DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE APLICACION GENERAL

Se establecen las siguientes normas de aplicación general para el proceso de subasta: a- El Gerente de Compras O su Representante Autorizado establecerá un registro de los nombres y direcciones de posibles licitadores. b- Para asegurarse de la mayor competencia, dicho funcionario hará las gestiones necesarias para que periódicamente se publique en la prensa un aviso indicando tal propósito e invitando a posibles licitadores a informar su nombre y dirección para incluirlos en el Registro. c- En adición hará las gestiones para fijar en sitios propicios de la División de Compras copia de los avisos de invitación a subasta. d- Anualmente el Registro de Licitadores será revisado por la División de Compras para eliminar del mismo aquellos suplidores que no hayan cumplido con las órdenes de compra o contratos formalizados O no hayan contestado notificaciones de subastas en tres ocasiones consecutivas. e- Las proposiciones de licitadores podrán ser remitidas por correo a la dirección postal de la División de Compras, o podrán ser radicadas en el sitio que se indique en los pliegos de licitación. f- Las ofertas de los licitadores deberán venir en sobre cerrado y sellado y bajo ningún concepto se aceptarán sobres abiertos. g- En los casos en que un licitador no está licitando para los artículos o servicios solicitados en la subasta deberá indicarlo insertando en la parte superior derecha del sobre la frase "NO COTIZACION" (NO BID). h- Cualquier licitación enviada por correo y recibida después de la hora fijada para la apertura de subasta será rechazada y devuelta sin abrir al licitador, a menos que el recibo de dicha proposición ocurra cuando todavía no se haya levantado la sesión de apertura y continúen en la sala los licitadores y siempre que los sobres que las contengan exhiban el matasello del correo (no de la máquina franqueadora del licitador) anterior a dicha fecha y hora. i- Toda oferta remitida por mensajero o traída personalmente por el licitador que llegue después de la fecha y hora fijada para la apertura de pliegos, será rechazada y devuelta al licitador con una nota explicativa del rechazo. j- Cualquier notificación a una licitación, recibida por escrito antes de la hora fijada para la apertura de las licitaciones, se considerará válida siempre que la modificación y otro cambio o enmienda a las licitaciones sea explicado o convalidado con la firma de los postores. No se permitirá modificación a ninguna licitación ni retiro de la misma después de la hora fijada para abrir las licitaciones de la subasta. k- Los pliegos de subasta, una vez celebrada ésta, pasarán a ser propiedad exclusiva de la Administración de Servicios Médicos de Puerto Rico y se mantendrán en el expediente 6 de cada licitador y de la subasta. I- Todo sobre conteniendo licitaciones deberá estar debidamente identificado con el número de la subasta, fecha y hora de apertura y dirección del remitente. En caso de recibirse algún sobre de proposición sin identificar y habiendo el mismo día más de una subasta se deberá: 1- Abrir en presencia de los licitadores. 2- Insertar en el mismo sobre la identificación de la subasta a que corresonda. 3- Dar las razones que motivaron su apertura. 4- Firmar el funcionario 0 los funcionarios que intervengan en dicha acción, certificando que los precios no han sido revelados. m- Una vez abiertas las proposiciones recibidas, no se aceptará información adicional de los postores, a menos que la Junta de Subastas lo solicite por escrito. n- Todos los pliegos de proposiciones deberán firmarse con lápiz indeleble O pluma estilográfica por el licitador. o- Un pliego de proposición que no venga debidamente firmado, pero que venga acompañado de cartas explicativas firmadas del puño y letra del licitador, será considerado, ya que estos documentos firmados indican que fue intención del licitador firmar el pliego de proposición. En este caso se le permitirá y exigirá su pliego para que pueda ser considerado p- Ningún licitador podrá retirar su pliego de proposiciones una vez abierta la subasta. q- Cualquier error cometido en un pliego de proposiciones será responsabilidad del licitador exclusivamente. La aceptación por la Junta de Subastas de una oferta así presentada obligará al licitador a aceptar la adjudicación y vendrá obligado a comprar o entregar el material adjudicádole, según sea el caso. Sólamente se hará excepción en aquellos casos en que la diferencia en precio sea tan desproporcionada y tan fuera de razón, que de aceptarla, constituyera dicha acción gran perjuicio a los intereses del licitador. r- Proposiciones sometidas a nombre de sociedades 0 corporaciones deberán estar firmadas por representantes autorizados con indicación del título que ostenta en la organización y deberán venir acompañadas de una carta o resolución indicando que la persona está autorizada a negociar O contratar. S- Cuando las necesidades del servicio así lo requieran, la Junta podrá exigir la prestación de fianzas que garanticen el cumplimiento del contrato que formalizará la Administración de Servicios Médicos de Puerto Rico con el licitador a quien se le adjudique la subasta mediante inserción de dicho requisito en los pliegos de subasta. t- En caso de que se haya anunciado una subasta sin este requisito, la Junta podrá exigir su cumplimiento una vez abiertos los pliegos de proposiciones. u- La fianza podrá prestarse en cualesquiera de las siguientes formas: 1- En metálico. 2- En bonos al portador del Gobierno de los Estados Unidos de América, del Estado Libre Asociado de Puerto Rico 0 de alguna de sus corporaciones públicas. 3- En cheques certificados a favor de la Administración de Servicios Médicos de Puerto Rico. 4- Cheques o fianza bancaria de un banco aceptable a la Administración. 5- Fianza expedida por una compañía fiadora autorizada a hacer negocios en Puerto Rico y refrendada por su representante en la isla. V- Cuando la subasta bajo consideración requiera la prestación de fianzas, se localizarán y leerán en voz alta los datos relevantes de ésta. 7 W- La Administración podrá aceptar fianzas anuales para garantizar licitaciones de suministros.