DELEGACIONES

1. La Oficina podrá delegar funciones operacionales de administración de personal a los siguientes fines: simplificar y agilizar los procedimientos 4 y los trámites sin menoscabar su legalidad y corrección; y dar mayor participación a las agencias en sus propias decisiones sobre administración de personal. 2. A los fines de delegar las funciones operacionales de administración de personal la Oficina determinará la capacidad de las agencias para realizar tales funciones en forma correcta, eficiente y económica. Al hacer tales determinaciones se tomarán en cuenta, entre otros factores, los siguientes: a) Disponibilidad de recursos humanos - Se considerará la idoneidad del personal que realizará las funciones, con relación a la actividad u operación que se delega. Se requerirá experiencia, preparación y/o conocimientos directamente relacionados con las tareas a realizarse. b) Recursos administrativos - Se considerarán los procedimientos administrativos internos de la unidad donde se administre la delegación, 5 facilidades físicas, custodia y mantenimiento de los documentos, sistema de informes y auditorías internas, y otras que estén directamente relacionadas con la operación. Se considerará también la organización funcional de la unidad de personal de la agencia y las líneas de autoridad. c) Recursos presupuestarios - Se considerará el presupuesto asignado a la unidad a recibir la delegación y peticiones presupuestarias para fortalecer dicha unidad de trabajo. 3. Para la implementación de las delegaciones la Oficina deberá realizar las siguientes funciones: a) Realizará estudios sustentados en técnicas modernas de investigación sobre las áreas operacionales y determinará cuáles de éstas podrán delegarse a base de los resultados de dichos estudios. b) Establecerá, en coordinación con las agencias, procedimientos sencillos y uniformes que permitan que la administración de la delegación se lleve a cabo en forma correcta, - 6 - eficiente y económica. c) Notificará oficialmente a las agencias, con por lo menos 30 días de anticipación, sobre la actividad operacional que se delega y los procedimientos que se establezcan para administrar la delegación. d) Ofrecerá los adiestramientos necesarios para administrar la delegación. e) Evaluará periódicamente la administración de las delegaciones en las agencias para asegurar que se cumple con el propósito de las mismas. 4. Las agencias comprendidas en la Administración Central tendrán las siguientes responsabilidades en la administración de operaciones que sean delegadas: a) Administrarán correctamente las operaciones que se deleguen. b) Custodiarán y mantendrán al día los documentos relativos a la administración de delegaciones, según se dispone en este Reglamento. - 7 c) Rendirán informes periódicos según les sean requeridos. 5. Las evaluaciones que se realicen tendrán como objetivo lograr los niveles deseables de excelencia y efectividad en la administración de personal. Además, servirán como instrumento para hacer recomendaciones dirigidas a la conversión de una agencia comprendida en la Administración Central, en un Administrador Individual. Las evaluaciones consistirán del análisis organizativo y operacional de la unidad a cargo de administración de personal. La frecuencia de las evaluaciones se establecerá en los procedimientos para cada operación delegada. 6. La Oficina llevará a cabo el siguiente procedimiento al hacer una evaluación: a) Notificará al jefe de la agencia, con por lo menos 15 días de antelación, el propósito y alcance de la evaluación y el período - 8 - dentro del cual se realizará la misma. b) Solicitará la información necesaria y otros datos que ayuden a la efectividad de la evaluación. c) Analizará la ejecución, por la agencia, de las normas y procedimientos establecidos por la Oficina en cuanto a la actividad delegada. d) Identificará los problemas que hubiere; y determinará las medidas remediadoras aplicables. e) Rendirá informes con las recomendaciones pertinentes al jefe de la agencia sobre el resultado de la evaluación. f) Hará el seguimiento necesario para asegurar que se tomen las medidas recomendadas. g) Ofrecerá el asesoramiento y ayuda técnica necesarios para lograr que la agencia pueda llevar a cabo eficazmente la función delegada. 7. La Oficina podrá, por iniciativa propia O a solicitud de las autoridades nominadoras correspondientes, centralizar funciones previamente delegadas 9 si determinara que la agencia O las agencias en las cuales se hubiere delegado tienen limitaciones que les impiden continuar asumiendo la función O las funciones en cuestión. Para tomar esa determinación serán criterios válidos, entre otros, la frecuente comisión de errores, dilación de los trámites, violación de leyes O reglamentos O normas, y las acciones que se aparten del principio de mérito. También se tomarán en consideración las recomendaciones que hiciere la Junta y la jurisprudencia que ésta estableciere. 8. Todas las acciones de personal de la Administración Central que no estén delegadas en las agencias requerirán la aprobación previa de la Oficina.