Regl. 4791, art. 15-15.2
Contenido de los Expedientes
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Cite as Reglamento Núm. 4791, Art. 15-15.2
A todo empleado a quien se le extienda cualquier tipo de
nombramiento, se la abrirá un expediente, que se identificará con
el nombre completo del empledo y el número de seguro social. En
este expediente se archivará y conservará, entre otros, el original
de los siguientes documentos:
1. Historial personal;
2.
Examen médico;
3.
Copia autenticada del certificado de nacimiento;
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4. Formulario I-9 del Servicio de Inmigración y
Naturalización.
5. Notificación de nombramiento y juramento;
6. Informes de cambios en cuanto a status, sueldo,
clasificación, etc. ;
7.
Evaluaciones sobre el trabajo del empleado;
8. Documentos que reflejen la concesión de aumentos de
sueldos o cualquier otro aspecto relacionado con
salarios;
9. Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias,
excelencia en el servicio, o mejoras administrativas;
10. Documentos que reflejen acciones disciplinarias, asà como
resoluciones de los foros apelativos;
11. Certificaciones de servicios prestados al Gobierno;
12. Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del
expediente;
13. Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos;
14. Récord de adiestramiento;
15. Documentación relacionada con la participación de
empleados en el Sistema de Retiro de los Empleados del
Gobierno y sus instrumentalidades;
16. Documentos sobre becas o licencias para estudios, con o
sin sueldo, tales como contratos, evidencia de estudios,
y solicitudes y autorizaciones de pago de matrÃcula;
17. Récords de licencias;
18. Récords de accidentes por causas ocupacionales;
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19. Autorizaciones de descuento del sueldo para cuotas de
asociaciones, obligaciones contraÃdas con el Sistema de
Retiro, la Asociación de Empleados, u otras
autorizaciones por ley.
Los expedientes de los empleados deberán incluir una relación
de los documentos contenidos en los mismos.
Se enviará a la Administración de los Sistemas de Retiro de
los Empleados del Gobierno y de la Judicatura dos (2) copias de
todos aquellos documentos que reflejen el historial y acciones de
personal de cada empleado (con excepción de los casos de empleados
con status transitorio en puestos de duración fija) tales como:
a. Copia autenticada del certificado de nacimiento;
b. Notificación de nombramiento y juramento;
C. Informes de cambios que reflejen traslados o
renuncias;