Conservación y Disposición de los Expedientes

Se conservarán y mantendrán archivados, firmemente adheridos todos los documentos pertenecientes al expediente individual de empleados activos e inactivos. 70 La disposición de los expedientes de los empleados se hará conforme a las siguientes normas: 1. En el caso de todo empleado que se separe del servicio por cualquier causa, se retendrá y conservará el expediente personal inactivo por un período de cinco años. 2. En el caso de un empleado que se haya separado del servicio y se reintegre al servicio en el mismo Departamento antes del período de cinco años, se reactivará el expediente e incorporará los documentos subsiguientes que correspondan a la reanudación y continuación de sus servicios. Si otra agencia solicita el expediente del empleado por razón de que éste se haya reintegrado al servicio, se le remitirá a dicha agencia el expediente del empleado en un período no mayor de treinta (30) días siguientes a la fecha de la solicitud, a fin de que todo el historial del empleado en el servicio público se conserve en un solo expediente. 3. Si el empleado separado solicita una pensión de un sistema de retiro del Gobierno de Puerto Rico, tal sistema podrá solicitar el expediente del ex-empleado y el Departamento lo remitirá al Sistema. En adelante el Sistema de Retiro conservará el expediente. 71 4. En todo caso en que ocurra la muerte de un empleado activo que no sea participante del Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno de Puerto Rico, el Departamento conservará el expediente y dispondrá de él de acuerdo a las normas establecidas. En caso de que el empleado sea un participante de dicho Sistema de Retiro, se enviará el expediente al Sistema de Retiro, junto con el Informe de Cambio notificando el fallecimiento. 5. Siempre que se transfiera un expediente de un empleado o de un ex-empleado del Departamento a otra agencia se preparará una certificación de los documentos que se incluyen en el expediente y la agencia que lo recibe verificará y certificará el recibo de los documentos.