JUNTA DE SUBASTAS Y COMITES TECNICOS

La Junta de Subastas será el cuerpo decisorio que tendrá a su cargo los aspectos finales de evaluación y decisión de adjudicación de las subastas formales de carácter general para la compra de equipos, suministros y servicios y las subastas para proyectos de construcción y/o mejoras permanentes. 14.1 Junta de Subastas 14.1.1 Creación Se crea la Junta de Subastas de la Administración de Servicios Médicos de Puerto Rico con todos los deberes que se disponen en este Reglamento. 14.1.2 Jurisdicción La Junta de Subastas tendrá jurisdicción sobre todos los procesos de adjudicación de las subastas formales, de carátcer general para la compra de equipos, suministros, servicios y proyectos de construcción y/o mejoras permanentes. 14.1.3 Composición La Junta de Subastas estará compuesta por cuatro (4) miembros en propiedad. 14.2 Los miembros de la Junta se clasificarán como sigue: 14.2.1 Miembros en Propiedad Permanentes Serán los cuatro (4) miembros que designe el Director Ejecutivo con derecho a voz y voto. 14.2.2 Miembros Alternos Serán aquellos funcionarios designados por el Director Ejecutivo para sustituir a cualquiera de los cuatro (4) miembros en propiedad que no pueda asistir a cualquier reunión. 14.2.3 Director del Departamento de Ingeniería y Conservación será miembro de la Junta de Subastas en los casos de compra de equipos o subastas de construcción y mejoras permanentes. 14.2.4 Secretario Ejecutivo de la Junta Será el Gerente de Compras, con derecho a voz pero no a voto. 14.2.5 Presidente de la Junta - Será-uno de los miembros en propiedad que designe el Director Ejecutivo y estará a cargo de la dirección y organización de la Junta. 14.2.5.1. Términos Los miembros de la Junta ocuparán sus cargos y ejercerán sus 8 deberes hasta que se designen sus sucesores y tomen posesión de sus cargos. 14.3 Deberes y Poderes de la Junta Los deberes y poderes de la Junta serán los siguientes: 14.3.1 Evaluar las ofertas y adjudicar subastas 14.3.2 Solicitar asesoramiento de los funcionarios de la Administración 0 de las instituciones peticionarias. 14.3.3 Adoptar las normas y procedimientos de funcionamiento interno. 14.3.4 Adoptar acuerdos y/o negociaciones con únicas fuentes de abasto y situaciones que no ameritan el procedimiento de subasta pública en armonia con lo establecido en el Reglamento de Compras. 14.4 Deberes y Poderes del Presidente 14.4.1 Velar por el funcionamiento normal de la Junta. 14.4.2 Velar porque los miembros de la Junta cumplan fielmente los deberes y responsabilidades de su cargo. 14.4.3 Dirigir los procedimientos de la Junta 14.4.4 Representar a la Junta 14.4.5 Presidir las reuniones de la Junta 14.4.6 Revisar y adoptar como suyas las responsabilidades de los miembros de la Junta. 14.4.7 Someter cualquier informe que solicite el Director Ejecutivo 14.5 Reuniones Las reuniones de la Junta serán de dos (2) clases: Ordinarias y Extraordinarias. 14.5.1 Ordinarias Se efectuarán en fechas previamente señaladas y serán para evaluar ofertas y adjudicar subastas, Cuando sea necesario, podrán reunirse los miembros para discutir cualquier asunto no relacionado con evaluación o adjudicación de las subastas. 14.5.2 Extraordinarias Se efectuarán para considerar asuntos que requieran atención inmediata y serán fijadas en fecha especial 0 de emergencia. 14.5.3 Reglas Generales 14.5.3.1 Las reuniones se constituirán con un quorum de tres (3) miembros. 14.5.3.2 Las decisiones de la Junta de Subastas conllevarán el voto a favor de por lo menos tres (3) de sus miembros con derecho a voto. 14.5.3.3 El Acta de Adjudicación o de Reunión deberá ser aprobada por el Director Ejecutivo 0 su representante autorizado. 14.5.3.4 Cuando no haya acuerdo entre los miembros de la Junta, el caso deberá someterse al juicio y decisión del Director Ejecutivo, mediante un informe explicativo sobre las particularidades del caso. 14.5.3.5 No será requisito que ninguno de los miembros de la Junta de Subastas esté presente en el Acto de Apertura de Subasta. 14.6 Documentos Del resultado de las reuniones y resoluciones de la Junta sobre cada subasta ante su consideración se guardará constancia en el documento titulado Acta e Informe de Adjudicación. La adjudicación deberá ser firmada por todos los miembros que votaron a favor en la adjudicación y se certificarán por el Secretario Ejecutivo de la Junta. Los miembros que votaron en contra de la adjudicación podrán unir al expediente su voto disidente explicativo, pero el mismo no formará parte del documento titulado Acta e Informe de Adjudicación. 9 14.7 Facultad de la Junta de Subastas Una vez aprobadas las Solicitudes de Compras 0 los Proyectos pertinentes, en el trámite final de compras correspondiente, tendrán jurisdicción independiente los siguientes organismos: IMPORTE DE LA COMPRA ORGANISMO DESDE HASTA 1- División de Compras En casos de Subastas Informales $15,000.00 2- Junta de Subastas En casos de Subastas Formales. El ámbito se circunscribirá a los siguientes limites: a) Compra de Equipos, Servicios, Materiales, Suministros Piezas, Subastas de Construcción y/o Mejoras Permanentes $15,000.01 Sin Límite 14.8 Adjudicación La División de Compras tendrá que someter a la Junta el expediente de la subasta con su estudio y evaluación preliminar de las ofertas dentro de un período de tiempo razonable. 14.9 Términos para celebrar el Acto de Adjudicación 14.9.1 La Junta tiene que reunirse dentro de un período razonable después de recibido el expediente de la División de Compras. 14.9.2 La Junta tendrá que tomar una decisión sobre la adjudicación de una subasta a la mayor brevedad posible a partir de la fecha de la primera reunión de la Junta, en la cual se consideró el expediente. 14.10 Notificación de Adjudicación Después de la Junta haber adjudicado la subasta y aprobada el Acta de Adjudicación por el Director Ejecutivo, la División de Compras viene obligada a notificarlo a todos los licitadores que sometieron sus ofertas a la mayor brevedad posible. 14.11 Subastas de Ventas La propiedad de la Administración que se haya dado de baja o haya de disponerse por considerarse excedente, recuperada, obsoleta o inservible, podrá venderse a través de la División de Com-pras de acuerdo con las disposiciones de este Reglamento consignadas más adelante. 14.11.1 Siempre que la importancia de la venta en términos de valor residual de la propiedad así lo justifique, se celebrarán subastas públicas para formalizar contratos para la venta de propiedad que por su naturaleza no tenga uso para las distintas áreas de Administración y que parte de su valor residual pueda recuperarse. 14.11.2 Para determinar el trámite de ventas a seguirse en estos casos, se establecen las siguientes pautas a base del importe de venta estimado de cada caso 0 grupo en particullar: 1) Hasta $200 Podrá hacerse la venta solicitando cotización a una sóla firma compradora, si los precios sometidos se consideran razonables en comparación con el valor residual real de la mercancía. Además se podrán tomar en consideración la importancia comercial de los artículos a venderse y el interés que puedan demostrar los compradores potenciales por su adquisición. 10 2) De $200.01 hasta $500.00 Mediante cotizaciones por escrito, obteniéndose el concurso de por lo menos tres (3) oferentes, si se consiguieren en el mercado. 3) De $500.01 hasta $4,999.99 Utilizando la forma impresa denominada Subasta de Venta Informal, estableciéndose una competencia razonable que permita conseguir el precio más alto posible conforme a las condiciones del mercado. a) Estas subastas se considerarán Ventas Informales y sólamente requerirán la recomendación del Especialista en Compras y la aprobación del Gerente de Compras, del Director de Servicios Generales y del Director de Ingenería y Consservación. b) Dos terceras partes de los funcionarios que aprobarán el trámite de venta constiruirán quorum y todas las decisiones serán por mayoria. 4) De $5,000.00 en adelante Se prepararán subastas formales en la forma Subasta de Venta, siguiendo el mecanismo de subasta pública similar al de compras. a) En la adjudicación de estas subastas participarán los mismos miembros que componen la Junta de Subastas. b) También se aplicarán las Reglas Generales indicadas bajo el precitado inciso. c) La adjudicación se efectuará al postor responsable más alto, de acuerdo con los términos y condiciones establecidos en la subasta. d) En los pliegos de invitación se deberá describir la propiedad en venta en la forma más precisa posible. La subasta incluirá, además, la descripción, cantidad 0 peso, unidad y los términos y condiciones que permitan ofrecer una orientación adecuada a los oferentes respecto a la transacción correspondiente. e) El dinero en efectivo que se obtenga mediante el sistema de ventas ingresará al Fondo de Funcionamiento de la Administración. 14.11.3 El Director Ejecutivo podrá delegar ventas de renglones misceláneos, de menor cuantía 0 al por menor, no susceptibles al tratamiento de subastas públicas, en otras áreas de la Administración, bajo las condiciones, controles y fiscalización que se consideran pertinentes. 14.11.4 Comités Técnicos Mediante recomendaciones de la División de Compras, de la Junta de Subastas y/o de cualquier área competente, se crearán los Comités Técnicos que se determinen convenientes y necesarios para bregar con la evaluación, análisis y recomendaciones de materiales, equipos y servicios que interese adquirir la Administración. El poder nominador residirá en el Director Ejecutivo. Estarán compuestos de por lo menos tres (3) miembros idóneos que el Director Ejecutivo estime pertinente nominar. 14.4.1 Para cada Comité Técnico de carácter permanente se preparará el reglamento correspondiente que regirá su funcionamiento. 14.4.2 Estos reglamentos requerirán la aprobación del Secretario de Salud. 14.4.3 Entre los comités a crearse estarán los siguientes, pero sin limitarse a ellos: a) Comité de Farmacia y Terapéutica b) Comité de Ropería c) Comité Médico Quirúrgico d) Comité de Materiales de Oficina e) Comité de Alimentos y Cocina f) Comité de Conservación g) Comité de Equipo 11 h) Comité de Impresos y Papelería i) Comité de Artículos de Limpieza y Servicios de Edificios 14.4.4 Los Comités Técnicos Ad Hoc que se creen prepararán un Plan de Trabajo para el descargue de su encomienda, el cual será aprobado por el Director Ejecutivo.