Gastos de Representación del Secretario

Cuando el Secretario tenga la necesidad de incurrir en gastos de representación deberá acompañar las facturas, recibos o evidencia correspondiente. En caso de no ser posible obtener éstos, acompañará una declaración, en la cual hará constar el tipo de agasajo o actividad, la razón o motivo para el agasajo, lugar en que se llevó a cabo y el importe pagado. La cantidad a que tiene derecho el Secretario para estos gastos de representación no excederá de la cantidad consignada en el presupuesto para estos propósitos. -24- En los casos en que el Secretario tenga que realizar una misión oficial en Estados Unidos, Puerto Rico o en el extranjero que requiera, ya sea por necesidades de servicio, por razones protocolarias o por considerarse beneficioso para la buena imagen del Departamento o para el Gobierno de Puerto Rico, que el cónyuge le acompañe; los gastos por concepto de pasaje, alojamiento, dietas o gastos incidentales al viaje, se efectuarán con cargo a la cantidad presupuestada para este concepto. El Secretario tendrá que acompañar una relación de los gastos incurridos, así como la evidencia correspondiente. De no ser posible, presentará una declaración detallada justificando la necesidad del gasto incurrido. El Departamento podrá adelantar una cantidad estimada para gastos de representación. Luego de determinarse el gasto realmente incurrido, el Secretario reembolsará aquella cantidad no utilizada o se le pagará previa la evidencia o justificación, el importe o cantidad gastada en exceso de la cantidad estimada. También podrá cargar a una trajeta de crédito solicitada a un banco comercial, para estos efectos, los gastos de representación que incurra. Cuando el Secretario considere conveniente designar a un funcionario o empleado para que actúe como su representante autorizado en alguna actividad, deberá autorizar a éste por escrito. En dicha autorización se hará constar la actividad en que el funcionario designado desempeñará la representación, la fecha en que se llevará a cabo la misma y el importe estimado a gastar. Además, deberá indicarse si se le autoriza a efectuar desembolsos de sus fondos particulares. -25- La referida autorización se acompañará junto con la factura, recibo o evidencia correspondiente al tramitar el pago, liquidar el anticipo 0 al solicitar el reembolso del gasto de representación incurrido por el funcionario autorizado. Se podrá obtener tarjetas de crédito para los funcionarios que el Secretario determine podrían ser autorizados a incurrir en este tipo de gasto.