Oficiales de Control de la Propiedad

A. Designación "El Director Ejecutivo nombrará por recomendación del Director de la División de Finanzas y Presupuesto a los Oficiales de Control de la Propiedad. Para la aprobación del nombramiento, el Director Ejecutivo evaluará la experiecnia y la preparación académica del candidato, asi como otras circunstancias particulares que él requiera. En oficinas regionales de gran volumen de propiedad, para su mejor control, el Director de la División de Finanzas y Presupuesto podrá nombrar sub-oficiales de control de la propiedad previa recomendación del jefe del programa, para que éstos manejen la propiedad del programa que se considere necesaria controlar y mantener records separados. Los sub-oficiales de control de la propiedad le responderán al oficial de control de la propiedad del programa correspondiente nombrados por el Director Ejecutivo y serán responsables de mantener al día todos los expedientes de propiedad". 8 - B. Responsabilidad Los Oficiales de Control de la Propiedad serán responsables al Director de la División de Finanzas y Presupuesto de la Administración de la contabilidad de la propiedad de la Administración. Esta responsabilidad conlleva la obligación de mantener al día todos los expedientes de propiedad, aún cuando ésta se encuentre en el almacén, o bajo su posesión o la de otros funcionarios o empleados, dentro o fuera de los límites jurisdiccionales de la Administración. C. Cese de responsabilidad La responsabilidad de un Oficial de Control de la Propiedad comenzará en el instante en que reciba fisicamente la propiedad y el Director Ejecutivo asuma jurisdicción sobre la misma y no cesará hasta tanto ocurra algunos de los siguientes eventos: 1- En caso de propiedad que ha de ser transferida a otra agencia o unidad de inventario, hasta que el Oficial de Control de la Propiedad que ha de recibirla, haya asumido formalmente responsabilidad sobre la misma, de conformidad con los procedimientos establecidos; 2- En caso de ausencia prolongada o renuncia, hasta que mediante una investigación oficial se determine fiel cumplimiento de sus obligaciones; 3- En caso de propiedad inservible, hasta que formalmente se le autorice a darla de baja de acuerdo con los procedimientos establecidos; y 4- En otros casos, hasta que se le releve oficialmente por escrito y por autoridad competente de la responsabilidad. 9 D. Cumplimiento de procedimientos E1 Oficial de Control de la Propiedad en cada unidad de inventario ejecutará todas las labores que le imponga el Director Ejecutivo o el Director de 1a División de Finanzas y Presupuesto de la Administración en relación con contabilidad, custodia, cuidado, protección, conservación y uso adecuado de aquella propiedad sujeta a su jurisdicción. Será responsable de que se cumplan fielmente los procedimientos establecidos por la Administración de conformidad con este Reglamento. E1 Oficial de Control de la Propiedad será responsable por toda la propiedad que se le asigne al ser nombrado. Deberá tener recibos firmados de los empleados que tengan custodia directa sobre la propiedad a su cargo, de manera que éstos sean responsables del control y buen uso de la misma. E. Fianza E1 Director Ejecutivo notificará al Secretario de Hacienda el nombramiento de todo oficial de control de la propiedad a tono con el reglamento prescrito por el Secretario de Hacienda para que este le contrate la fianza correspondiente. F. Entrega de propiedad Antes de cesar un funcionario o empleado en el servicio, deberá hacer entrega mediante el recibo correspondiente al Oficial de Control de la Propiedad de toda la propiedad de la Administración que tuviera bajo su custodia directa. Este deberá examinarla cuidadosamente, para determinar si está completa o si se han violado disposiciones de ley o reglamento relativas al cuidado y protección de la propiedad. E1 Director Ejecutivo no deberá certificar la nómina de pago final al funcionario 0 empleado que cesa, o a sus herederos, a menos que el Oficial de Control de la Propiedad le certifique - 10 - que se ha dado cumplimiento a las disposiciones de este artículo, y que el funcionario o empleado está libre de responsabilidad. Todo funcionario que en una u otra forma intervenga en la certificación de la nómina, será responsable de ver que se cumpla con estas disposiciones. Si el funcionario 0 empleado hubiere sido indebidamente incluído en nómina, el Director Ejecutivo retendrá el cheque hasta que el empleado entregue la propiedad 0 su valor equivalente. Cuando cese el oficial 0 sub-oficial de Control de la propiedad deberá someter un inventario de la propiedad al Director Ejecutivo 0 su representante autorizado.