Reglamento de Subastas para obras de construcción y mejoras a la propiedad, y funciones relacionadas del Fideicomiso. No incluido índice Ley 149 12-dic-2005

Radicación de Ofertas A. Recibo de Licitaciones 1. Los sobres conteniendo las ofertas serán identificados con el nombre de la firma, número de la subasta, fecha y hora de la apertura. Estos se recibirán cerrados y se marcarán, indicando la fecha y hora exacta en que se recibieron. Las ofertas podrán enviarse por correo O por cualquier otro medio. 2. Los sobres sellados con ofertas de los licitadores serán aceptados por el Secretario de la Junta de Subastas hasta la fecha y hora límite establecidas para abrir la subasta. 3. Cada licitador tendrá derecho a radicar una sola oferta de lo especificado en cada subasta, a menos que se indique lo contrario en la invitación a subasta. 4. Toda oferta radicada será custodiada en la oficina del Secretario de la Junta y bajo ninguna circunstancia se abrirá hasta la fecha y hora fijadas para la apertura. 5. Toda oferta que se reciba después de la fecha y hora fijadas para la apertura será rechazada y se devolverá al licitador pertinente. 6. Toda licitación deberá venir firmada en tinta O bolígrafo por el licitador. Si antes de la apertura de la subasta se ha recibido una carta u otro documento firmado por un licitador interesado, que demuestre la ausencia de su firma en los pliegos con anterioridad a la hora y fecha designada para la apertura se podrá proceder a la firma. Dichos pliegos deben ser firmados en presencia de los licitadores presentes y antes de la hora y fecha designada para la apertura. 7. El personal del Fideicomiso, no podrá, bajo 13 circunstancia alguna, intervenir directa o indirectamente con los licitadores en la preparación y entrega de los pliegos de subasta. Tampoco puede aconsejar, influenciar O sugerir a la Junta sobre la adjudicación de una subasta. 8. En caso de que en la cantidad licitada en la subasta exista un error entre lo expresado en palabras y números, la cifra expresada en palabras prevalecerá sobre la expresada en números. 9. No se considerará licitación alguna que no cumpla con los requisitos establecidos en los documentos de licitación, disponiéndose, sin embargo, que la Junta podrá a su discreción obviar cualquier error u omisión de menor importancia que no afecte sustancialmente los términos y condiciones de la subasta. 10. Solamente se aceptarán las correciones o modificaciones a las ofertas que se reciban, conforme a lo dispuesto en las secciones (d) y (F) del Artículo XXVI de este Reglamento. Sección A: Modo de Presentar Ofertas Todo licitador que interese que su oferta sea considerada tiene que presentar la misma en la forma que a continuación se dispone. a. Formulario Oficial Los licitadores presentarán sus proposiciones en los formularios oficiales suministrados por el Fideicomiso en original y por lo menos tres copias. b. Hojas Adicionales Si ello fuere necesario, los licitadores podrán añadir hojas para aclarar O describir más detalladamente sus ofertas, pero tendrán que hacerlo a maquinilla O letra de molde en papel timbrado del licitador del mismo tamaño que el del formulario, si lo tuvieron. C. Sobres O paquetes cerrados e identificados Será estricta obligación de todo licitador presentar sus ofertas en sobres O paquetes ambos cerrados los cuales tendrán que identificarse en su exterior. La identificación tendrá que contener la siguiente información: 1. Nombre del licitador 2. Número del teléfono y dirección 3. Número de subasta, fecha y hora de entrega y apertura O ambos 4. Nombre del proyecto 5. La frase "Oferta del Licitador" Todo oferta recibida sin identificar conforme lo aquí establecido, será tramitada como correspondencia regular. Una vez abierta conforme el trámite usual para la correspondencia regular, el Secretario se comunicará con el licitador y devolverá su contenido para que cumpla con lo establecido en este reglamento. El Secretario de la Junta retendrá el sobre O envoltura del paquete no identificado en el expediente de la subasta y levantará un Acta de Novedades. d. Firma La oferta deberá estar firmada con tinta indeleble o bolígrafo 14 en el espacio que se provea en el formulario suministrado, e iniciadas todas las páginas de la misma. La persona que firme, deberá cumplir con este requisito de la siguiente manera: 1. Escribirá su nombre en letra de molde 2. Firmará 3. Indicará en calidad de que firma y el puesto O cargo que ocupa La oferta tendrá que estar firmada por quien esté autorizado por la persona, firma, corporación, sociedad O entidad que cotiza, O por quien tenga registrado su nombre en el Registor de Licitadores. La Junta podrá considerar ofertas sin firmar bajo las siguientes condiciones: 1. Si antes de la apertura el licitador afectado O su representante autorizado hubiese presentado ante la Junta una carta u otro documento firmado que justifique la ausencia de su firma y confirme su oferta. 2. Si acompañando la oferta hay un documento O carta firmada por el licitador en el cual se haga referencia directa a la oferta. e. Alteraciones Toda oferta deberá estar escrita en forma legible, clara, completa y precisa. Toda oferta escrita en forma ilegible o ambigua no será considerada por la Junta. Todo borrón, tachadura, anotación O cualquier correción en los pliegos tendrán que estar iniciados por quién firme la oferta si se desea que la Junta la considere. f. Dirección La oferta deberá contener siempre la dirección postal, la de la oficina principal del negocio, y el nombre y dirección del agente residente de la corporación, cuando sea el caso. g. Unidad de Cotización de Precio Las ofertas deberán hacerse en dólares y centavos equivalente a la moneda norteamericana por partidas. No se considerarán ofertas que se expresen en términos de porciento, en referencia a posibles precios fijados por autoridades gubernamentales, en precios indeterminados O determinables O cantidad de dinero en exceso de la cotización más alta O más baja. La cuantía de las ofertas se computará en base a la unidad que se requiere. h. Ofertas no susceptibles de evaluación El Secretario no podrá negarse a recibir un sobre de ofertas aún cuando éste se presente en condiciones que el reglamento dispone no será susceptible de evaluarse. En estos casos, el Secretario procederá de la siguiente manera: A. Incumplimiento del Término de Entrega Todo sobre de ofertas que se reciba después de la fecha y hora fijada para la entrega de éstos, lo cual se constatará cotejando la fecha y hora del reloj de la Oficina del Secretario y no la máquina de franqueo del licitador O del correo, se recibirán pero no se abrirán. Los sobres recibidos o presentados tardiamente les serán anotados por el Secretario en lápiz rojo la fecha y hora de entregado y la anotación de TARDE. El sobre así identificado se incluirá en el expediente pero no se abrirá hasta tanto la Junta determine la acción a tomar sobre el mismo en base a las disposiciones 15 de forma y entrega que dispone este reglamento. B. Incumplimiento de otros requisitos Si la oferta llegare a tiempo, pero abierta, violentada O con el sobre deteriorado de forma tal que demuestre que existe la posibilidad de que la misma haya perdido documentos, el Secretario podrá comunicarse con el licitador para solicitarle que verifique el contenido de su sobre y determine si el mismo contiene todos los documentos e interesa presentarlo, pero la decisión y entrega formal por parte del licitador tendrá que efectuarse antes de la fecha última de entrega. La fecha del recibo original del sobre será considerada como la entrega. C. Formas de Hacer la Oferta Los licitadores podrán hacer sus ofertas únicamente conformen lo aquí expresado. 1. Oferta Básica Por "Oferta Básica" se entenderá aquella que viene obligada a hacer el licitador para cada renglón O partida por la cual interesa cotizar. Aunque el licitador sume O haga un cómputo total de las ofertas hechas por él en una subasta, tiene la obligación de anotar en el espacio provisto para ello al lado de cada partida, su oferta para la misma. Esta oferta se hará en dólares y centavos. 2. Oferta Precio Global El Fideicomiso podrá requerir que la licitación sea en un precio global O "Lump Sum", no obstante y a discreción del Fideicomiso, se podrá requerir también el que se sometan un desglose de las partidas principales. También, se podrá requerir el precio de partidas aditivas y/o deductivas. Sección B: Enmiendas antes de la Apertura Hay dos tipos básicos de enmiendas: las que surgen como consecuencia de errores y las que surgen como consecuencia de modificaciones en las ofertas ambas efectuadas antes del Acto de Apertura. a. Error Cuando un licitador se diere cuenta que ha cometido un error en una oferta, deberá notificarlo por escrito y asegurarse de somenter su correción a la Junta antes de la apertura y dicha notificación se considerará una enmienda válida a su oferta. Errores en las sumas no se tomarán en cuenta puesto que la Junta se atendrá a las cifras en las partidas. b. Modificaciónes a Ofertas 1. Las modificaciones a ofertas se aceptarán hasta veinticuatro (24) horas antes de la hora de apertura de los sobres. La modificación se hará mediante comunicación escrita, radicada ante el Secretario de la Junta y deberá 16 enviarse en sobre cerrado, debidamente identificado con la siguiente información: a. Número de la Subasta b. Fecha C. Hora señalada para la apertura d. Nombre y dirección del licitador 2. Incluir información indicando las razones para la modificación de la oferta. 3. Serán inadmisibles si se radican menos de 24 horas antes de la fecha y hora de la apertura del acto. 4. Toda modificación de oferta será abierta en la fecha y hora señalada para apertura de la subasta original. C. Acto de Apertura de Ofertas 1. Las ofertas se abrirán en el día y hora fijados para su apertura. 2. El acto de apertura será presidido por el Secretario de la Junta O por la persona en quien éste delegue. En el mismo podrán estar presentes los miembros de la Junta de Subastas, los licitadores concernidos y todo funcionario, empleado O persona particular interesada. No será requisito que se constituya la Junta en pleno para el acto de apertura. 3. Se requerirá a todos los licitadores que asistan a la apertura que firmen un registro de asistencia, indicando el nombre de la firma O corporación a quien representen y el puesto que desempeñan en la misma. 4. Las ofertas deberán ser leídas en alta voz por el Secretario de la Junta O la persona que tenga a su cargo el acto, quien verificará la correción, firmará y sellará cada hoja de cotización con el sello oficial de la Junta de Subastas, el cual incluirá la fecha y hora de apertura. d. Apertura y Lectura de los Sobres Al iniciar la apertura, el Secretario, O su representante anunciará a las personas presentes lo siguiente: 1. Número de la subasta cuyas ofertas se van a abrir 2. Asunto de la Subasta 3. Identificación de cada sobre que se vaya a abrir la cual consistirá de lo siguiente: a. Nombre del licitador b. Señalamiento de la persona que representa a dicho licitador El Secretario O su representante abrirá cada uno de los sobres de ofertas y leerá de cada oferta por partida, la siguiente información: 1. Número de la partida para la cual ha ofrecido cotización 2. Precio ofrecido por la partida 3. Marca y modelo ofrecido, cuando proceda No se permitirá, bajo circunstancia alguna, el retiro de una 17 licitación o hacer cambio O modificaciones a la misma después de haber sido declarada abierta la sesión de la Junta.