DISPOSICIONES GENERALES

A. Este reglamento regulará el proceso de compra de todos los bienes y servicios excepto las actividades relacionadas con: 1. La adquisición de servicios de reparación y mantenimiento de vehículos oficiales en talleres privados, los cuales serán adquiridos conforme al procedimiento "Reparación y Mantenimiento de Vehículos Oficiales en Talleres Privados". 2. El proceso de celebración y adjudicación de subasta relacionado con la realización de obras y las compras cuyo costo sobrepase de $25,000, el cual se realizará conforme al "Reglamento de Subastas". 4 3. Las compras de bienes y servicios, cuyo costo no sobrepase de $100 tramitadas de acuerdo al procedimiento "Manejo y Control del Fondo de Caja Menuda". B. La Oficina de Comunicaciones, cuando lo estime necesario y conveniente a los mejores intereses de la Autoridad, podrá adquirir servicios directamente de los suplidores para ser utilizados en la realización de las actividades para el Secretario y el Director, relacionadas con la Autoridad. Sin embargo, deberá cumplir con el procedimiento correspondiente. C. Queda prohibida la práctica de fraccionalizar las compras, así como la realización de cualquier actividad relacionada con el proceso de compra tendiente a obviar lo dispuesto en este reglamento y que resulte, directa o indirectamente, en menoscabo de los intereses de la Autoridad. D. El Director podrá autorizar a las oficinas de Compras, Transportación, Servicios Generales y a las oficinas regionales y descentralizadas, el uso de la tarjeta de crédito para adquirir bienes y servicios hasta un máximo de $500.00, siempre y cuando cumplan con las normas establecidas en este reglamento y en los procedimientos establecidos a estos efectos. Los servicios contratados deberán ser tramitados a través de la Oficina de Servicios Generales. Estos no podrán ser adquiridos mediante tarjeta de crédito. E. Los directores de las oficinas de Compras y Servicios Generales realizarán las gestiones necesarias para entrar en acuerdos con otras agencias del gobierno con el propósito de coordinar y fomentar una mayor economía y eficiencia respecto al proceso de compra de bienes y servicios comunes. 5 F. Se adquirirán, cuando sea necesario y beneficioso para la Autoridad, bienes y servicios producidos u ofrecidos por la corporación pública "Industria de Ciegos, Personas Mentalmente Retardadas y Otras Personas Incapacitadas de Puerto Rico", según lo dispone el Boletín Administrativo Núm. OE-1993-52 del 10 de diciembre de 1993. G. El Director de la Oficina de Compras tomará las medidas pertinentes para lograr de manera ascendente que por lo menos 25% de las compras de papel en la Autoridad sea de papel que contenga una proporción mayor o igual al 50% de fibra reciclada. Esta actividad se realizará conforme a las metas y condiciones establecidas en el Boletín Administrativo Núm. OE-1993-55 del 16 de diciembre de 1993. Además, deberá coordinar con el Coordinador del Programa de Reciclaje designado por el Director y con la Autoridad de Desperdicios Sólidos a fin de implantar un programa de compras dirigido a adquirir, hasta donde sea factible y práctico para la Autoridad, productos de carácter reciclable y que no contengan materiales tóxicos o contaminantes. Tal actividad se realizará de conformidad con lo establecido al respecto en el boletín antes mencionado. H. En toda compra de bienes que consuman energía (vehículos de motor, equipos, acondicionadores de aire, etc.) se procederá de conformidad con el Reglamento Núm. 16 "Reglamento de Conservación de Energía," promulgado por la Administración de Servicios Generales por mandato del Gobernador. Por lo tanto, las actividades relacionadas con la obtención, evaluación y adjudicación de ofertas se realizarán conforme a dicho reglamento. 6 I. El Director de la Oficina de Compras deberá someter a la Junta Reguladora de la Administración de Servicios Generales informes trimestrales sobre la adjudicación de todas las compras para adquirir bienes que consuman energía, de conformidad con el Reglamento Número 16 de la Administración de Servicios Generales. Las oficinas tenedoras de tarjetas de crédito deberán enviar esta información mensualmente a la Oficina de Compras. J. En la adquisición de bienes y servicios relacionados con situaciones de emergencia, según definidas en el Artículo IV, Inciso D de este reglamento, se podrán obviar los procedimientos normales de compra. No obstante, los trámites formales de la solicitud hasta que se pague el objeto de compra, se deberán realizar durante o después de la situación de emergencia. Se dejará constancia escrita de las razones habidas para efectuar tales compras. K. Las compras de emergencia hasta $10,000 relacionadas con disturbios tropicales, se realizarán conforme al plan de compras establecido por el Director para tal propósito. L. No se realizarán compras mediante órdenes por confirmación, excepto en situaciones meritorias en que el Director las autorice. En tales casos se someterá diligentemente la evidencia de tal autorización, acompañada de los documentos necesarios, a las oficinas de Presupuesto y Preintervención para la acción correspondiente. M. Todas las compras que conlleven la utilización de fondos federales se realizarán conforme a los requerimientos de las agencias federales aportadoras de los fondos. 7 N. Las oficinas de Compras y Servicios Generales, así como aquellas autorizadas a utilizar tarjetas de crédito, mantendrán actualizado un "Registro de Suplidores" existentes en el mercado relacionado con los servicios O bienes que adquieren. El mismo deberá incluir, entre otras cosas, el nombre del suplidor O compañía, número de cuenta patronal, número de teléfono, tipo de negocio y la dirección física y postal. O. Será política de la Autoridad aprovechar descuentos por pronto pago y asegurarse de que los mismos sean materializados siempre que se nos ofrezcan y podamos acogernos a ellos. P. Las especificaciones y condiciones relativas a las compras de bienes y servicios que celebre la Autoridad, cuyo costo sobrepase de $25,000, podrán ser preparadas originalmente por la unidad organizacional que genere la solicitud. Sin embargo, serán sometidas a la Junta de Subastas en su forma final y acompañadas de la correspondiente solicitud por las unidades organizacionales que se indican a continuación: 1. Oficina de Compras - Especificaciones y condiciones relacionadas con la compra de bienes. 2. Oficina de Servicios Generales Especificaciones y condiciones relacionadas con la adquisición de servicios, excepto aquellos relacionados con la contratación de las obras de construcción que se indican en la ión de las especificaciones y condiciones de licitación, en la invitación a subasta, en la obtención de cotizaciones, así como en la adjudicación de toda compra de bienes se procederá conforme a lo dispuesto en el Boletín Administrativo Núm. OE-1993-38 del 19 de agosto de 1993 "Para Establecer una Política Pública Expresa Favoreciendo Productos Hechos en Puerto Rico en toda Compra del Gobierno". 3. Será responsabilidad del Director de la Oficina de Compras preparar y someter a la Administración de Servicios Generales, con copia al Subadministrador de la Administración de Fomento Económico, un informe anual fiscal aprobado por el Director que incluya una relación de las compras realizadas, los costos totales y la procedencia de los productos, de 9 conformidad con el Boletín Administrativo Número OE-1993-38 del 19 de agosto de 1993. Los funcionarios tenedores de tarjetas de crédito, deberán enviar esta información mensualmente a la Oficina de Compras no más tarde del tercer día laborable del próximo mes. 4. El Director de la Oficina de Compras deberá informar al Administrador de Servicios Generales y a la Administración de Fomento Económico sobre todos los detalles y razones que justifiquen las compras de bienes cuyo costo sobrepase de $25,000 y que no sean hechos en Puerto Rico. Esta gestión deberá realizarse antes de efectuarse la compra, conforme al Boletín Administrativo Núm. OE-1993-38 del 19 de agosto de 1993. 5. Se tomarán las medidas necesarias para cumplir con las disposiciones relacionadas con la compra de productos reciclables libres de materiales tóxicos o contaminantes, conforme al Boletín Administrativo Núm. OE-1990-43 del 19 de septiembre de 1990 y el Boletín Administrativo Núm. OE-1993-55 del 16 de diciembre de 1993. De conformidad, todas las especificaciones y condiciones relacionadas con la adquisición de bienes deberán establecer que todo suplidor vendrá obligado a informar en su propuesta si su producto es reciclable o de carácter reciclable y el porciento de reciclación del mismo. Además, las especificaciones y condiciones deberán indicar que la Autoridad adquirirá, cuando sea factible y práctico a sus intereses, artículos y productos reciclados O de carácter 10 reciclable libres de materiales tóxicos o contaminantes. 6. Todas las especificaciones y condiciones relacionadas con la adquisición de bienes y servicios, cuyo costo sobrepase de $4,000, deberán incluir cláusulas para establecer que la Autoridad cumplirá con sus obligaciones de conformidad con los siguientes estatutos: a. Carta Circular Núm. 1300-18-92 del Departamento de Hacienda "Instrucciones a Seguir para la Implantación del Boletín Administrativo Núm. OE-1991-24, del 18 de junio de 1991, Sobre el Status Contributivo de las Personas Naturales y Jurídicas a ser Contratadas por las Agencias Gubernamentales". b. Boletín Administrativo Núm. OE-1992-52 del 28 de agosto de 1992 "Para Enmendar el Boletín Administrativo Núm.OE-1991-24 del 18 de junio de 1991, sobre la Certificación de Deudas Contributivas en Contratos para Exigir Certificación Similar a favor del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos". 7. Las especificaciones y condiciones de licitación deberán indicar que toda oferta garantizada por escrito por el licitador será, durante su vigencia, considerada para adjudicación en toda compra similar que efectúe la Autoridad. 8. Cuando las cotizaciones sean obtenidas mediante llamada telefónica, se le hará saber a los suplidores sobre lo dispuesto en los estatutos aplicables mencionados en las secciones 1 hasta 7 que anteceden. 11 R. En la invitación a subasta, obtención y evaluación de cotizaciones, así como en la adjudicación de toda compra se considerarán, según aplique, aspectos tales como la integridad del suplidor o contratista, cumplimiento con la política pública, la calidad y la adaptabilidad del objeto de compra, garantía, política de crédito del suplidor (descuentos por pronto pago, términos de pago, etc.) y la disponibilidad de piezas, repuestos y servicios en el mercado local. También, se tomará en consideración la experiencia O ejecución pasada, fecha de entrega, de comienzo y de terminación ofrecida; equipos, recursos financieros, económicos y técnicos del licitador; reputación comercial y cualquier otro factor que pueda ayudar a la Autoridad a tomar una determinación que mejor responda a sus intereses y determinar si el suplidor O contratista podrá cumplir con sus obligaciones.