RECIBO Y ENTREGA DE MERCANCÍA o ADMINISTRACIÓN

DEL SERVICIO A. Toda persona, oficina o unidad organizacional recipiente de bienes y servicios adquiridos por la Autoridad, conforme a este reglamento, deberá asegurarse que el bien o servicio recibido corresponda a lo convenido en el documento contractual. B. El proceso de verificación de la mercancía se realizará mediante un conteo de unidades, siempre que sea factible y práctico; de lo contrario se podrá realizar por muestreo. C. Cuando en el proceso de verificación de la mercancía o certificación del servicio se detecten deficiencias por las cuales no se deba aceptar o certificar el objeto de compra, se notificará sobre el particular a la unidad organizacional que procesó la solicitud. En tales casos no se autorizará el pago hasta tanto se hayan corregido las deficiencias encontradas. De no corregirse las deficiencias, se devolverá la mercancía antes de transcurridos diez (10) días laborables o no se aceptará el servicio, según corresponda, considerando los mejores intereses de la Autoridad. En los casos en que el artículo haya sido adquirido mediante tarjeta de crédito, el usuario exigirá al suplidor que tramite con el banco para que se acredite a la Autoridad aquellos dineros pagados por concepto del artículo devuelto. D. La Oficina de Compras y la Oficina de Servicios Generales enviarán copia del "Informe de Recibo e 30 Inspección" de toda "Orden de Compra de Bienes y Servicios" al Supervisor del Almacén de Materiales. El original y una copia de dicho informe le será enviado al solicitante de los bienes o servicios, para que al recibir los mismos envíe el original del documento al Supervisor del Almacén de Materiales. E. El Supervisor del Almacén de Materiales será responsable de darle seguimiento a las ordenes de compra de bienes y servicios a los fines de asegurar que se cumpla con la fecha de entrega establecida. Por consiguiente debe establecer los archivos, expedientes o sistemas necesarios para llevar a cabo esta función diligentemente. Cuando un bien, materiales o servicio no se reciba para la fecha estipulada, deberá comunicarse con el solicitante O el suplidor, para determinar la razón de ello. De haber algún cambio en las condiciones de entrega, se lo informará a la Oficina de Compras o a la de Servicios Generales para que la oficina correspondiente tome la acción pertinente. F. Toda oficina que solicite bienes o servicios será responsable de verificar que una vez recibidos estos, los mismos estén de acuerdo a las condiciones establecidas en la orden de compra. De ser así, firma el "Informe de Recibo e Inspección" y envía dicho documento al Supervisor del Almacén de Materiales no más tarde de los cinco (5) días laborables a partir del recibo de los artículos o servicio. G. El Supervisor del Almacén de Materiales registrará los datos pertinentes a toda orden de compra o de servicios en el sistema mecanizado tan pronto se reciban los documentos certificados por el solicitante. Al concluir éste trámite enviará la 31 copia correspondiente del "Informa de Recibo e Inspección" a la Oficina de Preintervención. H. La Oficina de Transportación, Supervisores Regionales O Ingenieros de Distrito de Autopistas, según aplique o sus representantes autorizados, serán responsables de enviar la Orden de Servicio y Factura a la unidad de entrada de datos del Area de Finanzas, quien la enviará a la Oficina de Preintervención para los trámites de pago tan pronto haya procesado la misma. I. Toda factura sometida por los suplidores por concepto de compra de equipo, materiales o servicios, deberá ser enviada diligentemente a la unidad de entrada de datos del Area de Finanzas. Esta será responsable de procesar la misma y enviarla a la Oficina de Preintervención. J. En los casos de servicios telefónicos el documento de facturación de llamadas realizadas será entregado por el suplidor en la Oficina de Servicios Generales, que a su vez lo referirá a la Oficina de Preintervención a la brevedad posible. La Oficina de Servicios Generales enviará a las unidades concernientes para aceptación y/o certificación de las llamadas. Posteriormente los documentos de facturación los enviarán a la Oficina de Preintervención para que realice los ajustes correspondientes. K. Cuando los servicios continuos estén bajo contrato, el suplidor deberá someter el documento de aceptación y/o certificación al receptor del servicio O su representante autorizado para su consideración y firma. Posteriormente el suplidor someterá tales documentos firmados, acompañados de la factura, a la Oficina de Servicios Generales, que a su vez los referirá a la 32 Oficina de Preintervención para la acción correspondiente. L. La facturación, aceptación y/o certificación de los servicios mencionados en el Artículo VI, Inciso F, Sección 3 de este reglamento se realizará conforme a los procedimientos implantados en la Autoridad para tales propósitos y cualesquiera otras medidas que sea necesario tomar. M. Las Oficinas de Preintervención, Contabilidad y Tesorero realizarán diligentemente sus funciones, respecto al proceso de pago, de tal manera que los pagos se procesen a tiempo para evitar que se afecte el crédito de la Autoridad y propiciar que ésta pueda acogerse a los descuentos, cuando aplique. N. Cuando se adquiera propiedad mueble, la oficina receptora de la misma deberá notificar a la Oficina de Contabilidad, a la brevedad posible, para que proceda a registrarla y enumerarla, si aplica. O. Toda mercancía que se devuelva al suplidor o todo servicio que no sea aceptado generará la solicitud al suplidor O contratista de una nota de crédito, o en su lugar, el cambio del bien adquirido o la modificación o corrección del servicio, según sea el caso. De generarse una nota de crédito, la Oficina de Contabilidad gestionará el reembolso y se notificará a la Oficina de Presupuesto a la brevedad posible.