- EXPEDIENTES DE PARTICIPANTES Y PENSIONADOS

52.1- El Administrador devolverá los expedientes de los participantes activos y de los empleados que se hayan desvinculado totalmente del servicio público a las agencia donde el participante esté prestando servicios 0 a la agencia donde haya prestado servicios por última vez, según sea el caso. Solamente se retendrán en la Jall Administración los expedientes de los pensionados, de los participantes y pensionados fallecidos y los expedientes de préstamos. 52.2- Los patronos miembros del Sistema establecerán, en consulta con el Administrador, un sistema de control de los Expedientes de Retiro, que permita que los expedientes se localicen prontamente y para asegurar la fidelidad, confiabilidad y confidencialidad de los documentos que estén incluidos en dicho expediente y en los cuales se refleje el status del participante. 52.3- Cada patrono gubernamental deberá nombrar un Coordinador de Asuntos de Retiro, que se encargue de mantenerse al día en relación con los requisitos y procedimentos que establezca el Administrador para los diferentes servicios y beneficios. Los Coordinadores de Asuntos de Retiro tendrán los siguientes deberes y funciones: 81 (a) deberán conocer y tener disponibles todos los formularios necesarios para la tramitación de las diferentes solicitudes; (b) deberán orientar a los participantes de sus respectivas agencias en relación a los beneficios y servicios del Sistema; (c) llevar un registro de los casos radicados y darles el correspondiente seguimiento; (d) distribuir a los participantes de su agencia las comunicaciones oficiales del Sistema que de una u otra manera les afecten o cuyo propósito sea el de información general; (e) coordinar con la Administración las orientaciones generales para los participantes de su agencia; (f) mantener comunicación con el Centro de Representantes de Servicio de la Administración para el seguimiento de los casos, cuando esto sea necesario. 52.4- Los Expedientes de Asuntos de Retiro deberán incluir, permanentemente, los siguientes documentos: (a) el Acta de Nacimiento del participante. Este documento deberá estar en original del Acta Certificada de Nacimiento o en Acta de Bautismo acompañada de una certificación negativa del Registro Demográfico. En ausencia de Acta de Nacimiento o Acta de Bautismo, se aceptará un certificado de la Comisión Estatal de Elecciones donde conste la edad del Jall participante a la fecha de su inscripción como elector. Cuando el nombre del participante según aparece en el Acta de Nacimiento, en el Acta de Bautismo 0 en la Certificación de la Comisión Estatal de Elecciones, no coincida con el nombre que figura en el nombramiento del participante, éste deberá someter una declaración jurada acreditativa de que es una y la misma persona; (b) la Notificación de Nombramiento y Juramento (OP-11) o el formulario que se utilice en la agencia para informar los nombramientos, sean de carrera 0 de confianza; (c) los Informes de Cambios (OP-15) 0 el formulario u Hoja de Servicio utilizado en la agencia para registrar y notificar las transacciones que afecten la condición personal del empleado y su condición de trabajo; 82 (d) si el participante ingresó por primera vez al Sistema después del 1 de julio de 1968, la Declaración Individual (08-39) utilizada por el participante para hacer constar por escrito su opción de acogerse al plan de coordinación 0 de completa suplementación. (e) En casos meritorios, cualquiera de los documentos indicados en los incisos anteriores podrán ser sustituidos por una certificación firmada por el Administrador y el Director del Area de Beneficios. 52.5- Los formularios de Designación de Beneficiarios (08-20) y de información demográfica del participante, continuarán enviándose a la División de Archivo de Beneficios de la Administración, tan pronto se nombre al empleado. 52.6- Cuando un participante activo del Sistema necesite realizar alguna gestión o trámite ante el Administrador, solicitará de su patrono que remita a la Administración su Expediente de Asuntos de Retiro. Si el participante está inactivo por haberse desvinculado del servicio gubernamental sin haber pedido el reembolso de sus aportaciones acumuladas, la solicitud deberá presentarla al último patrono para el cual prestó servicios. 52.7- El Coordinador recibirá la solicitud de beneficios o servicio del participante, la incluirá en el Expediente de Asuntos de Retiro y enviará la solicitud junto con el expediente a la Administración. El envio podrá hacerlo personalmente 0 a través de un mensajero y el expediente se entregará en el Centro de Representantes de Servicio de la Administración. El Centro de Representantes de Servicio recibirá la solicitud con el expediente, verificará todos los documentos requeridos y entregará un recibo al Coordinador o su mensajero, como evidencia de la entrega del expediente. Será obligación del Coordinador conservar este recibo con la hoja de control de salida Jall de expedientes que el patrono estableza. El expediente y la solicitud serán referidos dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a su recibo al área correspondiente para ser trabajada. Terminados los trámites, el Expediente trabajado se referirá a la División de Archivos del Area de Beneficios de la Administración, para preservar en el sistema mecanizado de la Administración, la información necesaria sobre el servicio prestado al participante. El expediente se devolverá al Coordinador de Retiro, dentro del término de diez (10) días de haberse prestado del servicio al participante.