Expediente de Empleados

A todo empleado de la Corporación a quien se le extienda nombramiento, se le abrirá un expediente que se identificará con su nombre completo y número de Seguro Social. Dicho expediente deberá reflejar el historial completo del empleado desde la fecha de su ingreso al servicio hasta el momento de su separación definitiva. El Gerente de Recursos Humanos y Relaciones Laborales designará la persona o las personas que serán responsables por la conservación, custodia y mantenimiento de los expedientes de los empleados de la Corporación, según dispone más adelante y en armonía con la Ley Número 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada, que creó el Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. 1. Clasificación de los Expedientes: Los expedientes de los empleados se clasificarán como activos 0 inactivos. Se considerarán expedientes activos, los correspondientes a empleados que se mantengan vinculados al servicio, e inactivos los correspondientes a empleados que se han desvinculado del servicio. 110 2. Contenido de los Expedientes: En estos expedientes se archivará y conservará entre otros, original o copia según corresponda, de los siguientes documentos: a) Historial Personal. b) Examen Médico. c) Copia del Certificado de Nacimiento. d) Notificación de Nombramiento y Juramento. e) Todo Informe de Cambio en cuanto a status, clasificación, sueldo, etc. f) Evaluaciones sobre el trabajo del empleado. g) Certificado de Buena Conducta de la Policía de Puerto Rico. h) Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldo O cualquier otro aspecto relacionado con la retribución. i) Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el servicio, o mejoras administrativas. j) Documentos que reflejen acciones disciplinarias, así como resoluciones de la Junta de Apelaciones al respecto. 111 k) Certificaciones de servicios prestados al Gobierno. 1) Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del expediente. m) Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos. n) Récord de adiestramientos. o) Documentos sobre becas o licencias para estudios, con o sin sueldo tales como contratos de estudio, evidencia de estudios, y solicitudes y autorizaciones de pago de matrícula. p) Récords de licencia. q) Documentación relacionada con la participación de empleados en el Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno y sus instrumentalidades. r) Récord de accidentes por causas ocupacionales. s) Autorizaciones de descuento del sueldo para cuotas de asociaciones, obligaciones contraídas con el Sistema de Retiro 0 la Asociación u otras autorizadas por ley. 112 Los expedientes de los empleados deberán incluir una relación de los documentos contenidos en los mismos. 3. Examen de los Expedientes a) Los expedientes individuales de los empleados tendrán carácter confidencial y podrán ser examinados únicamente para fines oficiales, o cuando lo autorice por escrito al empleado, para otros fines. Los custodios de los expedientes serán responsables por la confidencialidad y el uso de divulgación, en forma escrita u oral, de la información contenida en los expedientes. b) Todo empleado tendrá derecho a examinar su expediente particular, previa solicitud al efecto, en compañía de un oficial de la División. El empleado deberá radicar por escrito al Gerente de Recursos Humanos y Relaciones Laborales la solicitud para examen del expediente, con por lo menos tres (3) días de antelación. Cuando el empleado esté incapacitado por razón de enfermedad física, que le impida asistir personalmente al examen del expediente, podrá delegar por escrito, en un representante legalmente autorizado. Si el impedimento es de incapacidad mental, el expediente podrá ser examinado por la persona que sea designada tutor por el Tribunal correspondiente. 113 Los empleados de la Corporación podrán retener copia de los documentos contenidos en sus expedientes. Las solicitudes en este sentido se harán, por escrito, con no menos de cinco (5) días de antelación a la fecha que se interese el mismo. Se cobrará al empleado por el costo de reproducción. 4. Conservación y Disposición de los Expedientes La Corporación conservará y mantendrá archivados, firmemente adheridos, todos los documentos pertenecientes al expediente individual de los empleados activos e inactivos. La disposición de los expedientes de los empleados de la Corporación se hará conforme a las siguientes normas: a) En el caso de todo empleado que se separe del servicio por cualquier causa, se retendrá y conservará el expediente personal inactivo. La disposición final del expediente se hará conforme a las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. b) Cuando un empleado de la Corporación se haya separado del servicio, y se reinstale se activará el expediente y se incorporarán al mismo los documentos subsiguientes que correspondan a la reanudación y continuación de sus servicios. Si el empleado es nombrado para ocupar un puesto en otra agencia, dicha agencia 114 podrá solicitar inmediatamente a la Corporación el expediente anterior del empleado, y esta deberá remitirlo a la agencia solicitante en un período no mayor de treinta (30) días siguientes a la fecha de la solicitud a fin de que todo historial del empleado en el servicio público se conserve en un solo expediente. c) Cuando un empleado de una agencia comprendida en la Administración Central, Administradores Individuales y agencias excluidas, se nombre en un puesto en la Corporación, se solicitará inmediatamente copia del expediente. d) Si el empleado separado solicita una pensión de un Sistema de Retiro del Gobierno de Puerto Rico, tal Sistema podrá solicitar a la Corporación el expediente del exempleado y ésta lo remitirá al Sistema. En adelante, el Sistema de Retiro conservará el expediente. e) Siempre que se transfiera un expediente de un empleado o de un exempleado de la Corporación a una agencia comprendida en la Administración Central, Administrador Individual o agencia excluída, se preparará una certificación de envio del expediente. h) Los formularios y cartas que formen parte del expediente se conservarán por el tiempo que se 115 conserve el expediente. i) Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencia se conservarán por un período máximo de cinco (5) años, al cabo de los cuales se retirarán para disposición. No obstante, podrá destruirse todo récord de asistencia inmediatamente después de haber sido intervenido por la Oficina del Contralor. j) Los documentos referentes a deudas al erario u obligaciones de los empleados se retendrán en los expedientes hasta tanto se haya saldado la deuda, o aprobado los cursos en el caso de becas, licencias 0 pagos de matrícula. k) Se mantendrá un registro, en el expediente del empleado, de los documentos que hayan sido dispuestos al completar el tiempo de conservación.