Radicación de Ofertas

A. Recibo de Licitaciones 1. Los sobres conteniendo las ofertas serán e identificados con el nombre de la firma, número de la subasta, fecha y hora de la apertura. Estos se recibirán cerrados y se marcarán en la Sección de Compras, indicando la fecha y hora exacta en que se recibieron. Las ofertas podrán enviarse por correo O por cualquier otro medio. 2. Los sobres sellados con ofertas de los licitadores serán aceptados por el Secretario de la Junta de Subastas hasta la fecha y hora límite establecidas para abrir la subasta. 3. Cada licitador tendrá derecho a radicar una sola oferta para cada artículo, material O servicio especificado en cada subasta, a menos que se indique lo contrario en la invitación a subasta. 4. Toda oferta radicada será custodiada en la oficina del Secretario de la Junta y bajo ninguna circunstancia se abrirá hasta la fecha y hora fijadas para la apertura. 5. Toda oferta que se reciba después de la fecha y hora fijadas para la apertura será rechazada y se devolverá al licitador pertinente. 6. Solamente se aceptarán las correciones O modificaciones a las ofertas que se reciban, conforme a lo dispuesto en las secciones (d) y (F) del Artículo XXVI de este Reglamento. B. Ofertas de Representante Exclusivo Si el licitador que ofrece una marca específica es el representante exclusivo de la marca que ofrece, será su obligación así mencionarla en la oferta. Deberá indicar, además, el porciento de descuento adicional que ofrecerá al Fideicomiso si este compra el artículo directamente a él y no a un distribuidor. 17 C. Tipos de Oferta La Junta de Subastas decidirá aceptar O rechazar varios tipos de ofertas que podrán someter los licitadores, las cuales se mencionan a continuación: 1. Oferta Básica Constituirá aquella en la cual los licitadores cotizarán a base de precios unitarios para cada uno de los renglones en que desean participar. 2. Oferta Alterna Un licitador podrá someter una oferta princial y una O varias alternas para artículos, materiales O servicios de distintos precios, cualidades o catergorías cuando éstas hayan sido solicitadas en los pliegos de especificaciones y se les haya brindado la misma oportunidad a los demás licitadores. El hecho de que se soliciten ofertas alternas no obliga a la Junta a aceptarlas, aunque éstas sean más bajas en precio que la oferta principal, si se entiende que no conviene al Fideicomiso. 3. Oferta "Todo O Nada" En adición a la oferta básica, será admisible una oferta sobre la base de "todo O nada". Consiste en que el licitador ofrezca un precio más bajo para un grupo de renglones, sujetos a la condición de que todos le sean adjudicados. El licitador podrá anotar el precio total rebajado O el porciento de rebaja al lado de cada partida, indicando la frase "todo O nada". La Junta podrá adjudicar individualmente cada una de estas partidas si la oferta fue la mejor, a menos que el licitador haya indicado por escrito "todo O nada" para la oferta total. 4. Oferta Precio Global En sustición de ofertas sobre la base "todo 0 nada", será admisible a los licitadores cotizar sobre la base de precio global ("Lump Sum") Esta consistirá en que el licitador anote al lado de la suma de los renglones para los cuales ha cotizado, una cifra rebajada O señale un porciento de descuento. El licitador ofrecerá una rebaja sobre el precio global, siempre y cuando se le adjudiquen todas las partidas para las cuales cotizó su oferta especial. A menos que el licitador indique lo contrario, la Junta podrá considerar y aceptar las partidas individuales de cualquier oferta, descartando el precio global, si así conviene a los mejores intereses del Fideicomiso. 5. Varias Ofertas por un Mismo Licitador En aquellos casos en que una misma empresa comercial someta varias ofertas para una subasta, ya sea a nombre propio, de alguna de sus subsidiarias O sucursales, de algunos O varios de sus socios, agentes, oficiales y entidades a que éstos pertenezcan, se declararán nulas todas y cada una de las ofertas. 18 6. Ofertas de Precios Estimados No se aceptarán ofertas a base de precios esti mados que puedan variar luego en la facturación, a menos que en la invitación a subasta se haya incluído una disposición o cláusula estableciendo las condiciones en que se aceptarán cambios en precios, una vez adjudicada la subasta. D. Correcciones a Oferta Las correciones en los pliegos de oferta deberán estar debidamente refrendadas por el licitador con su firma, inclyendo la fecha, de lo contrario quedará invalidada la oferta para la partida O partidas correspondientes. Estos deberán ser sometidas antes de la hora y fecha fijadas para la apertura de la Subasta. E. Retiro de las Ofertas 1. El retiro de una oferta radicada podrá efectuarse mediante petición escrita, radicada hasta 24 horas antes de la apertura del acto de subasta. 2. El licitador no podrá radicar una oferta sustituta, una vez retirada la oferta para determinada subasta. 3. Cuando un licitador insista en el retiro de su oferta con posterioridad a la apertura de una subasta, O se negare a aceptar la orden de compra que se emita, ello se considerará como incumplimiento de contrato y le podrán ser aplicadas las sanciones que el Director Ejecutivo estime pertinentes, en armonía con las disposiciones de este Reglamento. F. Modificaciónes a Ofertas 1. Las modificaciones a ofertas se aceptarán hasta veinticuatro (24) horas antes de la hora de apertura de los sobres. La modificación se hará mediante comunicación escrita, radicada ante el Secretario de la Junta y deberá enviarse en sobre cerrado, debidamente identificado con la siguiente información: a. Número de la Subasta b. Fecha C. Hora señalada para la apertura d. Nombre y dirección del licitador 2. Incluir información indicando las razones para la modificación de la oferta. 3. Serán inadmisibles si se radican menos de 24 horas antes de la fecha y hora de la apertura del acto. 4. Toda modificación de oferta será abierta en la fecha y hora señalada para apertura de la subasta original. G. Acto de Apertura de Ofertas 1. Las ofertas se abrirán en el día y hora fijados para su apertura. 2. El acto de apertura será presidido por el Secretario de la Junta O por la persona en quien éste delegue. En el mismo podrán esta presentes los miembros de la Junta de Subastas, los licitadores concernidos y todo funcionario, 19 empleado O persona particular interesada. No será requisito que se constituya la Junta en pleno para el acto de apertura. 3. Se requerirá a todos los licitadores que asistan a la apertura que firmen un registro de asistencia, indicando el nombre de la firma O corporación a quien representen y el puesto que desempeñan en la misma. 4. Las ofertas deberán ser leídas en alta voz por el Secretario de la Junta O la persona que tenga a su cargo el acto, quien verificará la correción, firmará y sellará cada hoja de cotización con el sello oficial de la Junta de Subastas, el cual incluirá la fecha y hora de apertura. 5. Cualquier licitador que haya cotizado en la subasta O persona interesada que así lo solicite, podrá examinar en presencia de un oficial de la Junta de Subastas O de la División de Compras, cualquier documento relacionado con la subasta sometida por otro licitador, después que la oferta contentiva de dicho documento haya sido abierta y leída en público. 6. Una vez abiertas y leídas en público las licitaciones, la Junta no podrá cambiar término o estipulación alguna de la subasta, ni se permitirá a los licitadores presentes realizar una oferta O hacer cambios O modificaciones a la misma. 7. La cancelación de una oferta por parte del licitador después de iniciada la apertura de los pliegos de licitación, se considerará como un incumplimiento de contrato y la Agencia podrá ejecutar la fianza, eliminar a dicho licitador del registro de licitadores y tomar cualesquiera otras acciones legales que se consideren pertinentes. 8. El Secretario y otro funcionario de la Junta que realice el acto de apertura será responsable de levantar el Acta y certificar la misma. H. Entregas 1. En aquellos casos en que se requiera en la invitación una fecha de entrega específica, los licitadores indicaría en su oferta el término O la fecha no más tarde de la cual entregarán los artículos O rendirán el servicio requerido. 2. Adicional a las especificaciones y el precio, la fecha de entrega podrá ser una de las condiciones principales en la evaluación de una subasta, si con ello se beneficia el interés del Fideicomiso. I. Licitaciones Tardías 1. No se tomará en consideración licitación alguna recibida después del día y hora aunque la licitación tardía sea la única recibida. La circunstancia de oferta única deberá constar en el Acta de Apertura. 2. Las ofertas recibidas, una vez vencido el período límite establecido para la apertura y realizada ésta serán devueltas al licitador. 20