Subastas Informales

En las subastas informales se podrán solicitar cotizaciones por escrito, sin cumplir con los requisitos de una subasta formal, pero cumpliendo con los propósitos de este Reglamento, y particularmente con las siguientes reglas: (a) Aprobación La aprobación de las subastas informales será responsabilidad del comprador y/o sub-delegado comprador por recomendación del jefe de la División de Compras, siempre y cuando la compra no exceda la cantidad de quince mil dólares ($15,000.00). Toda compra que exceda la cantidad de quince mil ($15,000.00), será hecha mediante subasta formal, salvo las situaciones en que proceda la compra mediante mercado abierto o procedimiento extraordinario según las disposiciones de este Reglamento. (b) Publicación La publicación de las subastas informales se hará utilizando principalmente la forma impresa "Solicitud de Precios en Mercado Abierto". (c) Fianza de Ejecución No se requirirán fianzas de ejecución, excepto en los casos que se estime pertinente, y ello será determinado por el Jefe de Compras, con el visto buenó del Director del Area de Asuntos Administrativos. (d) Resumen de Ofertas Las ofertas que se reciban, se consignarán en un Resumen de Ofertas. (e) Evaluación y Adjudicación En la evaluación de las ofertas de subastas informales podrá participar el comprador, el Jefe de Compras, el 23 Director del Area de Asuntos Administativos y el Director de la unidad solicitante y cualquier otro asesor técnico. La recomendación de adjudicación deberá estar firmada por el Comprador y requerirá la aprobación del Jefe de Compras. (f) Clasificación de las Compras Informales Las compras informales descritas en este artículo se regirán por las siguientes condiciones, de acuerdo con su clasificación, y a base del importe total de cada caso: (1) Desde $0.01 hasta $150.00 Mediante el uso de caja chica ("petite cash"), de acuerdo con el procedimiento especial en vigor para estos pagos. El uso de caja chica no se provee para renglones de inventario, excepto en aquellos casos en que no se disponga de los artículos en el almacén central y se requieran los suministros con urgencia. La unidad interesada deberá solicitar el adelanto de efectivo de la caja chica al Jefe de Compras y posteriormente someter los comprobantes de compra para completar el expediente. No se patrocinará el reembolso de dinero por conductos y/o servicios comprados con fondos personales, excepto cuando sea necesario y conveniente para los mejores intereses de la Administración. (2) DESDE $151.01 hasta $2,000. Mediante solicitud de cotización verbal, a tres firmas vendedoras, si los precios cotizados se consideran razonables en comparación con el costo normal de los suministros en el mercado local. Siempre que fuere factible deberá establecerse competencia razonable en compras que excedan los $500.00. (3) Desde $2,001 hasta $15,000. Mediante solicitud de cotización escrita utilizando la forma impresa denominada "Solicitud de Precios", de por lo menos tres (3) oferentes, si los hubiese en el mercado y promoviendo una competencia razonable que permita conseguir el mejor precio posible conforme a las condiciones del mercado, fechas de entrega requeridas, y la disponibilidad de los suministros. (4) Desde $15,001.00 en adelante Mediante solicitud de cotización escrita utilizando la forma impresa denominada "Subasta Formal", de por lo menos cinco (5) oferentes, si los hubiera en el mercado y promoviendo una competencia razonable que permita conseguir el mejor precio posible conforme a las condiciones del mercado, fechas de entrega requeridas, y disponibilidad de los suministros. Para 24 compras de esta cuantía, se requerirá la aprobación del Director del Area de Asuntos Administrativos. (5) Compras de equipo En las compras de equipo se deberá solicitar la cotización firmada por el licitador, sin importar la cuantía envuelta en la transacción.