Regl. 4790, art. 18-18.2
Contenido de los expedientes
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Cite as Reglamento Núm. 4790, Art. 18-18.2
A todo empleado a quien se le extienda cualquier tipo de
nombramiento, se le abrirá un expediente, que se identificará
con el nombre completo del empleado y el número de seguro
social. En este expediente se archivará y conservará, entre
otros, el original de los siguientes documentos:
1.
Historial personal;
2. Examen médico;
3.
Copia autenticada del certificado de nacimiento;
4. Formulario I-9 del Servicio de Inmigración y
Naturalización.
5.
Notificación de nombramiento y juramento;
6.
Informes de cambios en cuanto a status, sueldo,
clasificación, etc.;
7.
Evaluaciones sobre el trabajo del empleado;
8.
Documentos que reflejen la concesión de aumentos de
sueldos o cualquier otro aspecto relacionado con la
retribución;
9.
Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias,
excelencia en el servicio, O mejoras
administrativas;
10. Documentos que reflejen acciones disciplinarias,
asà como resoluciones de los Foros Apelativos.
11. Certificaciones de servicios prestados al Gobierno;
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12. Cartas de enmiendas a documentos que formen parte
del expediente;
13. Comunicaciones sobre ascensos, traslados y
descensos;
14. Récord de adiestramiento;
15. Documentación relacionada con la participación de
empleados en el Sistema de Retiro de los Empleados
del Gobierno y sus instrumentalidades;
16. Documentos sobre becas o licencias para estudios,
con o sin sueldo, tales como contratos, evidencia
de estudios, y solicitudes y autorizaciones de pago
de matrÃcula;
17. Récords de licencias;
18. Récords de accidentes por causas ocupacionales;
19. Autorizaciones de descuento del sueldo para cuotas
de asociaciones, obligaciones contraÃdas con el
Sistema de Retiro, la Asociación de Empleados, u
otras autorizadas por ley.
Los expedientes de los empleados deberán incluir una relación
de los documentos contenidos en los mismos.
Se enviarán a la Administración de los Sistemas de Retiro de
los Empleados del Gobierno y de la Judicatura dos (2) copias
de todos aquellos documentos que reflejen el historial y
acciones de personal de cada empleado (con excepción de los
casos de empleados con status transitorio en puestos de
duración fija) tales como:
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Copia autenticada del certificado de nacimiento;
Notificación de nombramiento y juramento;
Informes de cambios relativo a traslados, renuncias
O separaciones del sercicio.