Gastos Reembolsables

a. Dietas 1. Escala de Dietas A las personas a quienes se les autorice a viajar dentro de los límetes jurisdiccionales de Puerto Rico en asuntos oficiales, se les pagará la parte de la dieta que corresponda por el desayuno, almuerzo y comida de acuerdo con la hora de salida y retorno a su residencia oficial o privada hasta las cantidades que se indican en la siguiente escala: 2. Alojamiento Las personas designadas a viajar dentro de los límites jurisdiccionales de Puerto Rico podrán cobrar gastos de alojamiento cuando la distancia existente entre el puesto temporero y la residencia oficial 0 privada de ésta sea tal que resulte más conveniente para el servicio que la persona pernocte en el lugar de su puesto temporero, según sea determinados por el Director Ejecutivo o su Partida Regreso Cantidad antes de después de Desayuno 6:30 am 8:30 am $2.50 Almuerzo 12:00 m 1:00 pm $ 5.50 Comida 6:00 pm 7:00 pm $8.50 Dieta Diaria $16.00 representante autorizado. 3. Reembolso por Gastos de Alojamiento En estos casos la persona tendrá derecho al reembolso de los gastos de alojamiento realmente incurrido mediante la prestación de facturas comerciales, recibos, 0 las evidencias correspondientes. Cuando les sea imposible obtener las facturas, recibos o evidencias correspondientes, presentarán una certificación al efecto detallando los gastos, por este concepto, incurridos en cada día. 4. Dietas Fijas; Escalas Menores El Director Ejecutivo podrá establecer escalas de dietas menores a las anteriores cuando las circunstancias lo ameriten. Asimismo, podrá establecer dietas fijas mensuales para aquellas personas cuyos deberes les requieran viajar contínuamente, siempre que el total de dichas dietas fijas no exceda la cantidad a la cual la persona tendría derecho de aplicarse la escala correspondiente estipulada en este reglamento. 5. Cómputo de Dieta El cómputo de la dieta se hará desde el momento en que la persona salga del sitio específico de su residencia oficial o privada, hasta el momento en que retorne a dicho sitio, dependiendo, tanto en la salidad como en el regreso, de cual de las dos (2) bases para computar la dieta (residencia oficial 0 privada) es más económica para la Administración. 6. Dietas Fuera de Puerto Rico A las personas designadas a viajar en misiones oficiales a los Estado Unidos o a otros países se les pagará la parte de la dieta que corresponda por el desayuno, almuerzo y comida hasta las cantidades que se indican en la siguiente escala: Partida Regreso Cantidad antes de después de Desayuno 6:30 am 8:30 am $10.00 Almuerzo 12:00 m 1:00 pm $15.00 Comida 6:00 pm 7:00 pm $20.00 Dieta Diaria $45.00 Si los medios de transportación que se utilizan incluyen en el costo del pasaje, desayuno, almuerzo y/o comida, según lo requieren las horas de viaje, al computar la dieta del día en que se viaja, se eliminará aquella cantidad correspondiente al desayuno, almuerzo y/o comida según corresponda. 7. Dietas Mayores: Autorización Cuando se viaja a lugares de los Estados Unidos 0 a otros países en los cuales el alto costo de la vida u otras circunstancias meritorias lo justifiquen, el Director Ejecutivo podrá autorizar dietas mayores a la establecida por la escala anterior. Dichos pagos no excederán de un 25% sobre las escalas correspondientes y se requerirá la prestación de comprobantes o recibos que justifiquen los gastos incurridos. No se aceptarán certificaciones de la persona. 8. Alojamiento Fuera de Puerto Rico Los gastos de alojamiento en misiones oficiales en los Estados Unidos o en otros países se reembolsarán a base de los gastos realmente incurridos mediante la prestación de las facturas, recibos o las evidencias correspondientes. En la determinación y proposición del sitio de alojamiento, tanto en Puerto Rico como en el exterior deberán prevalecer las normas de austeridad y modestia que deben regir todo desembolso de fondos públicos. 9. Gastos de Viajes en Puesto Temporero Cuando la Persona Permanece en el Mismo Cuando por razones personales una persona que es asignada a prestar servicios en un puesto temporero dentro de los límites jurisdiccionales de Puerto Rico, en el cual deba permanecer porque la misión encomendada así lo requiera, regrese diariamente o antes de terminada la semana de trabajo a su residencia oficial 0 privada, pero resulte más económico para la Administración que permanezca en la residencia temporera durante la semana o hasta el fin de semana, se le pagarán los gastos de viaje en una suma que no exceda de la dieta, alojamiento y gastos de transportación aplicable de permancer en la residencia temporera. 10. Puesto Temporero en Punto Intermedio En los casos de que el puesto temporero esté localizado en un punto intermedio dentro de la ruta usual que utiliza la persona para trasladarse desde su residencia privadad a la residencia oficial 0 viceversa, se le reembolsarán los gastos de transportación, usando la base que resulte más económica para la Administración, independientemente de que regrese a su residencia oficial 0 privada. will 11. Facilidades Inadecuadas Alrededor del Puesto Temporero Cuando en los alrededores del puesto temporero no haya facilidades adecuadas para almorzar, comer o de alojamiento, según sea el caso, la persona tendrá derecho a reclamar al costo de la transportación en que incurra para trasladarse al lugar más cercano a almorzar, comer 0 alojarse, según aplique. 12. Opción de la Persona; Máximo de Gastos Cuando sea más económica y conveniente para la Administración que la persona regrese diaria 0 semanalmente a su residencia oficial 0 privada, y éste por razones personales prefiere permanecer en el puesto temporero, se le pagarán gastos de viaje hasta un máximo que no excederá de los gastos de transportación en que hubiese incurrido, más la dieta aplicable, de haber regresado diaria o semanalmente. 13. Viajes de Noche Cuando la persona por conveniencia del servcio, viaje toda la noche no se le pagarán gastos de alojamiento. 14. Incumplimiento de las Instrucciones del Viaje En los casos en que una persona no siga las instrucciones recibidas en la orden de viaje y por motivos personales viaje los días cuando se le instruye a permanecer en el puesto temporero, 0 permanezca en el puesto temporero, o permanezca en el puesto cuando se le instruye a viajar todos los días, se le reembolsarán como gastos de viaje el total que resulte menor al hacer los cómputos de las dos (2) maneras. En el comprobante de gastos de viajes la persona deberá anotar lo que realmente gastó, pero si el total de los gastos en esa forma resulta mayor que el total de gastos de haber seguido las instrucciones, mediante nota en el comprobante se ajustará el total a la cantidad menor y se hará constar que no siguió las instrucciones impartidas en la orden del viaje. b. Gastos de Transportación 1. Gastos Reales Las personas designadas a viajar en misiones oficiales dentro de los límites jurisdiccionales de Puerto Rico o al exterior tendrá derecho al pago de los gastos de transportación realmente incurrido, excepto los casos en que en este reglamento se disponga otra cosa. 2. Gastos de Transportación a Residencia Privada No se reembolsarán gastos de transportación incurridos por personas para transladarse desde sus residencias privadas a las residencias oficiales o viceversa. Excepto en el caso de personas particulares nombradas en Juntas y Comités, ya sea por la Junta de Directores o el Director Ejecutivo, que reciben como única compensación por los servicios que prestan, las dietas que prescribe este reglamento, por cada día de reunión, en cuyos casos tendrán derecho al pago de los gastos de transportación (pasaje 0 millaje) para trasladarse de su residencia privada a la residencia oficial o sitio de reunión y viceversa. 3. Misión Oficial: Punto de Salida Cuando alguna persona salga en una misión ofical directamente desde su residencia privada o regrese a ésta directamente desde su puesto temporero, se le reembolsará el gasto de transportación tomando como punto de salida o de regreso, según sea el caso, la residencia oficial o privada, dependiendo de cúal de las dos (2) bases es más económica para la Administración. 4. Ruta Usual No se reembolsará gastos de transportación por distancia alguna en exceso de la realmente recorrida, y si ésta excediera la que recorre por la ruta usual más económica, se reembolsará solamente los gastos de transportación computados a base de la ruta usual más económica, excepto según se dispone en el inciso (5) siguiente. 5. Determinación de la Ruta Usual La ruta usual más económica deberá determinarse de acuerdo con las circunstancias de cada caso, en la fecha en que se efectúe el viaje, teniendo en cuanta el tiempo disponible y conveniencia y practicabilidad del viaje desde el punto de vista de las necesidades del servicio. Sin embargo, cuando las exigencias y conveniencias del servicio lo requieran, podrán reembolsarse gastos de transportación a base de otra ruta, siempre que el supervisor justifique en la cuenta de la persona, las razones que éste tuvo para utilizar dicha ruta. 6. Uso de Transportación Económica No deberán utilizarse aviones, taxímetros, carros fletados cuando haya medios de transportación más económicos, a menos que la misión encomendada no pueda ser ejecutada satisfactoriamente mediante el uso de estos medios de transportación más económicos, lo cual se justificará debidamente en los an comprobantes de desembolso que se presten al efecto. 7. Medio de Transportación Fletado Cunado se utilice algún medio de transportción fletado se acompañarán con la cuenta de gastos de viaje las facturas, recibos o evidencias correspondiente, a menos que, de acuerdo con la práctica comercial del lugar en el cual se viaje, sea imposible e impráctico de obtener éstos. 8. Viaje Tipo Turista Los viajes de avión serán del tipo más económico, conocido por "turista", excepto en casos extraordinarios en que el servicio que se vaya a prestar amerite medios de transportación de otra clase debido a las circunstancias del caso resulte más económico para la Administración utilizar otro medio de transportación que espera a tener tal servicio disponible. Estos casos se justificarán debidamente en los comprobantes de desembolso que se presenten al efecto. Esta cláusula no aplica al Director Ejecutivo ni a los miembros de la Junta de Directores y a las personas que le acompañen en una misión oficial al exterior. En este caso podrá utilizar el servicio de "primera clase" o "ejecutivo". 9. Sobrepeso de Equipaje El costo de transportación de equipaje en exceso del peso o tamaño permitido por las compañías de transportación, será reembolsado solamente cuando esté previamente autorizado en la orden de viaje, por ser casos debidamente justificados. 10. Alquiler de Ropas Especiales Cuando alguna persona, que efectúe un viaje al exterior en cumplimiento de una misión oficial, tenga que alquilar ropas especiales, tendrá derecho a reembolso de los gastsos en que incurra siempre y cuando acompañe con el comprobante de gastos de viaje copia de la factura del alquiler de las mismas, el recibo o la evidencia de pago correspondiente. 11. Porteadores Públicos Los gastos de transportación pagados a porteadores públicos en Puerto Rico serán reembolsados de acuerdo con la Lista de Tarifas de Pasajes entre Pueblos y la Lista de Tarifas de Pasajes de cada pueblo y sus barrios, según promulgados por la Comisión de Servicio Público. 12. Personas de Vacaciones Llamados a Servicio Las personas que, disfrutando de sus vacaciones en sitios fuera de su residencia oficial o privada sean llamados al servicio, se les reembolsarán los gastos de transportación en que las personas incurran si éstos, una vez termine su misión oficial, regresan al sitio donde disfrutanban sus vacaciones al ser llamados al servicio. En los casos de personas que estén disfrutando de sus vacaciones en los Estados Unidos o en el extranjero y se les requiera llevar a cabo una misión oficial en el exterior, tendrán derecho al reembolso de los gastos de transportación en que incurra, pero sólo desde el sitio en que se encuentren disfrutando de las vacaciones hasta el lugar donde realizarán la misión oficial y viceversa. c. Uso de Automóvil Privado 1. Misiones Oficiales, Orden de Viaje El Director Ejecutivo podrá autorizar a las personas de la Administración a utilizar automóviles privados en misiones oficiales siempre y cuando ello resulte más económico y conveniente para el servicio que brinda la Administración que si se utilizara transportación pública, previa recomendación del área concernida. A tales propósitos se requerirá la cumplimentación del formulario "Solicitud y Autorización para el Uso de Automóvil Privado". En la Orden de Viaje se especificará, además, el medio de transportación que se le autoriza a utilizar a las personas en viajes oficiales dentro y fuera de Puerto Rico. 2. Seguros La Administración mediante el tipo de seguro que considere más conveniente, salvaguardará la responsabilidad del estado Libre Asociado y de la Administración contra posibles demandas por daños a la persona o propiedad privada, como consecuencia de accidentes que cause con su automóvil privado a las persona cuando viaje en misiones oficiales con la correspondiente autorizacón oficial para uso de automóvil privado en tales misiones. a. La persona autorizada a usar el automóvil privado en misiones oficiales, que cause daño o propiedades privadas como consequencia de algún accidente automovilístico mientra viaja en misiones oficiales, deberá informar inmediatamente el accidente ocurrido a la compañía aseguradora, a través de la Administración. Para estos propósitos utilizará el formulario que requiera y suministre la compañía aseguradora concernida. b. La persona que sufrió el accidente someterá un informe escrito, conjuntamente con la persona que requiera la compañía aseguradora concernida que se someta para entablar la reclamación, a su supervisor inmediato, quien evaluará y determinará si la reclamación procede. De ésta proceder la firmará y enviará el original y copia de la reclamación a la compañía aseguradora. Enviará, además, una copia al Negociado de Seguros Públicos del Departamento de Hacienda. Es indispensable acompañar con la reclamación una copia del Modelo, Solicitud y Autorización para Uso del Automóvil Privado, mediante el cual se autorizó a la persona a hacer uso del automóvil privado en misiones oficiales. C. Cuando la persona que sufrió el accidente quede incapacitado para informar el accidente, será responsabilidad del supervisor inmediato informar el accidente a la compañía aseguradora y al Departamento de Hacienda. d. En aquellos casos en que el supervisor inmediato considere que del accidente ocurrido pueda surgir una reclamación 0 demanda contra la Administración 0 el Estado Libre Asociado de Puerto Rico, deberá notificarlo inmediatamente al Secretario de Justicia, según se dispone en la circular Núm. 1199, aprobada por el Secretario de Justicia el 14 de julio de 1969. 3. Uso del Automóvil Privado sin Autorización Si la persona utilizare su propio automóvil sin haber sido autorizado, solamente tendrá derecho al reembloso del costo del pasaje, según la Lista de Tarifas de Pasajes entre Pueblos y la Lista de Pasajes entre cada Pueblo y sus respectivos Barrios según promulgados por la Comisión de Servicio Público. Bajo ninguna circunstancia se aprobarán desembolsos por el uso de automóvil privado en viajes oficiales efectuados con anterioridad a la fecha que se apruebe la autorización correspondiente. 4. Automóvil Privado, Reembolso por Transportación Las personas a quienes se les haya autorizado a usar su propio automóvil recibirán reembolsos por los gastos de transportación a razón de treinta (30) centavos por cada milla corrida. 5. Pago de Millaje, Cubierta La cantidad asignada para el pago de millaje provee para todos los gastos relacionados con el uso de automóvil, tales como gastos de garaje, gasolina, lubricante, accesorios, reparaciones, depreciación, seguro, desgaste de los sistemas y piezas, pero excluye los gastos de peaje y estacionamiento. 6. Prohibición Bajo nungún concepto se suministrará combustible y lubricantes propiedad de la Administración a automóviles privados cuyo uso se autorice en misiones oficiales, ni la Administración pagará lo que para el uso de dichos automóviles se obtenga en garajes 0 estaciones de servicio particulares. 7. Visitantes en Automóvil Privado, Compensación Por cada persona o visitante que, además de la persona autorizada a utilizar el automóvil privado en misiones oficiales, viaje en el mismo automóvil en asuntos oficiales, se concederá a la persona que conduce el automóvil dos (2) centavos an adicionales por cada milla recorrida. 8. Transportación de Propiedad Cuando sea imprescindible para la prestación del servico transportar propiedad de la Administración, se concederá por cada milla recorrida, el pago de dos (2) centavos adicionales por las primeras cien (100) libras. Por cada (100) libras adicionales 0 fracción de cien (100) libras, se concederán dos (2) centavos adicionales, pero en ningún caso se pagará más de seis (6) centavos por cada milla recorrida, no importa el peso del artículo o material transportado. Para tener derecho a esta compensación deberá especificarse en el comprobante de Viaje. Cuando se reclame pago adicional por pasajero que además del dueño viajen en el mismo automóvil, deberá indicarse en el comprobante de viaje los nombres de todos los pasajeros. Estos últimos no podrán recibir pago alguno por concepto de gastos de transportación. 9. Tabla de Distancia Para determinar la cantidad a pagar por concepto de millaje, se utilizará el Cuadro Indicado Distancia Entre Pueblos que emite la Autoridad de Carreteras. Cuando se viaje dentro de los límites jurisdiccionales de un pueblo 0 a otros lugares que no aparezcan en dicha Tabla, la cantidad a reembolsarse por concepto de millaje se computará a base del número de millas recorridas según se determine de la lectura de cuentamillas del automóvil. La División de Finanzas determinará la razonabilidad de las millas reclamadas por la persona, usando como guía las distancias en millas entre pueblos cercanos y experiencias anteriores a la forma que considere M conveniente. 10. Peaje y Estacionamiento Podrán reembolsarse los gastos de peaje y estacionamiento incurridos durante las horas comprendidas en la misión oficial. Para el reembolso de estos gastos se requiere la presentación del recibo correspondiente. No se reembolsarán los gastos de garaje o estacionamiento usados durante la noche como medida de seguridad para la conveniencia del vehículo, excepto en viajes oficiales donde requiera estadía. d. Gastos de Comunicación 1. Llamadas Telefónicas dentro de Puerto Rico Las llamadas telefónicas oficiales dentro dentro de los límites jurisdiccionales de Puerto Rico que se efectúen con la debida autorización se harán con cargos a la Administración. Cuando se solicite reembolso de llamadas oficiales pagadas con fondos propios de la persona, deberá explicarse en el comprobante las razones que hubo para hacer la llamada con sus propios fondos. 2. Llamadas Telefónicas de Larga Distancia Los pagos efectuados por llamadas telefónicas hechas en los Estados Unidos o en otros países, 0 por llamadas telefónicas internacionales, directamente relacionadas con asuntos oficiales, serán reembolsados o aceptados a las personas autorizadas a hacer dichas llamadas siempre y cuando las mismas fueren necesarias para cumplir con la misión del viaje. En la cuenta 0 comprobante que se someta deberá indicarse el nombre de la persona a quien hizo la llamada, su título oficial, el lugar y el propósito 0 necesidad del servicio. 3. Reembolso por Otros Medios de Comunicación Medios de comunicación tales como teletipo, fax, cable y servicio de radio se usarán solamente cuando sean esenciales para llevar a cabo una misión oficial. En estos casos se ejercerá sumo cuidado parar evitar palabras, cifras y puntuación innecesaria en el contenido del mensaje. Para que reciba el reembolso o para que se le acepten gastos por cablegramas, y radiogramas relacionados con misiones oficiales, será necesario que la persona envíe copia de éstos con la cuenta 0 comprobante de pago que se someta para reembolso. 4. Trajetas de Crédito de la Compañía Telefónica 0 Autoridad de Teléfonos de PR El Director Ejecutivo de la Administración podrá proveer Tarjeta de Crédito de la Autoridad de Teléfonos de Puerto Rico o de la Autoridad de Comunicaciones a aquellas personas que por necesidad del servicio tengan que hacer llamadas oficiales a larga distancia mientras se encuentren realizando actividades relacionadas con el servicio fuera de su residencia oficial. Estas llamadas se cargarán al teléfono de su residencia oficial.