Regl. 5432, art. IV
de "Normas y Procedimientos Complementarios al
Cite as Reglamento Núm. 5432, Art. IV
Reglamento de Compras".
1.
Cada Programa recibe las requisiciones de sus diferentes
Centros o Regiones (Anejo I) o las que genera su propia
oficina.
2.
El Funcionario indicado autoriza las requisiciones de
compra.
3.
Las requisiciones de compra deben incluir lo indicado en:
a.
descripción del material etc. según artÃculo IV de
estas Normas y Procedimientos.
b.
Número de requisición en orden ascendente, por
año fiscal.
4.
Las requisiciones se enviarán a la oficina de Compras
para su curso a seguir y el programa se queda con una
copia.
5.
Un funcionario de esa oficina anota las requisiciones en
el Libro de Control de Requisiciones y les asigna un
número de caso en orden secuencial.
6.
El Oficial Ejecutivo de Compras revisa las requisiciones
y las distribuye a los diferentes compradores.
7.
(a) Los compradores solicitan al menos tres (3)
cotizaciones (anejo 2) según artÃculo VIII del
Reglamento de Compras.
(b)
Las requisiciones que cualifiquen para Subasta de
Mejoras Permanentes se referirán a la Junta de
Subastas para Mejoras Permanentes del
Departamento de Agricultura. Según su
reglamento, artÃculo VI-B-2. Se envian firmadas
vÃa Oficina Presupuesto, Oficina Secretario o su
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(d) La Junta verificara si hay fondos suficientes y
procederá con el curso indicado.
8.
Para las requisiciones que procese la oficina de Compras
el comprador preparará el Formulario DA-DC-3 titulado
HOJA DE TRABAJO DE COTIZACIONES
RECIBIDAS.
9.
Luego de tener las cotizaciones, se escogerá la de menor
costo o la que ofrezca mejores condiciones y/o
disponiblilidad de la mercancÃa y se prepara un
borrador de la orden en el formulario A-DA-DC-4 (anejo
4).
10.
La Oficina de Compra levantará un expediente y enviará
los documentos con la HOJA DE COTEJO PA-DC-5
(anejo 5) a la Oficina de Preintervención para la revisión
y evaluación de la compra.
B.
Pre-intervención
1.
Revisarán que la requisición y las cotizaciones estén
completas.
2.
Verificarán si cumple con todos los procedimientos, leyes
y regulaciones vigentes.
3.
Si cumple, aprobarán la orden de compra, la sellarán
como preintervenida, se firmará y se indicará la fecha.
4.
Si no cumple, se rechazará y se devolverá a la Oficina de
Compras con una notificación especificando la razón del
rechazo.
5.
Completarán la HOJA DE COTEJO como parte de la
pre-intervención de documentos (anejo 5).
6.
Enviarán expediente a presupuesto.
C.
Presupuesto
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2.
Verificarán que tienen todas las requisiciones y
cotizaciones y las enviará a la Oficina del Secretario o el
Administrador.
3.
Si es subasta, verificarán que existe fondos antes de
realizar la propuesta de subasta formal para la partida y
la devolverá a la Junta.
4.
Si no hubiese fondos disponibles, se verifica si se puede
realizar una Transferencia de fondos, con el formulario
DA-DC-10.
5.
Si se aprueba la transferencia, se prepara la misma. En
coordinación con el Programa o unidad solicitante.
6.
Dicha transferencia debe ser aprobada por el Secretario
o su Representante Institucional Autorizado se registrará
en los libros de presupuesto. Este cambio será notificado
a la Oficina de Compras en casos de Ordenes Abiertas
para ajustes necesarios.
D.
Oficina del Administrador o su representante
1.
El Administrador o su representante verificará los
documentos para corroborar que se haya escogido la
mejor opción.
2.
Verificará que los documentos hayan sido aprobados por
los Departamentos de Compra, Presupuesto y
Preintervención.
3.
De tener alguna duda o desacuerdo, enviará los
documentos al departamento correspondiente para
corrección.
4.
El Administrador o su representante aprobará la compra
con su firma y la enviará a la Oficina de Compra para
efectuar la misma.
Officine de Comms
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Copia 2 Oficina de Compras - Al Expediente de la
orden
Copia 3 - Oficina de Compras Al Expediente del
Suplidor
Las copias 1, 2 y 3 seran firmadas por el Oficial Ejecutivo de
Compras.
Copia 4 Finanzas A cuentas a Pagar para su
contabilidad inmediata
Copia 5 Finanzas
Copia 6 Oficina de Compras
Copia 7 Programa Origen
Copia 8 Informe de Recibo
Las copias 5, 6, 7 y 8 se denominan el Informe de Recibo y se envian
al Programa o al solicitante. Las mismas proveen para la firma del
receptor de lo ordenado y la firma de aprobación del Director del
programa u Oficina o Región AgrÃcola. Las copias 5 y 7 se envÃan
con el conduce de recibo a Finanzas y las demás a las oficinas
indicadas.
2.
Para compras de Propiedad la Oficina de Compras
enviará copia fotostática a esa unidad al preparar la orden
de compra y la unidad solicitante le notificará del recibo.
3.
Las órdenes de compra por subasta tienen que ser
identificadas e incluirle el número de subasta una vez
aprobadas.
F.
Recibo de MercancÃa - (refiérase a E-1 al 3)
1.
El Encargado de recibir las compras, verificará contra el
conduce y la orden de compra, la mercancÃa despachada
por el suplidor:
a. cantidades
.
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4.
Preparará un informe de recibo, lo firmará y lo enviará
junto con el conduce a la oficina de Cuentas a Pagar.
VIII Penalidades
El problema con los inventario de "productos agrÃcolas" y con los
suplidores que no cumplen los términos de entrega acordados en la Orden
de Compra ha contribuido a que los servicios que prestamos en el
Departamento a nuestros agricultores se hayan afectado seriamente.
Para remediar esta situación, el Departamento impone mediante este
Reglamento penalidades diarias a aquellos suplidores que no cumplan con
el término de entrega inmediata. Estas penalidades por el incumplimiento
en la entrega de los suplidores les serán notificadas en la Convocatoria o
Invitación
a la Subasta, y en la orden de compra apercibiéndoles que tal
incumplimiento puede ocasionar que el nombre de ese suplidor pueda ser
retirado del Registro de Suplidores. Estas penalidades serán impuestas
dependiendo de la cuantÃa de la compra que no se ha entregado, a razón de
una cantidad de dinero diaria luego de que pase la fecha. Las penalidades
serán impuestas según la siguiente tabla que incluimos y hasta un máximo
de 15 dÃas calendario.
Compra en Exceso de
Pero no mayor de
Penalidad Diaria
$
$10,000.00
$10.00
10,000.01
20,000.00
15.00
20,000.01
30,000.00
20.00
30,000.01
39,999.99
25.00
40,000.00
Según lo establecido en la invitación a la Subasta.
Si el suplidor no entrega la orden en su totalidad a más tardar de
quince (15) dÃas, luego de la fecha acordada, su orden podrá ser cancelada
por la Oficina de Compras y la penalidad será cobrada de alguna factura que
éste puede tener pendiente de pago o se facturará.
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IX Compra Directa en caso de Emergencia
En caso de que ocurra una Emergencia o Desastre Natural como:
a) Huracán
b) Terremoto
c)
SequÃa
d)
Inundaciones
e)
Cualquier otro trastorno climatológico o telúrico
Se podrán hacer compras directas autorizadas por el Secretario o el
Administrador para aminorar los desastres o estragos causados o para evitar
mayores daños o consecuencias. Se utilizará el proceso de requisición de
compra y se podrá adquirir de cualquier suplidor disponible.
X Cláusula de Separabilidad
La declaración por un Tribunal competente de que una disposición de
este Reglamento es inválida, nulo o inconstitucional no afectará las demas
disposiciones del mismo, las que preservarán toda su validez y efecto.
XI Autoridad Legal y Vigencia
Estas Normas se promulgan de acuerdo con los poderes conferidos al
Honorable Secretario de Agricultura, por el Plan de Reorganización Número
1 de 1994, preparado por la Asamblea Legislativa del Estado Libre
Asociado de Puerto Rico de acuerdo con las disposiciones de la ley Número
5 del 6 de abril de 1993 y aprobado el 4 de mayo de 1994, a fin de
reorganizar el Departamento de Agricultura.
Las mismas comenzarán a regir a los treinta (30) dÃas de haberse
presentado en la SecretarÃa de Estado de Puerto Rico, en español, original
y dos (2) copias de acuerdo con las disposiciones en la Ley Núm. 170 de 12
de agosto de 1988, según enmendada.
El texto en inglés de estas Normas se presentarán en la SecretarÃa de
1.