Procedimiento Alterno de Selección

A. Cuando el Director determine seguir el proceso de selección provisto por este Artículo de acuerdo con el Artículo VI B, el trabajo o servicio se 23 solicitará a través de la emisión de una Solicitud de Propuesta, que incluirá: 1. una descripción del trabajo o servicio requerido bajo la propuesta, el programa de entrega O rendimiento, los requisitos de inspección y aceptación, si alguno, y los términos y condiciones propuestas del Contrato; 2. una descripción e itinerario del proceso de selección; 3. instrucciones y formularios de preparación de la Propuesta. 4. cualquier opción requerida u opción permitida, adiciones O alternativas; 5. criterios de Evaluación de las Propuestas; 6. si aplica, una declaración general acerca de cómo se determinarán los Límites Competitivos; 7. una declaración acerca de cuándo y cómo se deben someter los precios; 8. si es adecuado, una declaración sobre cualquier fondo u otras condiciones, contingencias, aprobaciones, autorizaciones, o certificaciones que se requieren para otorgar, o ejecutar el contrato, aviso para proceder o pago; 9. una descripción de la manera en la cual las Propuestas se someterán, incluyendo cualquier formulario para dicho propósito; 10. una Fecha Límite para las Propuestas que le provea a los Licitadores un término de tiempo desde la publicación de la Solicitud de Propuesta, para permitir la preparación de las Propuestas, según lo determine el Director, y el lugar donde se deben entregar las Propuestas; y 24 11. cualquier otra información que pueda ser útil a, O pueda requerirse de, los Licitadores. B. Excepto cuando se utilice el procedimiento de precualificación del Párrafo B del Artículo VII, se publicará un aviso de Solicitud de Propuesta por lo menos en una ocasión en uno O más periódicos de circulación general en Puerto Rico. El Director podrá publicar los avisos que estime necesario. El Director podrá requerir de los Licitadores que sometan a la Autoridad un aviso por escrito acerca de su intención de someter una Propuesta. La Autoridad proveerá una Solicitud de Propuesta a todos los Licitadores que respondan al aviso público, o a los Licitadores precualificados de acuerdo al Artículo VII. C. Proceso de Evaluación de Propuestas 1. Los Licitadores podrán enmendar sus Propuestas, o buscar clarificación O interpretación de la Solicitud de Propuestas, sólo de acuerdo a lo siguiente: a. Antes de la Fecha Límite para la Propuesta, los Licitadores podrán pedir por escrito a la Autoridad, una clarificación o interpretación sobre cualquier aspecto, o excepción de cualquier requisito de la Solicitud de Propuesta. La Autoridad no responderá a pedidos verbales, excepto aquéllos que se hagan en una conferencia sobre la Propuesta. Las respuestas verbales que se den en las conferencias sobre la Propuesta se considerarán no oficiales. La Autoridad preparará un resumen de cada conferencia que contendrá las respuestas de la Autoridad, si algunas. Cualquier 25 - respuesta verbal en una conferencia sobre la Propuesta que no se confirme en el resumen de dicha conferencia, o en cualquier addéndum subsiguiente a la Solicitud de Propuesta, no se considerará como parte de dicha Solicitud de Propuesta. Cualquier respuesta a pedidos por escrito, la Autoridad las proveerá en forma de addéndum a la Solicitud de Propuesta y se enviará a todos los Licitadores. Sólo respuestas por escrito provistas como addéndum serán oficiales; todo otro tipo de comunicación con cualquier oficial, empleado O agente de la Autoridad no se considerará como parte de la Solicitud de Propuesta. b. La Autoridad sólo aceptará una modificación a una Propuesta ya recibida si la modificación se recibe antes de la Fecha Límite para las Propuestas. Todas las modificaciones se harán por escrito y se ejecutarán y someterán en la misma forma y manera que la Propuesta original. 2. Las Propuestas se entregarán a la Autoridad en o antes de la Fecha Límite para las Propuestas de acuerdo a las instrucciones en la Solicitud de Propuesta. Al recibir las Propuestas, la Autoridad cumplirá con el siguiente procedimiento: a. Luego de la Fecha Límite para las Propuestas, la Junta entrará cada Propuesta en las actas de la Junta y abrirá todas las Propuestas. b. Las Propuestas no se leerán en público. Sólo la identidad de los Licitadores se 26 anunciará cuando se abran las Propuestas. Se mantendrá en forma confidencial todas las Propuestas, evaluaciones, discusiones y negociaciones a través de toda la evaluación y negociación y hasta la firma del Contrato. Sólo los miembros de la Junta y del Comité de Evaluación y cualquier otra persona designada por el Director, tendrán acceso a las Propuestas y los resultados de las evaluaciones durante este período. C. Información sobre la que se tenga un derecho propietario y cualquier otra información que se identifique como confidencial por parte de los Licitadores, O que de otra forma se deba proteger de su publicación de acuerdo a la ley, no será hecha pública por la Autoridad en ningún momento. d. Las Propuestas se evaluarán de acuerdo a los Criterios de Evaluación. La Junta, con la ayuda del Comité de Evaluación, podrá seleccionar una Propuesta o varias Propuestas que determine sea, o sean, la O las que mejor sirvan los intereses de la Autoridad. En el caso de que se reciba o se seleccione una sola Propuesta, la Junta, con la ayuda del Comité de Evaluación, seguirá el proceso descrito en el inciso C.6 de este Artículo. En todos los otros casos, la Junta y el Comité de Evaluación evaluarán las Propuestas basados en los Criterios de Evaluación para determinar qué Propuestas están dentro de los Límites 27 Competitivos. Luego de dicha determinación, a opción del Director, la Junta o el Comité de Evaluación, podrán proceder a completar sus evaluaciones y hacer sus recomendaciones basados en las Propuestas según fueron sometidas, según se dispone en el inciso c.3.h. que sigue, o la Junta o el Comité de Evaluación podrá llevar a cabo discusiones y negociaciones con los Licitadores cuyas Propuestas cayeron dentro de los Límites Competitivos, según se dispone en el inciso C.3 que sigue, antes de completar sus evaluaciones. e. Los Licitadores cuyas Propuestas no cayeron dentro de los Límites Competitivos, según la decisión de la Junta, recibirán un aviso por escrito. 3. Los Licitadores cuyas Propuestas cayeren dentro de los Límites Competitivos, según la decisión de la Junta, recibirán un aviso por escrito. Si el Director ha decidido llevar a cabo discusiones y negociaciones, las mismas se llevaran a cabo según las disposiciones de este inciso C.3. a. Ninguna declaración hecha, ni acción tomada por la Junta, el Comité de Evaluación o empleado u oficial de la Autoridad, durante dichas discusiones y negociaciones, se considerará como que obliga a la Autoridad en nada. b. Cada Licitador dentro de los Límites Competitivos será invitado a que asista a una O varias reuniones en privado con la Junta o el Comité de Evaluación para 28 discutir cualquier faceta de su Propuesta y contestar cualquier pregunta específica provista en dicha invitación. El contenido y la extensión de las discusiones entre la Junta O el Comité de Evaluación y cada Licitador los determinará la Junta o el Comité de Evaluación basada en hechos y circunstancias particulares de cada Propuesta. El propósito de cada reunión será clarificar y asegurar el entendimiento de los requisitos del contrato; mejorar los aspectos técnicos de la Propuesta en un esfuerzo para mejor cumplir con las especificaciones y requisitos de rendimiento y/o reducir el precio; discutir los datos que avalen el precio y los detalles pertinentes a cada Propuesta que pueda mejorar ésta. C. A los Licitadores que estén dentro de los Límites Competitivos se les otorgará un trato justo e igual con relación a cualquier oportunidad para discutir y revisar las Propuestas. Sin embargo, toda vez que las revisiones O discusiones estarán basadas en hechos y circunstancias particulares a cada propuesta, según se especifica en el inciso C.3.b anterior, la información que se trata en dichas reuniones podrá variar en relación a cada proponente. d. La Junta, con la ayuda del Comité de Evaluación, podrá: 29 (1) Establecer los métodos e itinerarios para llevar a cabo las discusiones y controlar las mismas; (2) Aconsejar al Licitador sobre deficiencias en su Propuesta para que al mismo se le brinde una oportunidad para que satisfaga mejor los requisitos de la Autoridad; (3) Intentar resolver cualquier incertidumbre relacionada con la Propuesta, y de otra forma clarificar los términos y condiciones de la misma; (4) Resolver cualquier error que se entienda pueda existir, trayéndolos a la atención del Licitador tan específicamente como sea posible sin publicar información relacionada con otras Propuestas, o con el proceso de evaluación; (5) Proveerle al Licitador una oportunidad razonable para que someta cualquier modificación sobre precio O costo, técnica o de cualquier otra índole a su Propuesta que pueda resultar de las discusiones; y (6) Mantener un registro de la fecha, hora, lugar y propósito de las discusiones y de las personas que asistan a las mismas. e. Luego de cada entrevista O reunión con cualquier Licitador, el Comité de Evaluación redactará un memorándum que incluirá todos los elementos importantes 30 de la entrevista O reunión. El memorándum formará parte del expediente del proceso. f. El Licitador pondrá por escrito cualquier clarificación verbal sustantiva a una Propuesta. g. Las discusiones y negociaciones se pueden llevar a cabo en todo o en parte a través de comunicaciones por escrito sin reuniones personales ni entrevistas, a la discreción de la Junta O el Comité de Evaluación. h. Las discusiones escritas O verbales no se tienen que llevar a cabo en los casos en que se pueda demostrar claramente la existencia de una competencia abierta y completa, o de experiencias pasadas sobre precios con el producto o servicio que demuestren que la aceptación de la Propuesta inicial más favorable sin discusión resultaría en el costo total más bajo para la Autoridad a un precio justo y razonable; disponiéndose que la Solicitud de Propuesta notificará a todos los Licitadores sobre la posibilidad de que se pueda otorgar sin llevar a cabo ninguna discusión, y que la adjudicación se hace de hecho sin ninguna discusión escrita ni verbal con ningún Licitador. 4. Luego de dichas discusiones y negociaciones, la Autoridad podrá solicitar a los Licitadores que cayeren dentro de los Límites Competitivos que sometan enmiendas a las Propuestas que respondan a las discusiones y negociaciones habidas. Si las Propuestas iniciales no 31 incluyeron las propuestas de precio, la Autoridad puede pedir que se sometan propuestas de precio en cualquier momento, ya sea con las Propuestas resometidas de los Licitadores O en una entrega por separado. Sujeto al derecho de la Autoridad a rechazar cualquier propuesta, se seleccionará la que se determine como la más ventajosa para la Autoridad, considerando el precio y otros Criterios de Evaluación. Se pueden llevar a cabo discusiones o negociaciones adicionales luego de que la Autoridad reciba las Propuestas resometidas y determine que dichas discusiones adicionales o negociaciones son en el mejor interés de la Autoridad, y en dicho caso la Autoridad podrá requerir que se sometan las Propuestas de nuevo. 5. La Autoridad mantendrá confidencial todas las discusiones y negociaciones. Ninguna información que tenga que ver con las Propuestas o sus evaluaciones se discutirán con nadie que no sea el Licitador que las sometió antes del otorgamiento del contrato. 6. En caso de que se reciba una sola Propuesta y la Junta encuentre la misma aceptable, la Junta o el Comité de Evaluación llevará a cabo un análisis del precio ofrecido, O de costo, O ambos. Se considerará que todo licitador o proponente da su consentimiento al someter su propuesta para que la Autoridad realice el análisis mencionado. El análisis del precio ofrecido se basará en una comparación de precios establecidos en adquisiciones similares. La comparación se debe hacer con un proyecto de naturaleza similar, que 32 envuelva especificaciones similares y en un período de tiempo similar. Si no se puede obtener una comparación de precio similar, la Junta o el Comité de Evaluación podrá llevar a cabo un análisis de costo del precio propuesto. Cualquiera de estos análisis y sus resultados no obligarán a la Autoridad a aceptar dicha Propuesta; y la Autoridad podrá rechazar la misma a su sola discreción. En el caso de que dicho análisis de precio o costo se lleve a cabo, el Director tendrá el derecho de extender la fecha límite para las Propuestas por un período adicional de hasta noventa (90) días. D. Cuando se trate de proyectos con participación federal, se necesitará la concurrencia de la agencia federal correspondiente.