CONSTITUCION, DEBERES Y JURISDICCION DE LA JUNTA DE SUBASTAS

1- Constitución de la Junta a- La Junta de Subastas quedará constituída por cuatro miembros en propiedad, uno de los cuales actuará de Presidente, que serán nombrados por el Director Ejecutivo. En ausencia del Presidente asumirá la presidencia el miembro de más tiempo en la Junta. b- Los miembros de la Junta de Subastas desempeñarán sus funciones hasta que se nombren sus sucesores y tomen posesión de sus puestos. c- El Gerente de la División de Compras actuará como Asesor y Secretario Ejecutivo de la 1 Junta mediante delegación del Director Ejecutivo; con derecho a voz pero no a voto. 2- Jurisdicción de la Junta La Junta tendrá jurisdicción sobre todos los procesos de adjudicación de las subastas formales, de carácter general para la compra de equipos, suministros, servicios y propyectos de construcción y/o mejoras permanentes. 3- Deberes de la Junta a- La Junta de Subastas será responsable de la evaluación de todas las propuestas que le sean sometidas y adjudicar las subastas. b- Solicitar asesoramiento de los funcionarios de la Administración O de las instituciones peticionarias. c- Adoptar las normas y procedimientos de funcionamiento interno. d- Autorizar acuerdos y/o negociaciones con únicas fuentes de abasto y situaciones que no ameritan el procedimiento de subasta pública en armonía con lo establecido en el Reglamento de Compras. 4- Deberes y Poderes del Presidente a- Velar por el funcionamiento de la Junta. b- Velar porque los miembros de la Junta cumplan fielmente los deberes y responsabilidades de su cargo. c- Dirigir los procedimientos de la Junta. d- Representar a la Junta. e- Presidir las reuniones de la Junta. f- Revisar y adoptar como suyas las responsabilidades de los miembros de la Junta. g- Someter cualquier informe que solicite el Director Ejecutivo. 5- Reuniones Las reuniones de la Junta serán dos (2) clases Ordinarias y Extraordinarias. a- Ordinarias Se efectuarán en fechas previamente señaladas y serán para evaluar ofertas y adjudicar subastas. Cuando sea necesario, podrán reunirse todos los miembros para discutir cualquier asunto no relacionado con evaluación 0 adjudicación de las subastas. 1. Las reuniones se constituirán con un quorum de tres (3) miembros. 2. Las decisiones de la Junta de Subastas conllevarán el voto a favor de por lo menos tres (3) de sus miembros con derecho a voto. 3. El Acta de Adjudicación o de Reunión deberá ser aprobada por el Director Ejecutivo o su representante autorizado. 4. Cuando no haya acuerdo entre los miembros de la Junta, el caso deberá someterse al juicio y decisión del Director Ejecutivo, mediante informe explicativo sobre las particularidades del caso. 5. No será requisito que ninguno de los miembros de la Junta de Subastas esté presente en el Acto de Apertura de Subastas. 6. Documentos Del resultado de las reuniones y resoluciones de la Junta sobre cada subasta ante su consideración se guardará constancia en el documento titulado Acta e Informe de Adjudicación. La adjudicación deberá ser firmada por todos los miembros que votaron a favor en la adjudicación y se certificarán por el Secretario Ejecutivo de la Junta. Los miembros que votaron en contra de la adjudicación podrán unir al expediente su voto disidente explicativo, pero el mismo no formará parte del documento titulado Acta e Informe de Adjudicación. 7. Facultad de la Junta de Subastas Una vez aprobadas las Solicitudes de Compras 0 los Proyectos pertinentes, en el trámite final 2 de compras correspondiente, tendrán jurisdicción independiente los siguientes organismos: IMPORTE DE LA COMPRA ORGANISMO DESDE HASTA 1- División de Compras En casos de subastas informales $15,000.00 2- Junta de Subastas En casos de subastas formales El ámbito se circunscribirá a los siguientes limites: a- Compra de equipos, servicios, materiales, suministros y piezas $15,000.01 Sin límite b- Subastas de Construcción y/o Mejoras Permanentes $15,000.01 Sin límite