ORDENES DE COMPRA

A. Una vez se celebre la Subasta o se solicite en mercado abierto las cotizaciones correspondientes, según sea el caso, el Comprador emitirá una Orden de Compra. B. Antes de enviar la Orden de Compra, se obligarán los fondos correspondientes, de manera que se facilite el trámite de pago, una vez se haya recibido los materiales, equipos o los servicios. C. No se obtendrán materiales, equipo o servicios sin que medie la correspondiente Orden de Compra, o se haya formalizado el correspondiente Contrato. La Oficina de Propiedad, Compras y Suministros mantendrá un control de las Ordenes de Compras emitidas. -36- D. En caso de que el Oficial Receptor reciba la mercancía ordenada en malas condiciones, fuera de especificaciones o en violación de alguno de los términos contractuales, éste notificará la situación inmediatamente al Secretario Auxiliar de Administración. En este caso se le notifica al proveedor que recoja la mercancía, y en caso de conflicto se procede conforme a las leyes aplicables. E. Descuento por Pronto Pago 1. Será la política del Departamento, estimular descuentos por pronto pago y asegurarse de que los mismos sean aprovechados. 2. Los documentos de compra que envuelven la concesión de un descuento por pronto pago serán marcados con un sello que lea "Pronto Pago" para que se le dé al caso la prioridad necesaria y puedan aprovecharse los mismos. 3. En aquellas órdenes de compra que envuelvan la concesión de descuento, por pronto pago, la fecha para tomar el descuento se considerará una vez recibidas, inspeccionados y aceptados, los artículos o los servicios, y se haya recibido la factura correspondiente o lo que ocurriera último. La fecha de pago será la que aparezca en el cheque emitido por el Departamento. -37-