EXPEDIENTES DE EMPLEADOS

Los expedientes de los empleados deberán reflejar el historial completo de éstos desde la fecha de su ingreso original al servicio público hasta el momento de su separación definitiva. La Autoridad será responsable de la conservación, custodia y mantenimiento de los expedientes de los empleados, según se dispone más adelante y en armonia con la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada, que creó el Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos y el Reglamento para la Administración del 3 de agosto de 1992 121 Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. 1. Clasificación de los expedientes Los expedientes de los empleados se clasificarán como activos o inactivos. Se considerarán expedientes activos los correspondientes a empleados que se mantengan vinculados al servicio, e inactivos los expedientes de los empleados que se han desvinculado del servicio. 2. Contenido de los expedientes A todo empleado a quien se le extienda cualquier tipo de nombramiento, se le abrirá un expediente, que se identificará con el nombre completo del empleado y el número de seguro social. En este expediente se archivará, entre otros, el original o copia, según corresponda, de los siguientes documentos: a. Historial personal b. Copia auténtica del certificado de nacimiento C. Notificación de nombramiento y juramento d. Todo informe de cambio en cuanto a status, sueldo, clasificación, etc. e. Evaluaciones sobre el trabajo del empleado f. Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldo o cualquier otro aspecto relacionado con la retribución g. Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el servicio, mejoras administrativas 3 de agosto de 1992 122 h. Documentos que reflejen acciones disciplinarias, así como resoluciones de los foros correspondientes al respecto. i. Certificaciones de servicios prestados al Gobierno. j. Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del expediente k. Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos 1. Evidencia de adiestramiento m. Documentación relacionada con la participación de empleados en el Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno y sus instrumentalidades. n. Documentos sobre becas o licencias para estudios, con o sin sueldos, tales como contratos, evidencia de estudios o solicitudes, además autorizaciones para pagos de matrícula. O. Evidencia de licencias concedidas p. Evidencia de accidentes por causas ocupacionales. q. Autorizaciones de descuento del sueldo para cuotas de asociaciones, obligaciones contraídas con el Sistema de Retiro, la Asociación de Empleados, u otras autorizadas por ley. Se enviará a la Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados del Gobierno y de la Judicatura las copias requeridas de todos aquellos documentos que reflejen el historial y acciones de personal de cada empleado (con excepción de los casos de empleados con status transitorio). Tales como: 3 de agosto de 1992 123 a. Historial personal b. Examen médico C. Copia auténtica del certificado de nacimiento d. Notificación de nombramiento y juramento e. Informes de cambios f. Cartas de reconocimiento, amonestaciones, castigos, notificaciones de ascensos, traslados y descensos. Los expedientes de los empleados deberán incluir una relación de los documentos contenidos en los mismos. 3. Examen de los expedientes a. El custodio de los expedientes de los empleados será el Director del Area de Personal de la Autoridad. b. Los expedientes individuales de los empleados tendrán carácter confidencial y podrán ser examinados únicamente para fines oficiales o cuando lo autorice por escrito el propio empleado para otros fines. Los custodios de los expedientes serán responsables por la confidencialidad y el uso o divulgación en forma escrita u oral de la información contenida en los expedientes. C. Todo empleado tendrá derecho a examinar su expediente en compañía del custodio de los mismos. El empleado deberá radicar la solicitud para el examen del expediente con por lo menos, tres días de antelación. En el caso de que el empleado esté 3 de agosto de 1992 124 incapacitado por razón de enfermedad física que le impida asistir personalmente al examen del expediente, podrá delegar por escrito en un representante. En el caso de que el impedimento sea incapacidad mental, el expediente podrá ser examinado por la persona que sea designada tutor por el Tribunal correspondiente. d. Los empleados podrán obtener copia de los documentos contenidos en sus expedientes mediante el pago del costo de reproducción, más cualesquiera derechos que por ley se exigieren. Las solicitudes de copia se harán por escrito con no menos de cinco (5) días de antelación. En el plazo indicado, se deberá entregar copia del documento solicitado. e. Los custodios de los expedientes podrán delegar en subalternos la representación oficial a los fines del examen del expediente. 4. Conservación y disposición de los expedientes Se conservarán y mantendrán archivados, firmemente adheridos, todos los documentos pertenecientes al expediente individual de empleados activos e inactivos. La disposición de los expedientes de los empleados se hará conforme a las siguientes normas: a. En el caso de todo empleado que se separe del servicio por cualquier causa, se retendrá y conservará el expediente personal inactivo por un 3 de agosto de 1992 125 periodo de cinco (5) años. La disposición final se hará conforme a las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. b. En el caso de que un empleado que se haya separado del servicio se reintegre a un puesto en la Autoridad antes del período de cinco (5) años, ésta reactivará el expediente e incorporará los documentos subsiguientes que correspondan a la reanudación y continuación de sus servicios. Si otra agencia solicita el expediente del empleado por razón de que éste se haya reintegrado al servicio, se le remitirá a dicha agencia el expediente del empleado en un período no mayor de treinta (30) días siguientes a la fecha de la solicitud, a fin de que todo el historial del empleado en el servicio público se conserve en un solo expediente. C. Si el empleado separado solicitara una pensión de un Sistema de Retiro del Gobierno de Puerto Rico, tal sistema podrá solicitar el expediente del empleado y la Autoridad lo remitirá al Sistema. En adelante el Sistema de Retiro conservará el expediente. 3 de agosto de 1992 126 d. En todo caso en que ocurra la muerte de un empleado activo que no sea participante del Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno de Puerto Rico, la agencia conservará el expediente y dispondrá de él de acuerdo a las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos de la Rama Ejecutiva. En caso de que el empleado sea un participante de dicho Sistema de Retiro, se enviará el expediente al Sistema de Retiro, junto con el Informe de Cambio notificando el fallecimiento. e. Siempre que se transfiera un expediente de un empleado o de un ex empleado de la Autoridad a otra agencia, se preparará una certificación de los documentos que se incluyen en el expediente y la agencia que lo recibe verificará y certificará el recibo de los documentos. f. Luego de que un expediente se mantenga inactivo cinco (5) años en la Autoridad, se preparará una tarjeta acumulativa de los servicios prestados por el empleado incluyendo todas las acciones de personal, indicando la fecha en que éstas se llevaron a cabo y los salarios devengados. La información incluida en la tarjeta acumulativa constituirá un resumen completo del historial del empleado. El custodio de los expedientes 3 de agosto de 1992 127 certificará la veracidad de la información y se procederá con el expediente, de conformidad con el Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. g. Los formularios y cartas que formen parte del expediente se conservarán por el tiempo que se conserve el expediente. h. Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencias se conservarán por un período máximo de cinco años, al cabo de los cuales se retirarán para destrucción. No obstante, podrá destruirse todo documento de asistencia inmediatamente después de haber sido intervenido por la Oficina del Contralor. i. Los documentos referentes a deudas de erario u obligaciones de los empleados se retendrán en los expedientes hasta tanto se haya saldado la deuda, o aprobado los cursos en el caso de becas, licencias o pagos de matrícula. j. Se mantendrá un registro en el expediente del empleado de los documentos que hayan sido destruidos al completar el tiempo de conservación. 5. Otros documentos relativos a la administración de personal se conservarán de acuerdo a las siguientes disposiciones: 3 de agosto de 1992 128 a. Los documentos referentes a la clasificación de los puestos se conservarán mientras exista el puesto, independientemente de su evolución, Luego de que se elimine el puesto se mantendrá inactivo por un año y se procederá a su disposición de acuerdo al Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. b. Las certificaciones de elegibles se mantendrán activas por un año a partir de la fecha de expedición. Luego se conservarán inactivas por otro año y se dispondrá de ellas de acuerdo al Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. C. Los registros de elegibles se conservarán inactivos por un año a partir de la fecha de cancelación o vencimiento y se dispondrá de ellos de acuerdo a las disposiciones del Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. d. Las solicitudes de examen de personas que resulten inelegibles en los exámenes se conservarán por seis meses. Las solicitudes de examen de las personas que resulten elegibles se conservarán por el tiempo que dure la vigencia del registro. Se dispondrá de ambos en conformidad con las disposiciones del 3 de agosto de 1992 129 Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.