TRAMITACIÓN DE SOLICITUDES DE COMPRA

A. Las solicitudes de compra se prepararán en el formulario o sistema mecanizado establecido por la Autoridad para tales fines. Las mismas deberán incluir, en forma clara, concisa y correcta, la descripción del bien O servicio a adquirirse, así como su justificación. Además, deberán indicar si se requerirá la celebración de reuniones presubasta, cuando aplique. B. Toda solicitud para adquirir bienes O servicios relacionados con un proyecto de construcción deberá incluir el número y la descripción del proyecto. Si la compra está relacionada con algún proyecto para el cual se han asignado fondos mediante una resolución, la solicitud deberá incluir el número y 12 la descripción del proyecto y el número de la resolución. C. En los casos de compras relacionadas con proyectos que participen de fondos federales, se deberá incluir en la solicitud la descripción y el número del proyecto, así como el porciento (%) de participación de fondos federales. D. En la preparación y evaluación de las solicitudes para adquirir bienes y servicios, el solicitante, la Oficina de Compras y la Oficina de Servicios Generales considerarán los siguientes criterios: 1. Criterios Generales: a. El bien O servicio a adquirirse deberá ser esencial para el funcionamiento eficiente de la unidad organizacional solicitante. b. La situación de insuficiencia de la Autoridad para proveer el servicio O que no tenga disponible el bien a adquirirse. C. Inexistencia de posibilidad inmediata o razonable de escoger otra alternativa menos costosa y más práctica o conveniente. d. No excederse de la cantidad necesaria para satisfacer la necesidad inmediata. e. No se adquirirán, hasta donde sea posible, unidades (vehículos, maquinaria o equipos) con accesorios de lujo o materiales más costosos que provean el rendimiento y una vida útil similar a la de otras unidades menos costosas. 2. Criterios Especiales: a. Reemplazo de Unidades: El reemplazo deberá ser esencial y estar justificado por la condición en que se 13 encuentre la unidad por deterioro, accidente, fuego o uso; porque haya sido robada o hurtada; porque la unidad no esté rindiendo servicio o porque el servicio rendido no sea eficiente. b. Reparaciones: 1) La unidad a repararse deberá pertenecer a la Autoridad. 2) El costo de reparación deberá guardar proporción con el costo real de la unidad después de ser reparada y con el servicio que ha de prestar. 3) Se deberá investigar y asegurarse de que la unidad a repararse no tenga garantía o no esté bajo contrato activo de mantenimiento. C. Materiales de Construcción: Su necesidad deberá basarse en la realización de una O más obras de proyectos específicos aprobados por el Director y su utilización deberá responder a las cantidades y tiempo indicados en la solicitud. d. Equipos Especiales, Maquinaria e Instrumentos de Precisión: La necesidad de compra deberá estar ampliamente justificada, considerando que no existan otras alternativas más beneficiosas para la Autoridad. E. Las solicitudes de compra se prepararán considerando lo siguiente: 1. Toda solicitud para adquirir bienes y servicios de carácter técnico (equipo de seguridad, computadoras, máquinas de reproducción, equipo de comunicación, etc., 14 reparación de tales equipos y otros servicios) se preparará en coordinación con las oficinas que tengan especialistas al respecto. 2. Las solicitudes para adquirir vehículos de motor, deberán someterse a evaluación y recomendación de la Oficina de Transportación. 3. Las solicitudes para adquirir libros, revistas o literatura de carácter técnico o legal deberán prepararse en coordinación con la Oficina del Asesor Legal O la oficina técnica que aplique. F. Las solicitudes para adquirir los bienes y servicios regulados por este reglamento se tramitarán a través de la Oficina de Compras y la Oficina de Servicios Generales, respectivamente, con excepción de: 1. Las suscripciones, publicaciones o membresías las tramitará la oficina solicitante a través de la Oficina de Servicios Generales, siempre y cuando se hayan solicitado en la petición presupuestaria. De lo contrario será necesario tramitar las mismas a través de la Oficina de Presupuesto del Area de Finanzas y por conducto del Director Ejecutivo Auxiliar para Administración y Finanzas. 2. Los servicios para imprimir formularios en imprenta privada Serán solicitados a la Oficina de Compras, a través de la Oficina de Servicios Generales, con excepción de los formularios especiales del Área de Tecnologías de Información que serán solicitados directamente a la Oficina de Compras. 3. La realización de obras de construcción relacionadas con el "Programa de Mejoras Permanentes" y otras obras que requieran la 15 preparación de planos, estimados de costo y estudios de diseño previo a su ejecución, serán tramitados por la Oficina de Administración de Contratos, en coordinación con las unidades organizacionales que tomen parte en el proyecto. 4. La adquisición de bienes y servicios, cuyo costo no sobrepase de $500 -Estas podrán adquirirse mediante tarjeta de crédito en aquellas oficinas autorizadas para ello. 5. Las compras por $100 O menos - Las mismas podrán ser tramitadas de acuerdo al procedimiento "Manejo y Control del Fondo de Caja Menuda. G. Las solicitudes para adquirir los materiales de oficina para reabastecer el inventario del Almacén de Materiales serán preparadas por la Oficina de Servicios Generales y procesadas por la Oficina de Compras. H. Todas las solicitudes de compra deberán ser firmadas por el director o jefe de la oficina solicitante y el director del área concerniente. I. Todas las solicitudes para adquirir bienes y servicios serán consideradas por la Oficina de Presupuesto para evaluar la disponibilidad y aprobación de fondos concernientes a las partidas afectadas, conforme al procedimiento "Evaluación y Aprobación del Efecto Presupuestario para Solicitudes de Compra y Adquisición de Servicios". J. Los Directores de las Oficinas de Compras, Servicios Generales y Administración de Contratos referirán a la Junta de Subastas las respectivas solicitudes para adquirir bienes y servicios que 16 requieran la celebración de una subasta formal, considerando lo dispuesto en el Artículo V, Inciso P.