Celebración de Subastas

A. Objeto de la subasta 1. La Autoridad celebrará subastas mediante anuncio O invitación previa para todo contrato de obra O de servicios, excepto servicios personales, y para toda compra o arrendamiento a efectuarse, cuando el costo estimado exceda de $25,000. 2. Será necesario celebrar subasta para la venta 14 de equipo, materiales y herramientas que no tengan utilidad para la Autoridad cuando el valor estimado de tales equipos, materiales O herramientas exceda $25,000. B. Precualificación de Licitadores 1. Cuando el Director determine precualificar a los licitadores prospectivos, la Autoridad emitirá un Aviso de Cualificación que incluirá: la hora y la fecha para el recibo de las declaraciones de cualificación, y la dirección de la oficina a la cual dichas declaraciones de cualificación se enviarán; la naturaleza del trabajo o servicio y el alcance del Contrato, incluyendo los requisitos generales de rendimiento, si aplican; y los Criterios de Evaluación. 2. Cada declaración de cualificación describirá la experiencia del Licitador (y de cada miembro del mismo donde consista de un equipo, sociedad u otra persona jurídica) con trabajo O servicio de la misma naturaleza o similar a la que se procura, y proveerá tal información financiera, incluyendo su habilidad para conseguir fianzas, que pueda ser relevante a las cualificaciones del Licitador para dicho trabajo O servicio, y toda otra información que se requiera específicamente en el Aviso de Cualificación. Se publicará un Aviso de Cualificación por lo menos una vez, no menos de catorce días antes de la fecha especificada en dicho Aviso para el recibo de las declaraciones de cualificación, en uno O más periódicos de circulación general en Puerto Rico. 3. La Junta 0, cuando sea adecuado, el Comité de 15 Evaluación evaluará las declaraciones de cualificación de acuerdo a los Criterios de Evaluación y tomará una determinación sobre la cualificación del Licitador para recibir las Solicitudes de Propuestas o los Avisos de Subasta. Los Licitadores que sometan las declaraciones de cualificación en cumplimiento con el Aviso de Cualificación recibirán un aviso donde se les informará si están o no cualificados. La Autoridad puede contratar a un individuo O compañía para ayudar en la preparación del Aviso de Cualificación y en la evaluación de las declaraciones de cualificación una vez recibidas. Las entrevistas con todos los Licitadores se podrán llevar a cabo antes de designar los Licitadores cualificados, pero las mismas no se requieren. Si se llevan a cabo entrevistas, se podrán llevar a cabo con todos los Licitadores bona fide que hayan sometido declaraciones de cualificación en respuesta a los pedidos de cualificación. 4. En aquellos casos en que el Director determine precualificar a licitadores y se haya publicado el correspondiente Aviso de Cualificación, no será necesario publicar un Aviso de Subasta O un aviso de Solicitud de Propuestas, según sea el caso, y sólo los Licitadores precualificados podrán recibir el Aviso de Subasta o la Solicitud de Propuesta. 5. El Aviso de Cualificación estipulará el período de tiempo durante el cual tendrá vigencia la determinación de precualificación de un licitador o proponente prospectivo. 6. Cuando se trate de proyectos con participación 16 federal, se necesitará la concurrencia de la agencia federal correspondiente y se cumplirá con todos los requisitos federales aplicables. C. Avisos de Subasta 1. La Autoridad podrá celebrar subastas mediante Avisos de Subasta, por invitación a licitadores precualificados y por medio de Solicitud de Propuestas. 2. El Director autorizará los anuncios o invitaciones a subasta y el Secretario de la Junta tendrá la responsabilidad de enviarlos. a. Los anuncios de subasta deberán publicarse en uno o más periódicos de circulación general a discreción del Director. En los mismos se notificará entre otras cosas, el día, hora y lugar donde se celebrará la subasta, descripción del objeto de la subasta e información sobre la reunión presubasta en los casos en que se lleve una a cabo. Las subastas de proyectos de construcción se avisarán mediante anuncios de subasta excepto, cuando el Director autorice el uso de una invitación a subasta. b. En el aviso de subasta se fijará el monto a cobrarse para la obtención de los documentos y planos. En dicho aviso se indicará que el pago se efectuará en la Oficina del Tesorero de la Autoridad y la forma de pago a aceptarse. El recibo que expida la Oficina del Tesorero constituirá la evidencia necesaria para que el potencial licitador reciba los documentos y planos de la Oficina de Administración de Contratos de la 17 Autoridad. C. Las invitaciones a subasta se enviarán por escrito a los potenciales licitadores para que participen en la subasta. En esta invitación se incluirá toda la documentación necesaria para que el licitador someta su proposición, de no requerirse pago por la misma. 3. Se fijará un término razonable entre el aviso de subasta y la fecha en que se abrirán los pliegos de proposiciones, a fin de brindar oportunidad al mayor número de licitadores de participar. Dicho período deberá ser no menor de quince (15) días, salvo cuando el Director considere que para los mejores intereses de la Autoridad el mismo podrá ser menor de quince (15) días. Cuando el proyecto sea uno con participación federal, dicho período consistirá de un mínimo de veintiún (21) días, excepto que otro término se autorice por la agencia federal correspondiente. 4. No serán necesarios los avisos de subasta cuando: a. Debido a una emergencia se requiera la inmediata entrega de materiales, efectos y equipo, prestación de servicios, o ejecución de obras. b. Se necesiten piezas de repuesto, accesorios, equipo O servicios suplementarios para efectos O servicios previamente suministrados O contratados. C. Se requieran servicios O trabajo de profesionales o de expertos y la Autoridad estime que, en interés de una buena administración, tales servicios o 18 trabajos deben contratarse sin mediar avisos. d. Los precios no estén sujetos a competencia, porque haya una sola fuente de suministro o porque estén regulados por ley. e. Sea necesario y conveniente a los mejores intereses de la Autoridad realizar la compra de equipo, materiales y servicios fuera de Puerto Rico. Se entiende necesario y conveniente cuando la superioridad es manifiesta, tanto en la calidad como en la adaptabilidad relativa de materiales, efectos y equipo y en la habilidad del suplidor para prestar los servicios de reparación y conservación correspondiente, y por lo tanto, el Director estime que resulte ventajosa dicha compra para la Autoridad. f. El equipo, materiales, efectos O servicios estén contratados por la Administración de Servicios Generales del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y la Autoridad crea conveniente comprar basándose en los precios estipulados en esos contratos. g. Se realicen compras y ventas de materiales y equipo O se contraten servicios no personales a agencias gubernamentales estatales O federales. D. Addéndum 1. Durante el período comprendido entre el anuncio de subasta hasta cinco (5) días laborables antes de la fecha de apertura de los pliegos de proposiciones, la Autoridad 19 podrá efectuar cambios o adiciones mediante addéndum. 2. El Presidente de la Junta autorizará la emisión de todo addéndum siempre y cuando cumpla con la disposición D-1 anterior. 3. El Presidente de la Junta podrá recomendar al Director la posposición de una subasta cuando considere que los cinco (5) días laborables no conceden suficiente tiempo a los licitadores potenciales para revisar sus propuestas. En caso de ser pospuesta, de tratarse de un proyecto con participación federal, se notificará de tal acción a la agencia federal concerniente. 4. Cuando el proyecto o trabajo a subastarse tenga participación federal, el addéndum deberá tener la concurrencia previa de la agencia federal correspondiente. 5. El addéndum debidamente autorizado deberá enviarse por correo certificado con acuse de recibo, o entregarse en persona a los distintos licitadores, en cuyo caso deberá obtenerse constancia escrita de la entrega de tales documentos adicionales. 6. Cuando el Director lo considere necesario, podrá autorizar la publicación del aviso de addéndum en uno o más periódicos de circulación general. E. Garantías 1. La Autoridad requerirá de los licitadores la prestación de las garantías y/o pólizas de seguro de acuerdo a las condiciones de los documentos de licitación. 2. Las garantías podrán prestarse en moneda de curso legal, en cheque certificado o giro 20 I postal o bancario a favor de la Autoridad, o mediante seguro de fianza ("Bid Bond") suscrita por una compañía de seguros debidamente acreditada en el "Directorio de Compañías y otro Personal de Seguros Vigente" publicado por la Oficina del Comisionado de Seguros de Puerto Rico, por una cantidad no menor a la indicada en los documentos de licitación O en el Aviso de Subasta. 3. La Autoridad determinará las garantías y/o pólizas de seguro que el licitador deberá someter previo a la adjudicación del contrato u orden de compra. F. Consideración de Ofertas 1. Las ofertas de los licitadores se recibirán en sobres cerrados y bajo ningún concepto se aceptarán sobres abiertos. 2. Toda oferta sometida por correo o personalmente por el licitador o su representante, que se reciba después de la fecha y hora fijada para la apertura de las proposiciones, será rechazada y devuelta al licitador sin abrir. 3. Los documentos de proposiciones que así lo requieran deberán firmarse en tinta O bolígrafo por el licitador y éste deberá salvar con sus iniciales cualquier tachadura O corrección a los mismos. En el caso de una corporación se deberá estampar el sello de la misma en dichos documentos, además de la firma de uno o varios de sus oficiales. 4. Las ofertas recibidas antes de la fecha y hora de la subasta serán selladas (fecha y hora de recibo) y se mantendrán bajo la custodia del Secretario de la Junta en un lugar seguro y 21 libre de riesgo. Las mismas no se abrirán bajo ninguna circunstancia hasta la fecha y hora indicada para el acto de apertura de las proposiciones. 5. En aquellos casos en que después de un aviso de subasta sólo se recibe una proposición, ésta podrá ser considerada si la Junta determina que la misma conviene a los mejores intereses de la Autoridad. 6. La Junta podrá, en el uso de su sana discreción, obviar cualquier informalidad O tecnicismo en los documentos de cualquier proposición, siempre que fueren errores subsanables. 7. Cuando el Director determine precualificar a licitadores prospectivos de acuerdo al Artículo VII, Inciso B, la Junta recibirá solamente proposiciones de licitadores que hayan sido debidamente precualificados por la Autoridad en aquellos casos en que así se indique O en subastas por invitación. G. Apertura de Subasta 1. Para la apertura de las proposiciones se requerirá quórum de los miembros de la Junta y la participación del Secretario de la misma. 2. El Secretario de la Junta, una vez compruebe la existencia de quórum levantará un acta de recepción, la cual será firmada por los miembros de la Junta que estuvieren presentes en el acto de apertura de proposiciones. 3. Las proposiciones recibidas se abrirán en la fecha, hora y lugar indicado en el aviso de subasta. 4. Una vez abiertas todas las proposiciones, el Presidente de la Junta cotejará que en las 22 mismas se haya cumplido con los requisitos y condiciones establecidos; luego se procederá a leer las proposiciones en alta voz. 5. Los miembros de la Junta escribirán en tinta o bolígrafo sus iniciales en las tres (3) proposiciones más bajas. 6. No se permitirá a ningún licitador modificar o retirar su proposición una vez abierta la subasta. 7. Cualquier error cometido por el licitador en su proposición no relevará a éste de sus responsabilidades establecidas por las condiciones de la subasta, y de serle adjudicada vendrá obligado a aceptar la adjudicación de la misma. 8. La Junta se reserva el derecho de rechazar cualquier o todas las proposiciones sometidas, si así lo considera necesario para los mejores intereses de la Autoridad. 9. La aceptación de cualquier proposición por parte de la Junta estará condicionada a su revisión, así como la de cualquier otro documento que acompañe dicha proposición, o que le sea requerido adicionalmente al licitador después de celebrar la subasta. 10. Las proposiciones consideradas en la apertura de la subasta pasarán a ser propiedad exclusiva de la Autoridad. 11. El Director podrá posponer la apertura de una subasta cuando considere que le conviene a los mejores intereses de la Autoridad.