PREPARACIÓN Y FIRMA DE CONTRATO, AUTORIZACIÓN

DE SERVICIO U OTORGAMIENTO DE ORDEN DE COMPRA A. El Secretario podrá, para proteger los mayores intereses de la Autoridad, suspender negociaciones con cualquier entidad O persona por un periodo de hasta treinta (30) días. Si la situación lo amerita y previa vista al efecto, dicha suspensión podrá ser por un término mayor. Siempre que se suspenda las negociaciones con una entidad, la Oficina de Compras mantendrá un expediente donde se incluirá las razones O las determinaciones que justifiquen tal acción, según sea el caso. Será motivo para la suspensión de negociaciones con una 21 entidad O persona, acciones fraudulentas, incumplimiento de condiciones establecidas o cualquier otra acción que el Secretario considere que atenta contra la pureza de los procedimientos. B. Toda adquisición de bienes y servicios, se formalizará mediante un documento contractual, según se define en el Artículo IV, Inciso H de este reglamento. Una copia del documento formalizado se deberá enviar diligentemente a las oficinas de Presupuesto y Preintervención. C. Las unidades organizacionales que se indican a continuación serán responsables de la preparación del documento contractual concerniente al bien o servicio a adquirirse, según su naturaleza: 1. Oficina de Administración de Contratos Contratos para la realización de obras de construcción, cualquiera sea su valor, relacionados con el "Programa de Mejoras Permanentes" y otras obras que requieran la preparación de planos, estimados de costo y estudios de diseño previo a su ejecución. 2. Oficina de Servicios Generales Autorizaciones o contratos para realizar servicios. 3. Oficina de Compras - Ordenes de compra o cualquier contrato que se requiera para adquirir bienes. 4. Las oficinas tenedoras de tarjetas prepararán las órdenes de las compras que éstas realizan. D. Durante el proceso de preparación y formalización de todo documento contractual se deberá cumplir con lo siguiente: 1. Todo documento contractual relacionado con la adquisición de servicios deberá contener o se hará formar parte del mismo disposiciones 22 estableciendo que al rendirse el servicio se utilizarán artículos producidos, ensamblados o envasados en Puerto Rico, así como distribuidos por agentes establecidos en la Isla, conforme al Artículo 9 de la Ley Núm. 42 del 5 de agosto de 1989. 2. En la preparación y otorgamiento de contratos relacionados con proyectos que participen de fondos federales se tomarán las medidas pertinentes para cumplir con los requerimientos de las agencias federales aportadoras de los fondos. 3. Todo documento contractual deberá especificar claramente, según aplique, la fecha de comienzo y terminación estimada, la fecha de entrega de la mercancía, así como el lugar de entrega de la misma. 4. Se incluirá en todo documento contractual disposiciones O condiciones que provean para tomar acciones administrativas, contractuales y/o legales cuando el suplidor o contratista viole o no cumpla con las condiciones y términos acordados. De ser necesario el Director y el Secretario determinarán las acciones a tomarse, considerando los mejores intereses de la Autoridad. Además, todos los contratos y autorizaciones para realizar obras O servicios deberán disponer que el contratista o suplidor documentará los resultados del trabajo a requerimiento y satisfacción de la Autoridad. Tal acción podría conllevar, entre otras cosas, someter informes de progreso y finales, planos, estimados de costos incurridos, facturas o cualquier evidencia sobre el costo y logro de 23 los objetivos acordados en el documento contractual. 5. Se podrán efectuar cambios, en común acuerdo de las partes, a los documentos contractuales ya otorgados, según aplique, cuando sea meritorio y necesario: a) cancelarlos o cancelar partidas, b) modificar o incluir alguna especificación, c) incluir partidas nuevas debidamente justificadas y aprobadas por la Oficina de Presupuesto, d) efectuar cualquier otro cambio, sujeto a que el efecto en precio para la partida original no incremente la oferta acordada. De incrementarse la oferta, se podrá efectuar el cambio considerando que no existan alternativas más beneficiosas a los mejores intereses de la Autoridad. Todo cambio realizado al documento contractual otorgado originalmente será notificado diligentemente a las Oficinas de Presupuesto y Preintervención. 6. La formalización de todo documento contractual cuyo costo sobrepase de $4,000, se realizará de conformidad con la Carta Circular Número 1300-18-92 del Departamento de Hacienda y el Boletín Administrativo Núm. OE-1992-52 del 28 de agosto de 1992. Será responsabilidad de las unidades organizacionales que preparen u originen tales documentos contractuales, velar por el fiel cumplimiento de esta disposición. 7. Los contratos formalizados incluirán estipulaciones que indiquen que la Autoridad 24 prohíbe la discriminación por motivo de raza, color, edad, religión, incapacidad, condición social O ideas políticas al adjudicar contratos. 8. Los contratos de construcción con un costo mayor de $2,000 que participen de fondos federales, incluirán estipulaciones relativas al cumplimiento del "Davis Bacon Act" (40 USC276a to 9-7), según establecido en las normas del Departamento del Trabajo Federal (29 CFR Part 5), que requiere a los contratistas pagar salarios no menores del mínimo determinado por el Secretario del Trabajo Federal. 9. Todo contrato para realizar proyectos deberá estipular que al contratista principal se le requiere realizar todo el trabajo inherente al contrato, excepto los servicios especializados u otras tareas específicamente eximidas en el mismo. Además, el contrato original estipulará que cualquier subcontrato será evaluado por la Autoridad para su autorización, de conformidad con este reglamento. 10. Los aspectos relativos a la garantía y a descuentos por pronto pago deberán establecerse claramente en el documento contractual. En toda compra de bienes y servicios en que el suplidor ofrezca descuento por pronto pago, se identificará el documento contractual con una frase al respecto. E. En todo documento contractual para adquirir bienes y servicios se deberá incluir o se hará formar parte del mismo una cláusula que provea para el cumplimiento de las disposiciones del Artículo 3.3, 25 incisos c, D y E de la Ley Núm. 12 del 24 de julio de 1985, conocida como "Ley de Etica Gubernamental". De conformidad con los incisos D y E antes citados, cuando aplique, se deberá indicar que se obtuvo la dispensa necesaria para formalizar el documento contractual. F. Los contratos para adquirir bienes y servicios deberán someterse a la Oficina del Asesor Legal para su consideración antes de la firma de los mismos. Esta disposición no aplicará a las órdenes de compra, autorizaciones de servicio o contratos formalizados mediante formularios establecidos oficialmente en la Agencia. Sin embargo, cuando sea necesario enmendar tales formularios, se hará en coordinación con dicha oficina. El propósito es que esta oficina pase juicio sobre los aspectos legales incluidos en tales formularios, conforme a las disposiciones aplicables de este reglamento o cualquiera otra reglamentación que aplique. G. En el proceso de firma o entrega de todo documento contractual producto de una subasta formal o informal, se aplicarán las disposiciones relacionadas con las fianzas y seguros establecidas en el "Reglamento de Subastas". H. Todas las órdenes de compra o contratos para adquirir bienes, serán firmados por el Director de la Oficina de Compras O Servicios Generales o su representante autorizado, además de requerir, conforme a su monto, las firmas que se indican a continuación: 1. Hasta $5,000 Requerirán la firma de la persona que procesó la solicitud. 2. Fluctuantes entre $5,000.01 y $15,000 Requerirán la firma del Director O el Subdirector del Área de Administración. 26 3. De $15,000.00 a 25,000.00 Requerirán la firma del Director O el Subdirector del Área de Administración y del Director Ejecutivo Auxiliar para Administración y Finanzas o su representante autorizado. Se anotarán, en forma clara y legible, las iniciales de la persona que procesó la solicitud que originó la orden cuando no se requiera su firma. I. Se podrán realizar compras pagadas por adelantado sólo cuando las necesidades apremiantes del servicio lo requieran. En tales casos el respectivo documento contractual se procesará de igual manera que en las situaciones regulares, excepto que se solicitará anticipadamente por escrito al Área de Finanzas la tramitación y expedición del cheque correspondiente. En el escrito se expondrá ampliamente las razones para realizar estas compras. Los desembolsos por concepto de estas órdenes serán cargados al Director de la oficina solicitante y se relevará a la misma sólo cuando la Oficina de Contabilidad reciba constancia escrita certificando el recibo o aceptación del objeto de compra. J. Todo documento contractual para adquirir servicios preparado por la Oficina de Servicios Generales será firmado por el Director o el Subdirector de dicha oficina. Además, requerirá las firmas que se indican en el Inciso H que antecede. Cuando no se requiera la firma en el documento contractual de la persona que procesó la solicitud, ésta anotará sus iniciales. Aquellos servicios que no estén contratados por la Oficina de Servicios Generales y que las oficinas descentralizadas puedan sufragarlos mediante tarjeta de crédito, el 27 documento será firmado por el Director O usuario de la tarjeta de crédito. K. Los contratos preparados por la Oficina de Administración de Contratos, según se mencionan en el Artículo VIII, Inciso c, Sección 1, serán firmados por el director de esa oficina, el Director y el Secretario. En tales casos dicha oficina coordinará con la Junta durante la preparación del documento contractual para que gestione con el Director y el Secretario la fecha, hora y lugar para la firma del mismo con el licitador agraciado. L. En los casos de subastas informales, la unidad organizacional responsable de celebrar las mismas formalizará el documento contractual considerando y haciendo extensivas las condiciones y términos dispuestos en el Inciso L que antecede. M. El licitador agraciado por la adjudicación de una subasta formal o informal podrá retirar su proposición sin penalidad alguna, si al finalizar los treinta (30) días calendario después de someter los documentos correctos a la Autoridad no se ha formalizado o no le han entregado el documento contractual. N. La Autoridad podrá confiscar la fianza de proposición al licitador agraciado si éste no somete a tiempo los documentos requeridos; si rehúsa formalizar o aceptar el documento contractual o viola cualquier condición de la subasta asegurada por dicha garantía de proposición. En tales casos la Autoridad podrá tomar cualquier acción que resulte satisfactoria a sus intereses. Cuando el objeto de la subasta participe de fondos federales, se necesitará la 28 concurrencia de la agencia federal aportadora de los fondos con la acción tomada. O. Las oficinas responsables de preparar el documento contractual deberán enviar copia del documento formalizado a la Oficina de Derechos Civiles, siempre que el bien o servicio a adquirirse esté relacionado con un proyecto participante de fondos federales. P. De conformidad con la Carta Circular Núm. 1300-18-92 del Departamento de Hacienda, la Oficina del Tesorero deberá enviar al Secretario Auxiliar de Rentas Internas del Departamento de Hacienda una copia de todo documento contractual que sobrepase de $4,000. Por lo tanto, las unidades originadoras del documento contractual deberán coordinar con dicha oficina para que la misma cumpla con su responsabilidad al respecto. Q. Las oficinas originadoras de los documentos contractuales coordinarán con la Oficina de Preintervención para que procese las retenciones correspondientes a aquellos suplidores que entren en negociaciones con la Autoridad y que adeuden contribuciones al gobierno. Tales retenciones se realizarán conforme al procedimiento establecido en la Carta Circular Núm. 1300-18-92 del Departamento de Hacienda. Además, determinarán, en coordinación con la Oficina del Tesorero, si los documentos contractuales formalizados deben ser radicados en la Oficina del Contralor, conforme al procedimiento "Para el Registro y Radicación de Contratos en la Oficina del Contralor de Puerto Rico". R. Todo documento contractual deberá indicar el lugar en que el suplidor deberá entregar el documento de facturación, aceptación y/o certificación del 29 objeto de compra. El lugar de entrega se establecerá considerando las disposiciones incluidas más adelante en el Artículo IX, Incisos D, G, H, I, J y K de este reglamento.