Composición, Funciones, Reuniones y Acuerdos

de la Junta y del Comité de Evaluación A. Composición de la Junta 1. La Junta estará compuesta por tres (3) miembros en propiedad y dos (2) miembros alternos, funcionarios de la Autoridad, designados por el Director. Se velará porque estén representadas las áreas administrativas y operacionales de la Autoridad. 2. El Director designará entre los miembros a un Presidente, un Primer Vicepresidente y un Segundo Vicepresidente. 3. El Director nombrará dos (2) miembros alternos que solamente actuarán cuando sea necesario para constituir quórum. Cuando ello ocurra, y mientras actúen en sustitución de un miembro propietario, tendrán las mismas atribuciones que éste. Ambos miembros alternos podrán actuar a un mismo tiempo. 4. Cuando el Presidente de la Junta esté ausente, las funciones de Presidente las llevará a cabo el Primer Vicepresidente y de éste estar también ausente, el Segundo Vicepresidente. 7 5. La Junta tendrá como Secretario al Director de la Oficina de Administración de Contratos, el cual tendrá voz en todas las reuniones de la Junta, pero no tendrá derecho a votar en las deliberaciones de la misma. Éste estará presente en todas las reuniones de la Junta. En su ausencia le sustituirá como Secretario de la Junta, el Director Interino de la Oficina de Administración de Contratos. B. Funciones de la Junta 1. Considerará todas las proposiciones que requiera la Autoridad para toda subasta de obras O servicios no personales, de compra o venta de materiales, equipo, herramientas y otros artículos y de arrendamiento de equipo, estructura o cualquier otra propiedad y cuyo costo estimado sea mayor de $25,000. 2. Recibirá y evaluará las proposiciones sometidas por los licitadores y recibirá y revisará las recomendaciones del Comité de Evaluación, cuando sea aplicable, y hará las recomendaciones pertinentes al Director, basadas en las especificaciones de la subasta y en armonía con los mejores intereses de la Autoridad. 3. Solicitará concurrencia para proyectos con participación federal a la agencia federal que aporta dichos fondos y para establecer procedimientos internos en aquellos casos en que fuera necesario por razón de la utilización de dichos fondos. 4. Mantendrá un libro de actas en el cual se harán constar las proposiciones recibidas y recomendadas que se sometan al Director, y los 8 acuerdos y las determinaciones a que se lleguen finalmente. 5. Administrar y supervisar el cumplimiento con el proceso de la Solicitud de Propuestas. 6. Considerará cualquier otra encomienda que el Director le refiera. C. Reuniones de la Junta 1. La Junta deberá reunirse cuantas veces sea preciso para considerar aquellos asuntos que le sean sometidos o para cualquier otro asunto que estime necesario. El Presidente de la Junta convocará y presidirá todas las reuniones. 2. Todas las reuniones de la Junta requerirán quórum. 3. Todo miembro de la Junta que sea notificado de una reunión y no pudiera asistir a la misma, deberá notificar su ausencia al Presidente de la Junta. El Presidente de la Junta tomará las medidas pertinentes para mantener el quórum necesario. D. Acuerdos de la Junta 1. Toda resolución, recomendación de adjudicación, anulación o decisión que adopte la Junta será por mayoría de los miembros presentes en una reunión debidamente constituida. 2. Todos los documentos que utilice la Junta o el Director para llegar a sus determinaciones, se mantendrán en el expediente de la subasta en cuestión. E. Comité de Evaluación 1. El Director podrá establecer un Comité de Evaluación para cada una de las adjudicaciones que se hagan de acuerdo al Artículo VIII. 9 a. El Comité de Evaluación estará compuesto de un número impar de miembros designados por el Director, quiénes pueden 0 no ser oficiales o empleados de la Autoridad, pero contendrá por lo menos un miembro o el Secretario de la Junta. El Director podrá proveer ayuda técnica, administrativa O de cualquier clase al Comité de Evaluación al designar empleados de la Autoridad, O contratar consultores O agentes de la Autoridad para que le ayuden en su revisión de Propuestas, llevando a cabo el proceso de revisión y selección o para proveer cualquier otra ayuda que se estime necesaria para proteger los intereses de la Autoridad. Las personas que provean dicha ayuda técnica, administrativa O de otra clase, participarán en el proceso de selección y revisión, según lo estime necesario el Comité de Evaluación. b. El Director designará un Presidente entre los miembros y un secretario, que no tiene que ser miembro del Comité de Evaluación. 2. El Comité de Evaluación tendrá las siguientes funciones: a. Evaluar las Propuestas que le refiera la Junta y hacer recomendaciones a la Junta con relación a cada Propuesta. b. Mantener un libro de Actas y otros registros en los cuales se expliquen las Propuestas recibidas y las decisiones y recomendaciones del Comité de Evaluación. 10 C. Llevar a cabo cualquier otra tarea relacionada con el proceso de selección que se expone en este Reglamento, según lo requiera el Director. 3. Las reuniones del Comité de Evaluación se llevarán a cabo de acuerdo a lo siguiente: a. El Comité de Evaluación se reunirá con tanta frecuencia como sea necesario para manejar cualquier asunto relacionado con sus funciones. b. Será la responsabilidad del Presidente, O de la persona designada, convocar y presidir sobre todas las reuniones del Comité de Evaluación. C. Se requerirá quórum para todas las reuniones del Comité de Evaluación, en las cuales se tomen decisiones relacionadas con el proceso de selección, y la evaluación y selección de las Propuestas. d. El secretario del Comité de Evaluación enviará las convocatorias para las reuniones, manteniendo las actas de las mismas, tendrá la custodia del calendario de citas, y llevará a cabo cualquier otra tarea incidental a su posición, según lo requiera el Comité de Evaluación. 4. Cada decisión que tome el Comité de Evaluación será por medio de una mayoría de sus miembros, en una reunión debidamente convocada para dicho propósito, luego de notificar a todos sus miembros.