Regl. 4319, art. C-XIX dup2
Sesiones y Reuniones de la Junta de Subastas
Cite as Reglamento Núm. 4319, Art. C-XIX dup2
1. El Presidente de la Junta preparará el calendario de
sesiones en coordinación con la División de Compras
del Fideicomiso, conforme a las invitaciones a subasta
emitidas.
2. La Junta podrá celebrar reuniones cuantas veces sea
necesario.
3. Los miembros en propiedad de la Junta tendrán voz y voto.
4. Los miembros alternos tendrán voz solamente, excepto en los
casos en que sustituyen a un miembro en propiedad de
acuerdo al orden previamente establecido.
5. Integrarán quorum, para declarar abierta la sesión de
subasta, la mayorÃa de los miembros de la Junta de
Subastas, constituyendo dicha mayorÃa más de la mitad de
los mecionados miembros.
6. Cualquiera de los miembros de la Junta, según esta
determine en cada caso, podrá ejercer los deberes del
Presidente O Secretrio cuando por razones justificadas
estos funcionarios se excusen de asistir a una sesión
de la Junta.
7. Todas las decisiones de la Junta se tomarán por mayorÃa
de votos de los presentes. En caso de que hubiera
empate, una vez agotadas todas las posibilidades de lograr
participación de otros miembros de la Junta, tanto en
propiedad como alternos, y antes de que transcurra un
perÃodo de tiempo de diez (10) dÃas, se someterá el caso
al Director Ejecutivo para decisión final.
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TERCERA PARTE:
Normas Requladoras
ArtÃculo XX:
Subastas Formales
Subasta formal es el procedimiento que se utilizará para una
compra de bienes o servicios (no profesionales) para el
Fideicomiso, cuyo monto se estima que excederá la cantidad de diez
mil dólares (10,000.00). Toda subasta formal será recomendado por
la Junta de Subastas y adjudicada por el Director Ejecutivo del
Fideicomiso. En situaciones en que sea necesario que un comité
técnico asesore a la Junta sobre la compra a realizar, se
solicitará dicho nombramiento del Director Ejecutivo por la Junta.
Sección A:
Convocatoria a Subasta Formal
Una vez en la División se determine, de acuerdo a las
disposiciones de este Reglamento, que para una compra en particular
se requiere el procedimiento de subasta formal, la misma enviará la
solicitud al Secretario de la Junta de Subastas para el
procedimiento correspondiente. El Director Ejecutivo O su
representante autorizado convocará a subasta mediante publicación
en periódico de circulación general o mediante envÃo de
invitaciónes a todos los posibles suplidores de ese renglón,
incluÃdos en el Registro de Licitadores.
Copias adicionales de estas invitaciones serán mantenidas a
las disposición de cualquier otro suplidor que desee concurrir a
la subasta y que no esté incluÃdo en el Registro.
1. EnvÃo de Invitaciones
a. La invitación O pliego de subasta se hará llegar
a los licitadores por el medio más conveniente,
con no menos de diez (10) dÃas de anticipación
a la fecha lÃmite establecida por el Presidente
de la Junta de Subastas Formales para que se haga
la entrega de las ofertas.
b. El Secretario de la Junta de Subastas tendrá la
responsabilidad de enviar las invitaciones,
cumpliendo con el término establecido, salvo en
casos en que sea una emergencia, se asegurará de
enviar al mayor número posible de suplidores.
C. Para compras en cantidades estimadas mayores de
veinticino mil dólares (25,000.00) por renglón,
la Junta de Subastas determinará sobre la
publicación de la invitación a subasta en un
periódico diario de circulación general en Puerto
Rico y el número de dÃas que se debe publicar.
La fecha de publicación seleccionada deberá
cumplir con el requisito de diez (10) dÃas de
anticipación a la fecha de entregar las ofertas.
2. Requisitos Básicos de la Invitación a Subasta
En la Invitación a Subasta se consignarán todos los
elementos que sean necesarios al licitador para
someter su oferta, considerando principalmente los
requisitos que se exponen a continuación:
a. Subastas para Adquirir Bienes
1. Especificaciones completas y/o descripciones
claras de caracterÃsticas de los artÃculos
que se desean obtener.
2. Lugar, fecha y hora en que se abrirán los
sobres de ofertas e indicaciones sobre la
forma en que éstos deberán indentificarse.
3. Términos de tiempo, lugar y condiciones de
entrega requeridos.
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4. Instrucciones especÃficas respecto a la
forma en que habrán de someterse las
ofertas, asà como los términos y condiciones
que regirán la transacción. Los términos,
las condiciones y las especificaciones
constituirán la base del contrato.
5. Condiciones O requerimientos especiales
que puedan afectar el proceso de
adjudicación.
6. Término para impugnación de la convocatoria
y/o adjudicación.
b. Subastas para Servicios No Profesionales
1. Especificaciones completas y/o descripciones
claras de caracterÃsticas de los servicios
que se desean obtener.
2. Lugar, fecha y hora para que los licitadores
entreguen sus ofertas.
3. Fecha, hora y lugar en que se abrirán los
sobres de ofertas e indicaciones sobre la
forma en que se identificarán.
4. Términos sobre la forma en que se brindarán
los servicios no profesionales
5. Instrucciones especÃficas sobre la forma en
que se someterán las ofertas, asà como los
términos y condiciones que regirán la transacción. Los términos, las condiciones y las
especificaciones constituirán la base del
contrato.
En casos en que los servicios pudieran
requerir autorizaciones, franquicias,
licencias especiales, etc., deberán
evidenciarse las mismas (como en el caso de
guardianes armados, técnicos de
instalaciones, etc.).
6. Condiciones o requerimientos especiales que
afecten el proceso de adjudicación.
7. Término para impugnación de la convocatoria
y/o adjudicación.