OBTENCIÓN, EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN DE OFERTAS

A. El proceso de obtención, evaluación y adjudicación de ofertas para toda compra de bienes y servicios se realizará conforme a las disposiciones generales aplicables establecidas al respecto en el Artículo V de este reglamento. B. Las oficinas responsables de procesar las solicitudes para la adquisición de bienes o servicios, serán responsables de obtener las ofertas requeridas, considerando lo dispuesto en el Artículo VII, Inciso H, de este reglamento. Las mismas serán gestionadas considerando los suplidores anotados en los "Registros de Suplidores" correspondientes. Cuando los registros no provean para la obtención de todas las ofertas requeridas, se obtendrán las provistas por los mismos o aquellas concernientes a los suplidores existentes en el mercado. Se dejará constancia escrita sobre tales gestiones. C. Las disposiciones respecto a las fianzas establecidas en el "Reglamento de Subastas" se aplicarán en la obtención de las cotizaciones requeridas para las subastas informales. D. Todas las cotizaciones u ofertas relacionadas con las compras cuyo costo sobrepase de $25,000, serán obtenidas por la Junta de Subastas, conforme al "Reglamento de Subastas". E. En la obtención de las ofertas relacionadas con proyectos a realizarse con fondos federales, se tomarán las medidas necesarias para conceder participación a las empresas incluidas en el 17 "Registro de Empresas Minoritarias" que mantendrá la Oficina de Derechos Civiles. F. Las compras de emergencia y las directas no conllevarán la obtención de cotizaciones dadas las circunstancias establecidas en las definiciones incluidas en el Artículo IV, incisos D y E respectivamente de este reglamento. Además, se podrá obviar el trámite para la obtención de cotizaciones en situaciones normales cuando se considere que es más conveniente para la Autoridad entrar en negociaciones directas, en cuyo caso se deberá obtener la autorización previa del Director. Se dejará constancia escrita de las razones habidas para tomar tales acciones. G. Cuando se adquieran cotizaciones telefónicamente y no requieran confirmación por escrito por ser menores de $500.00, se dejará constancia escrita sobre las gestiones realizadas para su obtención, como por ejemplo: nombre del licitador y/o persona que cotizó, fecha de cotización, número de teléfono, etc. H. Las ofertas requeridas para las compras regulares se determinarán y se obtendrán según se indica a continuación, exceptuando aquellos casos en que no sea factible o práctico a los mejores intereses de la Autoridad, en cuyo caso se dejará constancia escrita de las razones justificantes de la acción tomada: 1. Menores O iguales a $500 Se negociarán directamente con un suplidor. 2. Desde $500.01 hasta $10,000 Requerirán por lo menos tres (3) cotizaciones que podrán obtenerse telefónicamente o por "fax". (Si la oferta del licitador o suplidor agraciado se obtiene telefónicamente, éste deberá 18 ratificarla por escrito previo al otorgamiento o entrega del documento contractual.) 3. Desde $10,000.01 hasta $15,000 - Requerirán por lo menos cinco (5) cotizaciones, las cuales podrán gestionarse telefónicamente O por "fax". De ser obtenidas telefónicamente, los licitadores deberán confirmarlas por escrito. 4. Desde $15,000.01 hasta $25,000 - Se gestionarán por escrito por lo menos seis (6) cotizaciones, las cuales deberán someterse en el formulario implantado por la Autoridad para tal propósito y en un sobre cerrado. Todas las cotizaciones obtenidas se abrirán en la fecha, hora y lugar establecido para la subasta informal y serán anotadas en el "Registro de Ofertas". 5. Mayores de $25,000 - Se regirán por el "Reglamento de Subastas". I. Las oficinas responsables de procesar las solicitudes de compra de bienes o servicios, evaluarán y adjudicarán las ofertas recibidas. Se exceptúan las ofertas para los servicios a ser contratados para la realización de las obras de construcción mencionadas en el Artículo VI, Inciso F, Sección 3, cuyo costo sea menor O igual a $25,000, las cuales serán evaluadas y adjudicadas por la Oficina de Administración de Contratos. J. La Autoridad se reserva el derecho de rechazar cualesquiera O todas las ofertas obtenidas cuando lo estime conveniente a sus mejores intereses. Las ofertas aceptadas se evaluarán de conformidad con las disposiciones aplicables establecidas en este reglamento y en el "Reglamento de Subastas", según aplique. La adjudicación de la compra se hará al 19 mejor postor, considerando todos los factores que puedan contribuir a tomar la determinación más conveniente para la Autoridad. En los casos en que ninguno de los licitadores cualifique y/o cumpla con las condiciones y especificaciones de licitación, la Autoridad se reserva el derecho de negociar con éstos, según lo estime conveniente a sus intereses. Siempre se dejará constancia escrita sobre las razones justificantes de la determinación que se tome. Cuando las ofertas estén relacionadas con un proyecto participante de fondos federales se obtendrá la concurrencia de la agencia aportadora de los fondos con la determinación tomada. K. Las unidades responsables de celebrar las subastas informales, cumplirán con sus responsabilidades haciendo extensivas las disposiciones aplicables establecidas en el "Reglamento de Subastas". L. En el proceso de adjudicación de ofertas se dará trato preferencial a los contratistas y suplidores locales, según lo dispone el Artículo 6 de la Ley Núm. 42 del 5 de agosto de 1989 y el Boletín Administrativo Núm. OE-1993-38 del 19 de agosto de 1993. M. Durante el proceso de evaluación de las ofertas se deberá obtener la recomendación de la oficina solicitante del bien o servicio antes de tomar una determinación de adjudicación de compra, cuando sea necesario. N. Se podrán adquirir bienes y servicios en "Mercado Abierto", de conformidad con lo dispuesto en este reglamento. Se mantendrá constancia escrita sobre las razones habidas para proceder con tal proceso. O. La determinación que se tome respecto a cada solicitud de compra deberá estar sustentada por 20 evidencia documental que demuestre que la solicitud estuvo sujeta a la obtención y evaluación de las ofertas requeridas, según establecido en este reglamento. P. En los casos de subastas informales la unidad organizacional responsable de celebrar la subasta tomará y notificará su determinación y la fecha en que la tomó, a todos los licitadores no más tarde de 45 días calendario contados a partir de la celebración de la subasta informal. Si el último día calendario fuere sábado, domingo o feriado, se considerará el día laborable siguiente. Los licitadores tendrán derecho a retirar sus propuestas sin penalidad alguna y sin que se disponga de su fianza de proposición cuando no se cumpla con lo antes dispuesto. Además, todas las fianzas de proposición serán devueltas a los respectivos licitadores tan pronto se tome la determinación, exceptuando las pertenecientes a los dos (2) mejores licitadores que cumplan, las cuales se devolverán luego de formalizarse el documento contractual.