta viene obligada a rechazar todas las ofertas presentadas así, y a dicho licitador se le penalizará suspendiéndole del Registro O impidiédole ingresar a éste O participar en futuras subastas por el periódo que disponga la Junta. Esta determinación la Junta la notificará al Director Ejecutivo para que proceda conforme. 4. Conspiración Cuando se compruebe, previa vista el efecto, por lo irrazonable de las ofertas, O por investigación efectuada como resultado de declaración jurada presentada ante la Junta por otro licitador, que dos O más licitadores se han puesto de acuerdo para acaparar la subasta, la Junta rechazará las ofertas de éstos y retirará a los licitadores del Registro por un término no menor de un (1) año, O por las próximas dos (2) subastas y se someterá el caso al Departamento de Justicia. 5. Ninguna Oferta (Subasta Desierta) Cuando no se reciba ninguna oferta, la Junta referirá el expediente a la Oficina de Planificación para que ésta efectúe la investigación correspondiente y someta un Informe a la Junta, mediante el cual ésta pueda determinar si ordena nueva convocatoria O devuelve el asunto a la Junta para otros trámites.