PROCEDIMIENTO PARA CELEBRAR SUBASTAS FORMALES

Aviso o Invitación a Subasta 1. El Departamento podrá convocar a subastas formales mediante aviso en uno O más periódicos de 10 circulación general O por invitación. 2. Cuando la convocatoria sea por periódicos, se indicará el sitio, fecha y hora para recoger el pliego de la Subasta. Cuando sea por invitación el pliego se podrá enviar con la convocatoria. En caso de que sea oneroso para el gobierno, se enviará la convocatoria solamente Y se indicará el sitio, fecha y hora donde recoger el pliego. 3. Podrán participar en las subastas convocadas por el Departamento, toda persona natural o jurídica que cumpla con los requisitos exigidos a los licitadores por la Administración de Servicios Generales y que estén inscrito en el Registro de Licitadores de dicha Agencia. 4. Se celebrarán subastas formales por invitación cuando para el bien o servicio que se vaya a adquirir exista un registro de licitadores disponible y cuando se subaste un proyecto que se considere de emergencia en cuya ocasión el Secretario emitirá y firmará una resolución declarándolo así. 5. Cuando la subasta sea convocada por invitación se enviarán los pliegos por escrito a los licitadores incluidos en el Registro de Licitadores de la Administración de Servicios Generales. 6. Cuando un licitador que no esté registrado comparezca con una cotización, la Junta no deberá rechazarlo por este motivo y le dará diez días desde la apertura de la subasta para que someta todos los documentos requeridos para ser incluído en el Registro de Licitadores de la ASG. Si luego de transcurrido los diez días no ha cumplido con dicho requisito, su oferta no será considerada. 7. La Oficina de Compras y Contratos preparará y tramitará toda convocatoria a subasta formal, para 11 lo cual utilizará la información que le provea la oficina concernida con el objeto de la subasta. 8. Todo anuncio de subasta formal requerirá la aprobación del Secretario. 9. Se proveerá un término razonable para el estudio de los pliegos, el cual no deberá ser menor de tres días, desde que se recibe la invitación a subastas y la fecha límite para entregar las ofertas. 10. En aquellos casos que el Secretario entienda que hay necesidad de adquirir bienes o servicios en un corto plazo, para los mejores intereses del Departamento para prestar sus servicios, se podrá dar para el estudio del pliego de subasta no menos de 24 horas. 11. La convocatoria de subasta formal incluirá entre otros, los detalles de la obra a realizarse, servicios, materiales o equipo a adquirirse O arrendarse; venta de chatarra y materiales de construcción excedentes de Acervo. Incluirá además las instrucciones sobre la prestación de fianzas y obtención de planos y especificaciones.