Responsabilidades de la División de Compras

Además de la responsabilidad fundamental de la División de hacer cumplir este Reglamento (Artículo V), también velará porque se cumpla con lo siguiente: 1. Verificará la disponibilidad de fondos antes de proceder a iniciar los trámites para efectuar una compra. De no haber fondos disponibles, coordinará con la División de Presupuesto la acción a seguir. 2. Será responsabilidad de la División alertar la gerencia para evitar aquellos gastos que se clasifiquen como excesivos e innecesarios y para que se cumpla con los criterios de necesidad, utilidad y austeridad. 3. Será obligación de la División evitar transacciones aplicando fraccionamiento de las compras, con el propósito de lograr que las mismas se efectúen bajo criterios distintos a los aplicables, conforme al monto envuelto. 4. La División de Compras velará porque el Receptor Oficial O Receptor Auxiliar y/o guardalmacén reciba 7 y verifique que la mercancía y/o materiales están de acuerdo a las especificaciones de la orden de compra. En adición, protejerá para que ningún suplidor haga entrega de bienes O realice prestación de servicios sin que se haya emitido previamente la correspondiente orden de compra, carta de autorización O contrato, a excepción de los casos de compra de libros O servicios esporádicos en que el suplidor requiere que se adopten otros mecanismos de compra. En tales casos se establecerán los controles necesarios para proteger los intereses del Fideicomiso. Esto no aplicará a aquellas compras catalogadas como urgentes. 5. Será responsabilidad de la División resolver cualquier duda O discrepancia que surja en torno a las especificaciones contenidas en una orden de compra y el producto presentado por el suplidor en el momento de la entrega y aceptación por el peticionario. Para cumplir con estas disposiciones, la División durante el proceso de evaluación del contenido de la soliciitud, será responsable de requerir a la dependencia peticionaria información adicional, cambios, correcciones y alteraciones a la solicitud recibida, según entienda pertinente, aunque sea necesario paralizar toda gestión de compra hasta tanto se reciba respuesta de la dependencia. La dependencia peticionaria deberá suplir la información dentro del término fijado por la División al momento de la comunicación. De no obtenerse respuesta en el lapso requerido, se entenderá que la solicitud fue retirada. La División podrá además, si el caso lo amerita, preparar y enviar especificaciones razonables a la dependencia solicitante para su aprobación. De llegarse a un acuerdo, se podrá continuar con los procedimientos de compra correspondientes.