Reglamento de Personal -- Administracion Central: relaciones entre la Oficina y las agencias de la Adm. Central, reinstalacion de empleados de confianza. Enmendando Reglamentos 2484, 2574. No incluido indice Ley 149 12-dic-2005

EXPEDIENTES DE EMPLEADOS Los expedientes de los empleados deberán reflejar el historial completo de éstos desde la fecha de su ingreso original al servicio público hasta el momento de su separación definitiva. Las agencias comprendidas en la - 10 - Administración Central y la Oficina compartirán la responsabilidad por la conservación, custodia y mantenimiento de los expedientes de los empleados públicos según se dispone más adelante y en armonía con la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, que creó el Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos, y el Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. 1. Clasificación de los expedientes *** Los expedientes de' los empleados se clasificarán como activos O inactivos. Se considerarán expedientes activos los correspondientes a empleados que se mantengan vinculados al servicio. Se considerarán expedientes inactivos los correspondientes a empleados que se han desvinculado del servicio. 2. Contenido de los expedientes A todo empleado a quien se le extienda cualquier tipo de nombramiento se le abrirá un expediente por la agencia -11- que lo nombre, que se identificará con el nombre completo del empleado y el número de seguro social. En este expediente se archivará y conservará, entre otros, original O copia, según corresponda, de los siguientes documentos: a) Historial personal b) Examen médico c) Copia autenticada del certificado de nacimiento d) Notificación de nombramiento y juramento e) Todo informe de cambio en cuanto a status, clasificación, sueldo, etc. f) Evaluaciones sobre el trabajo del empleado g) Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldo O cualquier otro aspecto relacionado con la retribución h) Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el servicio, O mejoras administrativas i) Documentos que reflejen acciones disciplinarias, así como resoluciones de la Junta de - 12 - Apelaciones al respecto j) Certificaciones de servicios prestados al Gobierno k) Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del expediente 1) Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos m) Récord de adiestramientos n) Documentos sobre becas O licencias para estudios, con O sin sueldo, tales como contratos, evidencia de estudios, y solicitudes y autorizaciones de pagos de matrícula o) Records de licencias p) Documentación relacionada con la participación de empleados en el Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno y sus Instrumentalidades q) Récord de accidentes por causas ocupacionales r) Autorizaciones de descuento del sueldo para cuotas de asociaciones, obligaciones contraídas con el Sistema de Retiro o la Asociación de Empleados, u otras autorizadas por ley - 13 - Cada agencia deberá enviar copia a la Oficina de todos aquellos documentos que reflejen el historial y acciones de personal de cada empleado tales como: a) Historial personal b) Examen médico c) Copia autenticada del certificado de nacimiento d) Notificación de nombramiento y juramento e) Informes de cambios f) Cartas de reconocimiento, amonestaciones, castigos, notificación de ascensos, traslados y descensos. Los expedientes de los empleados, tanto en la agencia como en la Oficina, deberán incluir una relación de los documentos contenidos en los mismos. 3. Examen de los expedientes a) Los custodios de los expedientes de los empleados serán el Oficial de Personal de cada agencia y el Jefe de la División de 14 Nombramientos y Cambios de la Oficina. b) Los expedientes individuales de los empleados tendrán carácter confidencial y podrán ser examinados únicamente para fines oficiales O cuando lo autorice por escrito el propio empleado para otros fines. Los custodios de los expedientes serán responsables por la confidencialidad y el uso O divulgación en forma escrita u oral de la información contenida en los expedientes. c) Todo empleado tendrá derecho a examinar su expediente particular en compañía del custodio de los expedientes de su agencia. El empleado deberá radicar la solicitud para examen del expediente con por lo menos tres días de antelación. En el caso de que el empleado esté incapacitado por razón de enfermedad física que le impida asistir personalmente al examen del expediente podrá delegar por escrito en un representante. En el caso de que el impedimento sea incapacidad mental, el expediente podrá ser examinado por la persona que sea 15 designado tutor por el Tribunal correspondiente. d) Los empleados podrán obtener copia de los documentos contenidos en sus expedientes mediante el pago del costo de reproducción más cualesquiera derechos que por ley se exigieren. Las solicitudes de copias se harán por escrito con no menos de cinco días de antelación. En el plazo indicado, la agencia deberá entregar copia del documento solicitado. e) Luego de examinar el expediente de la agencia el empleado podrá examinar el expediente de la Oficina, previa solicitud escrita, con por lo menos cinco días de antelación. f) Los custodios de los expedientes podrán delegar en subalternos la representación oficial a los fines del examen del expediente. 4. Conservación y disposición de los expedientes Las agencias conservarán y mantendrá archivados firmemente adheridos, todos los documentos 16 pertenecientes al expediente individual de empleados activos e inactivos. La disposición de los expedientes de los empleados de las agencias se hará conforme a las siguientes normas: a) En el caso de todo empleado que se separe del servicio por cualquier causa, la agencia de la cual se separe retendrá y conservará el expediente personal inactivo por un período de cinco años. Transcurrido dicho período enviará el expediente a la Oficina Central. Esta integrará su expediente con el de la agencia, retirando para disposición los documentos que estén repetidos. La disposición final se hará conforme a las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. b) En el caso de que un empleado que se haya separado del servicio se reintegre al servicio en la misma agencia antes del período de cinco años, ésta reactivará el expediente e 17 incorporará los documentos subsiguientes que correspondan a la reanudación y continuación de sus servicios. Si el empleado se reintegra al servicio en otra agencia comprendida en la Administración Central, dicha agencia deberá solicitar inmediatamente el expediente anterior del empleado y la agencia tenedora del expediente deberá remitirlo a la agencia solicitante, en un período no mayor de 30 días siguientes a la fecha de la solicitud, a fin de que todo el historial del empleado en el servicio público se conserve en un solo expediente. c) En el caso de que el empleado se reintegre al servicio luego de transcurridos cinco años, la agencia que lo reemplee deberá solicitar inmediatamente copia del expediente a la Oficina, la cual remitirá dicha copia dentro de los 30 días siguientes a la fecha de la petición. 18 d) Si el empleado separado solicitara una pensión de un sistema de retiro del Gobierno de Puerto Rico, tal sistema podrá solicitar el expediente del ex-empleado y la agencia que lo tenga lo remitirá al sistema. En adelante el sistema de retiro conservará el expediente. e) En todo caso en que ocurra la muerte de un empleado activo, la última agencia donde prestó servicios enviará el expediente del empleado fallecido a la Oficina, junto con el Informe de Cambio notificando el fallecimiento. La Oficina integrará ambos expedientes y si se tratara de un participante del Sistema de Retiro remitirá el expediente integrado a dicho sistema. f) Siempre que se transfiera un expediente de un empleado O de un ex-empleado de una agencia a otra, ambas de la Administración Central, o de una agencia comprendida en la Administración Central a un Administrador - 19 - Individual, se preparará una Certificación de los documentos que se incluyen en el expediente y la agencia que lo recibe verificará y certificará el recibo de los documentos. g) Luego de que un expediente se mantenga inactivo cinco años en la Oficina se preparará una tarjeta acumulativa de los servicios prestados por el empleado incluyendo todas las acciones de personal e indicando la fecha en que dichas acciones se llevaron a cabo y los salarios devengados. La información incluída en la tarjeta acumulativa constituirá un resumen completo del historial del empleado. El custodio de los expedientes certificará la veracidad de la información y se procederá con el expediente de conformidad con el Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. h) Los formularios y cartas que formen parte del - 20 expediente se conservarán por el tiempo que se conserve el expediente. i) Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencia se conservarán por un período máximo de cinco años, al cabo de los cuales se retirarán para disposición. No obstante, podrá destruirse todo récord de asistencia inmediatamente después de haber sido intervenido por la Oficina del Contralor. j) Los' documentos referentes a deudas al erario u obligaciones de los empleados se retendrán en los expedientes hasta tanto se haya saldado la deuda, O aprobado los cursos en el caso de becas, licencias O pagos de matrícula. k) La agencia mantendrá un registro en el expediente del empleado, de los documentos que hayan sido dispuestos al completar el tiempo de conservación. - 21 5. Otros documentos relativos a la administración de personal se conservarán de acuerdo a las siguientes disposiciones: a) Los documentos referentes a la clasificación de los puestos se conservarán mientras exista el puesto, independientemente de su evolución. Luego de que se elimine el puesto se mantendrá inactivo por un año y se procederá a su disposición de acuerdo al Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. b) Las certificaciones de elegibles se mantendrán activas por un año a partir de la fecha de expedición. Luego se conservarán inactivas por otro año y se dispondrá de ellas de acuerdo al Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. c) Los registros de elegibles se conservarán inactivos por un año a partir de la fecha de cancelación O vencimiento y se dispondrá de ellos de acuerdo a las disposiciones del - 22 - Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. d) Las solicitudes de examen de personas que resulten inelegibles en los exámenes se conservarán por seis meses. Las solicitudes de examen de las personas que resulten elegibles se conservarán por el tiempo que dure la vigencia del registro. Se dispondrá de ambos en conformidad con las disposiciones del Reglamento para la Conservación, y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. - 23 - PARTE III