SUBASTAS PARA COMPRAS

E1 área, o las agencias facultadas por el Administrador de Servicios Generales deberán cumplimentar los siguientes requisitos para las compras mediante subasta pública. A. REGISTRO DE SUPLIDORES: El área llevará al día un Registro de Comerciantes por cada rama del comercio que incluirá todos los comerciantes interesados en licitar, para usarse como base al determinar los comerciantes que habrán de ser invitados a licitar. B. CONVOCATORIA A SUBASTA: La convocatoria a subasta deberá ser de conocimiento público utilizándose para ello los medios disponibles; las convocatorias se harán por cualquier medio que asegure una entrega rápida y segura; y a todos los comerciantes se convocarán de igual manera. - 6 E1 administrador determinará en cada caso el procedimiento a seguirse, pero siempre se observarán las siguientes: 1. REGLAS GENERALES: a. Los términos de la convocatoria reflejarán los requerimientos de la agencia en armonía con las necesidades y disposiciones de este reglamento. b. E1 administrador determinará las necesidades minimas aceptables por la agencia; a base de ello procederá, C. El administrador indicará a los licitadores la forma en que identificarán sus sobres de oferta. d. Toda convocatoria a subasta contendrá instrucciones especificas respecto a la forma en que habrán de some* terse las ofertas; así como los términos y condiciones que regirán la transacción. Estos y las especificaciones constituirán la base del contrato. e. En toda solicitud de precios se consignarán todos los elementos que sean necesarios al licitador para someter su oferta. f. Aquellos casos sujetos a condiciones o restricciones especiales deberán contener una nota a esos efectos señalando claramente la condición de manera que permita la tramitación y evaluación adecuada de la subasta. - 7 - g. Documentos adicionales con oferta. En los casos que se requiera de los licitadores que sometan certificación 0 documentos especiales como parte de su oferta, los términos básicos del requerimiento deberán ser establecidos por el Administrador mediante cláusula al efecto. h. Equipos: Cuando se requiera la instalación de un equipo deberá incluirse en las especificaciones una cláusula al efecto de que la labor al realizarse deberá cumplir con los reglamentos vigentes y normas comunes de la ingenieria y seguridad. i. Entrega de Bienes: La fecha limite o término de entrega para los suministros se fijará en armonía con el tipo de suministros a contratarse, procedencia del mismo, y las facilidades de que normalmente disponga el comercio local para esos fines, siempre que ello no conflija con las necesidades de las agencias. j. El administrador determinará la fecha, hora y sitio en que se abrirán las licitaciones. k. E1 administrador deberá consignar en la convocatoria los tipos de descuentos por pronto pago que sean aceptables al Estado, así como el término menor de tiempo que se considere necesario para hacer aceptable la condición de pago. 2. OBLIGACIONES DE LOS LICITADORES: a. Se requerirá de los licitadores que especifiquen claramente en sus cotizaciones: - 8 - 1) garantia 2) nombre del fabricante 3) marca de fábrica 4) referencia o modelo del artículo cotizado 5) si el precio es neto 0 conlleva algún descuento 6) fecha, sitio y hora de entrega de mercancía, si esta no fuere requerida en forma específica. b. Muestras: En los casos en que se soliciten muestras, las mismas deberán ser representativa del artículo que el licitador se propone suministrar. El Administrador determinará si las muestras sometidas cumplen los requisitos solicitados. Las muestras serán suministradas sin costo alguno para el Gobierno y podrán ser recuperadas; por los dueños luego de adjudicada la subasta, siempre que no se trate de muestras de materiales que estén sujetos a ser destruídos durante el proceso de evaluación. 3. OBLIGACIONES DE LAS AGENCIAS PETICIONARIAS a. Las agencias deberán programar sus compras de tal forma que las mismas puedan ser efectuadas conforme a los términos establecidos por este Reglamento, evitando así compras cuya entrega conflija con el tiempo que toma la publicación, adjudicación y entrega de los productos 0 servicios. - 9 - b. Las agencias deberán obligar las asignaciones antes de efectuar las compras de manera que haya balance disponible para la emisión de cada documento de compra y para cubrir los desembolsos cuando los materiales o equipo comprados se reciban 0 los servicios se rindan. C. Las agencias no obtendrán materiales, equipo D servicios sin que medie la correspondiente orden de compra 0 se haya formalizado el correspondiente contrato. 1) Estas deberán mantener un control de las ordenes de compras emitidas, de los materiales recibidos y pendientes de recibir y de los pagos efectuados contra dichas ordenes. 2) Para evitar duplicidad se deberá tener centralizado en una sola unidad todo lo relacionado con las funciones de compra. d. Solicitud de Compra (SC-701) 1) Las agencias someterán su solicitud de compra (SC-701) consignando en ellas, entre otras, los siguientes casos: a) especificaciones b) fecha de entrega c) sitio de entrega d) servicios especiales que se solicitan (1) instalación (2) cursos adiestramientos (3) otros e) Propósito y uso de los artículos 0 servicios solicitados. f) Cualquier otra característica especial. 10 - e. Toda compra de equipo, materiales, impresos y servicios a particulares se efectuará por conducto del Area, con excepción de las compras que se realicen por delegado comprador según dispone este reglamento, el Administrador determinará si la compra se efectuará en el mercado local o a través de su oficina de Nueva York. f. Una vez determinado lo anterior, el Area celebrará la subasta o solicitará en mercado abierto las cotizaciones correspondientes, según sea el caso, de acuerdo a las normas establecidas en este Reglamento y ordenará la mercancía solicitada. g. En caso que la dependencia reciba la mercancía ordenada, en malas condiciones, fuera de especificaciones o en violación de algunos de los términos contractuales, notificará esta situación inmediatamente al Area señalando las circunstancias que dieron lugar a que el oficial receptor no revisara adecuadamente la mercancía antes de recibirla oficialmente. 1) En este caso se le notificará al proveedor para que recoja la mercancía. 2) E1 Gobierno no será responsable de pérdidas o daños que pueda sufrir la mercancía rechazada que no sea recogida rápidamente. 3) E1 Area efectuará la debida reclamación al comerciante o comerciantes concernidos y tomará la acción que juzgue conveniente, considerando las disposiciones de este Reglamento. - 11 - h. Cualquier aviso de cambio que requiera el Area sobre la solicitud de compra, será emitido con prontitud por la agencia afectada. 1) La gestión de compra se detendrá hasta el recibo de la información requerida. 2) En aquellos casos en que a pesar de varias notificaciones la agencia afectada no responda o someta la información requerida, el Area podrá cancelar la solicitud o solicitudes por falta de interés de la agencia peticionaria. i. Los cambios a las solicitudes de compra que no constituyan aumento o rebaja de la cantidad gravada y que pudieren resultar en situaciones que pudieren acarrear trastornos o pérdidas al Gobierno, se informaran al Area por medio de telegrama o por teléfono. 1) El cambio deberá ser inmediatamente confirmado por medio de un aviso de cambio. 4. CONFLICTOS ENTRE EL AREA Y LA AGENCIA PETICIONARIA a. Cuando el Area y la agencia peticionaria no puedan acordar unas especificaciones a base de requisitos mínimos, o la agencia peticionaria no pueda justificar adecuadamente los términos de su solicitud, el Administrador preparará y someterá unas especificaciones generales a la agencia quien las aceptará o rechazará señalando las razones específicas que no le permiten su aceptación. - 12 - b. E1 Administrador podrá también a su discreción ordenar una convocatoria a subasta con especificaciones enmendadas de la cual la agencia, podrá solicitar revisión ante la Junta de Revisiones, de no estar conforme. 5. CANCELACIONES DE CONVOCATORIA A SUBASTA Y DE SUBASTA a. E1 Administrador podrá cancelar o enmendar cualquier convocatoria a subasta por razones justificadas, notificando a los licitadores correspondientes con 48 horas de antelación a la apertura. b. En casos excepcionales podrá cancelarse la convocatoria en cualquier momento antes de la formalización del contrato o de la emisión de la orden de compra. 6. CONTRATOS ESPECIALES Cuando el Administrador determine justificado podrán hacerse compras especiales sujeto a lo siguiente: a. Contratos por Cantidades indeterminadas 1) Se ofrecen cuando al momento de convocar la subasta no se puede precisar la cuantía que estará en demanda por las agencias durante la vigencia del contrato. 2) Para toda subasta cuyo propósito sea establecer contratos periódicos por cantidades indeterminadas las agencias ofrecerán cifras estimadas de consumo. b. Contratos de Renglones Multiples E1 Administrador podrá convocar subastas con el propósito de concertar contratos anuales de renglones 13 múltiples, a base de marcas de fábrica 0 cualquier otro criterio similar cuando: 1) La demanda sea de tal magnitud que no pueda ser atendida por un solo suplidor. 2) La gran variedad de tipos y modelos no permita la selección de un solo producto para uso general. 3) La variedad en las capacidades presupuestarias de las agencias así lo requieren. 4) Las experiencias acumuladas por el personal de la agencia en el uso de distintas marcas y tipos beneficie al interés público. C. Contratos Repetitivos 1) Aquellos contratos por artículos de uso continuo y común lo cual amerita mantener contratos vigentes ininterrumpidamente. a) En situaciones ante las cuales el Area se ve impedida de formalizar un contrato anual repetitivo por mutuo acuerdo con los contratistas del contrato vencido, el Area podrá extender su vigencia bajo los mismos términos y condiciones pero este nunca será por un periodo mayor de un año. C. Radicación de las Ofertas 1. El personal del Area 0 de cualquier otra agencia bajo ninguna circunstancia intervendrá directa o indirectamente con los licitadores en la cumplimentación de los pliegos de ofertas y en forma alguna aconsejará, sugerirá 0 influenciará en la preparación de una oferta. - 14 - 2. Tipos de Ofertas a. Varias Ofertas por el mismo Licitador Cuando una empresa comercial someta varias ofertas en una misma subasta para una 0 todas las partidas a nombre propio o de otro o de varios de sus socios, agentes u oficiales, se declararán nulas todas y cada una de dichas ofertas. b. Ofertas Alternas Cuando así sea requerido en la invitación a subasta un licitador podrá someter una oferta principal y una o varias ofertas alternas por artículos de especificaciones distintas y de distintos precios. C. Oferta Básica Los licitadores cotizarán a base de precios unitarios para cada uno de los renglones en que deseen participar, lo que constituirá la oferta básica. d. Oferta de "Todo o Nada" Será admisible en adición a la oferta básica, la oferta sobre la base de "todo o nada" estableciendo precios condicionados sobre tal base, para una o más partidas, grupo de partidas 0 la totalidad de ellas. 1) A menos que el licitador indique lo contrario con su oferta, la oferta adicional"todo 0 nada" no impedirá que el estado pueda aceptar los precios individuales contenidos en la oferta básica por precios unitarios. - 15 - e. Oferta Precio Global En sustitución de ofertas sobre la base de "todo 0 nada" será admisible cotizar sobre la base de precio global ("Lump Sum"). 1) E1 licitador ofrecerá una rebaja sobre el precio global cotizado a base de precios unitarios siempre que se le adjudiquen todas las partidas para las cuales cotiza. 2) A menos que el licitador indique lo contrario en su oferta el Gobierno podrá considerar y aceptar las partidas individuales de cualquier oferta descartando el precio global si así conviniere al interés público. 3. LICITADORES PERMITIDOS Un manufacturero 0 distribuidor que haya cotizado precios a otros licitadores para que concurran a la subasta, podrá someter también su oferta en la misma subasta. 4. SOBRES DE OFERTAS a. Los sobres conteniendo las ofertas de los licitadores serán sellados con la fecha y hora de recibo según se establezca en la convocatoria a subasta. b. Los mismos no se abrirán bajo ninguna circunstancia hasta la fecha y hora fijada para la apertura. C. El oficial de subastas no aceptará ningún sobre que no esté marcado mediante sello 0 de otra forma identificado con la fecha y hora de su recibo. - 16 - 1) Todo sobre que 11egue después de la fecha y hora fijada para la apertura de la subasta será rechazado, y se devolverá sin abrir al licitador. 5. FORMA Y CONTENIDO DE LOS PLIEGOS DE PROPOSICIONES a. Los pliegos de proposiciones deberán estar firmados en tinta 0 lápiz indeleble por el licitador, su apoderado o su representante autorizado. 1) El Administrador podrá considerar ofertas sin firmar si antes de la apertura de la subasta el licitador afectado 0 su representante autorizado hubiese radicado con el Administrador una carta u otro documento firmado que justifique la ausencia de tal firma y aceptando la responsabilidad correspondiente. 2) También podrá aceptarse una oferta sin firmar si con los pliegos de oferta viene algún documento o carta firmada por el licitador en la cual se haga referencia directa a la transacción. 6. ENTREGAS a. En aquellos casos en que no se requiera una entrega específica, los licitadores deberán indicar en su oferta la fecha 0 términos no más tarde del cual entregarán los artículos o rendirán el servicio requerido. 1) Además de las especificaciones esta podrá ser una de las condiciones principales en la evaluación de una subasta siempre que así se haga constar en la invitación y si con ello se beneficia el interés del público. - 17 7. CAMBIOS DE OFERTA Las correcciones o cambios en los pliegos de oferta deberán estar debidamente iniciadas por el licitador, de lo contrario quedará invalidada la oferta para la partida o partidas correspondientes. 8. RETIRO DE LAS OFERTAS a. El retiro de una oferta radicada ante el Administrador únicamente podrá efectuarse mediante petición escrita radicada antes de la apertura del acto de subastas, señalando en la misma las razones sobre las cuales funda su retiro. 1) El retiro de ofertas posterior a la apertura de cualquier subasta estará condicionado a que inequivocamente pueda comprobarse que la misma se hizo por error y que no puede sostenerse como oferta responsable. b. Efecto del Retiro de Ofertas 1) El licitador no podrá radicar una oferta sustituta una vez retirada la oferta para determinada subasta. 2) Cuando un licitador sin establecer razones meritorias insista en el retiro su oferta o se negare a aceptar la orden de compra que se emita; ello se considerará como incumplimiento de contrato y le podrán ser aplicadas las sanciones que el Administrador estime pertinentes en armonía con las disposiciones de la Sección V, Apartado F de este Reglamento. - 18 - 9. MODIFICACIONES DE OFERTAS a. Las ofertas podrán ser modificadas antes de la apertura mediante comunicación escrita que deberá ser radicada con el Administrador en sobre cerrado debidamente identificado en sitio destacado con el: 1. número de la subasta 2. fecha 3. hora señalada para la apertura 4. nombre y dirección del licitador b. Deberá incluir información indicando las razones para la modificación de la oferta. C. Serán inadmisible si se radican luego de la fecha y hora de la apertura del acto. d. Toda modificación de oferta será abierta en la fecha y hora señalada para apertura de subasta original. D. Acto de Subasta 1. En e1 acto de subasta los asistentes firmarán un registro indicando la firma que representan a fin de cumplimentar el expediente de la subasta. 2. Las ofertas serán leídas en alta voz. 3. Abierta la subasta toda información tendrá carácter público. a. E1 Administrador determinará la forma y manera en que los interesados podrán examinar la información, un licitador a la vez, sin que se afecte el desarrollo normal de las labores. - 19 - b. Toda información relacionada con una subasta será retenida por el Area durante un periodo razonable a fin de que pueda ser inspeccionada por los oficiales de la Oficina del Contralor de Puerto Rico u otros oficiales autorizados. E. Adjudicación de Subasta 1. La adjudicación se hará siguiendo el orden de preferencia de productos nativos, sujeto a las condiciones establecidas en las Secciones 5A y B de la Ley Núm. 96 del 1954; tomando en consideración el Reglamento para la Junta de Preferencia para Compras de las agencias del Gobierno Estatal, aprobado por los miembros de dicha Junta el 6 de febrero de 1962 así como las listas de los artículos aprobados por la referida Junta designando los porcientos que habrán de aplicarse a los distintos productos según el grupo al que correspondan. a. Postor más bajo La subasta se adjudicará a favor del postor más bajo que someta oferta responsable dentro de las especificaciones, términos y condiciones, siempre que esta constituya una fuente segura de abasto, considerando los requerimientos de la subasta en particular. b. Rechazo de Oferta más Baja - 20 - 1) E1 Administrador podrá rechazar la oferta más baja en precio cuando tenga conocimiento y exista evidencia de que el licitador que hace la oferta no ha dado atención y cumplimiento satisfactorio a contratos que le hayan sido otorgados anteriormente por cualquier dependencia del Estado. 2) Cuando no cumple con las especificaciones, requisitos y términos de la subasta. 2. Término de Entrega como Factor Principal a. En la eventualidad que en la convocatoria a subasta no se haya hecho constar que se considerará como factor principal para la adjudicación la premura con que se entreguen los artículos solicitados, no podrá rechazarse la oferta más baja en precio siempre que reúna todas las demás condiciones establecidas, para adjudicarlas a un postor más alto porque este ofrezca una entrega más rápida. 1) Excepto cuando luego de la apertura de la subasta se determine por el Administrador que ese factor puede afectar adversamente el desarrollo del programa en la Agencia peticionaria, en cuyo caso, este se constituirá en factor principal al evaluar las ofertas para adjudicación. - 21 3. Descuentos Pronto Pago Los descuentos por pronto pago podrán descontarse como parte de la oferta a los fines de la adjudicación de la subasta siempre que estos se ajusten a la estipulación que el efecto aparezca en la invitación a subasta. 4. Adjudicación por Partidas a. El Administrador podrá aceptar o rechazar cualquier partida, grupo o grupos de partidas de cualquier oferta, así como ordenar cantidades menores a las establecidas según convenga a los mejores intereses del Estado, siempre que esa no haya sido condicionada por el licitador a una aceptación distinta. 1) E1 Administrador podrá adjudicar las subastas englobando partidas cuando así lo estimare aconsejable y conveniente al interés público. 5. Oferta Unica En los casos en que se recibiere oferta de un sólo licitador esta podrá ser aceptada por el Administrador siempre que se considere justa y razonable. 6. Empate de Ofertas Dos o más ofertas se consideran empatadas cuando sean idénticas en precios, especificaciones y demás condiciones estipuladas en la invitación a subasta. a. E1 Administrador podrá: 1) decidir el empate a base de la experiencia que haya obtenido con los licitadores en contratos que le hayan sido otorgados anteriormente. - 22 - 2) anunciar una nueva subasta donde solo participen los licitadores empatados. 3) 0 podrá adjudicar la misma por sorteo en presencia de los licitadores que hayan resultados empatados. a). En caso de que los representantes de los licitadores no comparezcan, el sorteo podrá efectuarse ante testigos imparciales. 4) Cuando el Administrador lo considere conveniente para los mejores intereses del Gobierno y en casos excepcionales, se podrá adjudicar la subasta a ambos licitadores siempre que se obtenga la aprobación escrita de estos. 7. Rechazo Global a. Se podrá rechazar cualquiera o todas las proposiciones para una subasta durante cualquier etapa de su proceso anterior a la emisión de ordenes de compra: 1) Cuando uno 0 más de los licitadores no cumplan con alguno de los requisitos, especificaciones 0 condiciones estipulados. 2) Cuando se estime que no se ha obtenido la competencia adecuada. 3) Cuando los precios obtenidos son irrazonables. . 4) Cuando no haya fondos disponibles suficientes para pagar los artículos 0 servicios de la oferta más baja en precio. - 23 - 5) Cuando la dependencia peticionaria desista de la compra. 6) Cuando las ofertas demuestren que estos controlan el mercado del producto solicitado, y se han puesto de acuerdo entre sí para cotizar precios irrazonablemente altos. a) En este caso los licitadores envueltos estarán sujetos a las penalidades que se establecen en la Sección V, Apartado F de este Reglamento. b) En los casos enumerados en este inciso, de ser necesario: (1) se anunciará una nueva subasta (2) se negociará la compra 0 (3) se dispondrá del asunto en la forma más beneficiosa para el Gobierno, en armonia con las circunstancias envueltas. 8. Irregularidades Permisibles El Administrador podrá excusar u obviar cualquier informalidad 0 irregularidad menor en las ofertas recibidas, tales como: a. Desviaciones de las especificaciones, términos, y/o condiciones que a juicio del Administrador no estén en conflicto al uso, funcionamiento y calidad de los artículos o servicios, siempre que con ellos se beneficie el interés público. 9. Ordenes de Compra No se adelantará a licitador alguno información oficial sobre los resultados de la adjudicación hasta tanto el Administrador haya impartido su aprobación final. 24 a. Las ordenes de compra se emitirán una vez haya transcurrido el período que establece el Reglamento de la Junta de Revisiones, desde la fecha en que se haya depositado en el correo los avisos de adjudicación. 10. Fianza a. E1 Administrador determinará si los licitadores habrán de someter un depósito 0 fianza por el monto que se estime razonable para garantizar: 1) su oferta, 2) el cumplimiento del contrato que se formalice, 3) 0 cualquier otro aspecto relacionado con la subasta. F. Penalidades a los Licitadores por Incumplimiento de Contrato 1) El Area, ante informalidades en el cumplimiento de contratos, y determinación de falta de responsabilidad económica o de otra índole por parte de los contratistas, podrá imponer aquellas penalidades o medidas que estime adecuadas a la protección del interés público, según se establece a continuación: a. Confiscar la fianza 0 fianzas depositadas en garantía b. Comprar en mercado abierto en cualquier otra fuente de suministro, los artículos objeto del incumplimiento de contrato 0 su igual en el mercado, cargando la diferencia del precio pagado sobre el precio cotizado, el contratista que no cumpli6 su contrato o a su afianzador. C. Cancelar otras ordenes emitidas a favor del contratista en defecto y que aún se encontraren pendientes de entrega, si se entiende que dichas ordenes corren el peligro de ser incumplidas. - 25 - d. Abstenerse de solicitar precios y/o efectuar adjudicaciones a licitadores que tengan deudas con el Estado por causas de incumplimientos de contratos. e. Eliminar de las listas de licitadores, por el tiempo que estimare pertinente, el nombre de cualquier firma que no cumpliere un contrato, o que en otra forma incurriere en defecto. f. Cobrar de cualquier suma pendiente de pago en cualquier otra forma, el monto adeudado por concepto de incumplimiento de contrato. G. Facturación por los Vendedores 1. Todo vendedor deberá cumplimentar en su totalidad la forma "Factura Comprobante" (SC-706) para cada pago total 0 parcial que solicite por materiales, suministros, equipo y/o servicios no personales que hubiere entregado o rendido y estuvieren pendientes de pago. a. La "Factura Comprobante" (SC-706) le será suplida a los vendedores en cantidad suficiente y libre de costo, por el Area 0 cada agente comprador según corresponda. 2. La información provista en la "Factura Comprobante" (SC-706) por parte del vendedor deberá ser precisa y completa para que el pago pueda efectuarse. 3. La factura deberá ser dirigida a la dirección de facturación que seindica en la Orden de Compra. - 26 - 4. Los problemas que surgieren respecto a cualquier pago se resolverán con cada agencia en particular que hubiere autorizado 0 indicado compra. H. Descuentos por Pagos Rapidos 1. Será la política del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico estimular descuentos por pagos a tiempo y asegurarse de que los mismos sean aprovechados siempre que sean ofrecidos. 2. Los documentos de compra que envuelvan la concesión de un descuento por pago rápido serán marcados con un sello que lea "DESCUENTO" para que se le dé al caso la prioridad necesaria y puedan aprovecharse los mismos. 3. En aquellas ordenes de compra que envuelvan la concesión de descuento, (el período de descuento se computará desde la fecha en que el embarque final de los artículos sea entregado, finalmente inspeccionado y aceptados) ; que los servicios sean rendidos, o los documentos de compra y facturas correspondientes debidamente aprobadas sean presentadas para el pago por el contratista, lo que ocurriere último. a. La fecha de pago será la que aparezca en el cheque emitido por el Gobierno. I. Impugnaciones o Apelaciones 1. Cualquier licitador o agencia que por objeciones razonables no está de acuerdo con alguna convocatoria a 27 subasta formal, licitación 0 adjudicación, podrá impugnar la misma conforme a los términos del Reglamento de la Junta de Revisiones del Area de Compra y Suministros de la Administración de Servicios Generales. 2. Las siguientes decisiones o determinaciones no estarán sujetas a impugnación: a. Las determinaciones del Administrador en casos cuyo monto sea menor del limite establecido en la ley de Compras y Servicios, para la celebración de subasta pública. b. Las decisiones del Administrador hechas a base de disposiciones prescritas por reglamentación. 3. No se extenderá la vigencia de ningún contrato o parte de éste a favor de licitadores impugnantes que figuren como suplidores en contratos vencidos, cuya extensión se propone.