Reglamento para la otorgación de contratos

CONTENIDO A. Redacción Las cláusulas de los contratos deberán ser redactadas en forma clara, sin tachaduras ni borrones. Si por circunstancias excepcionales hubiese que tachar O añadir alguna palabra o frase en tinta a la forma impresa, todas las partes firmantes escribirán sus iniciales en tinta en el margen más próximo al lugar donde se hizo la corrección para avalar la misma, de suerte que no quede duda alguna sobre la voluntad de las partes contratantes. 9 B. Obligaciones Las obligaciones deberán precisarse sin que quede duda sobre las prestaciones que se esperan de ambas partes. C. Especificaciones Se requerirá que todo contrato tenga las siguientes especificaciones: 1. Número de Contrato Se deberá crear un sistema de numeración uniforme pero que el mismo mantenga la identidad de cada uno de los componentes con la responsabilidad de otorgar contratos. 2. Comparecencia Nombre completo, circunstancias personales e identificación de las partes contratantes. 3. Disposición Legal - Base legal que faculta a las partes contratantes a otorgar el contrato. 4. Número de Seguro Social patronal 0 individual. En los casos de contratos formalizados con extranjeros, indicar el número de Visa O Pasaporte en sustitución del número de Seguro Social y la autorización de la Oficina Federal para Contratar en Puerto Rico. 5. Número de Licencia - Es aquel que se les requiere a los profesionales (médicos, Psicólogos, Abogados, etc.) para 10 poder ejercer su profesión, si la labor a realizar requiere que la ejecución de la misma sea por un profesional licenciado. 6. Registro de Incorporación. 7. Propósito del contrato. 8. Forma de pago- Especificar si los servicios se van a compezar a base de horas de trabajo, por tareas o fases terminadas. En los contratos con individuos a pagarse por hora se deberá indicar que el pago se efectuará sobre una base mensual previa presentación de factura certificada por ambas partes. 9. Importe total del contrato y forma de prestación de los servicios. 10. Cuenta de asignación. 11. Procedencia de los fondos. 12. Cumplimiento de responsabilidad contributiva Se deberá incluir una cláusula donde la parte contratada certifica y garantiza que ha radicado planillas de contribución sobre ingreso durante los cinco (5) años contributivos previo al año que se formaliza el contrato. Debe certificar, además, que está pagando su deuda bajo un plan de pagos y que está cumpliendo con el mismo. Si 11 no adeuda contribuciones, también lo debe certificar. Deberá presentar certificación negativa del Centro para la Recaudación de Impuestos Municipales (CRIM) y del Departamento de Hacienda. Todo contrato otorgado por el Secretario 0 su Representante autorizado con cualquier persona natural o jurídica deberá incluir una disposición por medio de lo cual se certifique que la parte contratada no adeuda contribuciones al Estado Libre Asociado de Puerto Rico, o que se ha acogido a un plan de pagos a tales efectos. No aplica a corporaciones extranjeras o individuos no residentes, a esto aplica lo contenido en el Artículo XV de este Reglamento. 13. Período 0 término de vigencia y fecha de otorgación. 14. Firma de las partes contratantes Los contratos empezarán a regir a partir de la fecha de la aprobación y firma del Secretario o su Representante autorizado O los Administradores y de la firma de la parte contratada. No se tramitará el pago por servicios prestados con anterioridad a dicha fecha. Todo contrato contendrá una cláusula mediante la cual ambas partes tomen conocimiento de que los componentes del Departamento 12 no se responsabilizan por ningún servicio prestado con anterioridad a la firma y fecha de efectividad del contrato. 15. Renovación - La renovación de los contratos deberá ser expresa, mediante la comparecencia de ambas partes en un nuevo contrato O en un documento de enmienda al anterior. No se incluirán cláusulas de autorenovación. El contrato que no sea renovado antes de su expiración se tendrá por vencido. 16. Terminación Todo contrato deberá tener una cláusula de terminación por voluntad de ambas partes antes de la fecha de expiración del contrato. La notificación previa para la terminación de cualquier contrato en estos casos debe hacerse por lo menos con 30 días de anticipación y por escrito con acuse de recibo o por correo certificado. 17. Todo contrato deberá contener una cláusula que indique claramente que la negligencia o incumplimiento de las disposiciones del mismo 0 la conducta impropia del contratante constituirá causa suficiente para dar por terminado el mismo sin notificación previa. 18. Todo contrato deberá tener una cláusula la cual indique claramente que la parte contratante no discriminará por motivo de raza, color, sexo, nacimiento, origen O condición 13 social, ideas políticas 0 religiosas o por cualquier otro motivo que venga en conflicto con las leyes vigentes. D. Excepciones 1. Cualquier contrato que se otorgue con sujeción a las excepciones del Artículo 177 del Código Político deberá así indicarse. Se cumplirá con todos los requisitos del estatuto de excepción. Los documentos requeridos se harán formar parte del contrato. 2. Ninguna persona podrá actuar en cargo ejecutivo alguno en el Departamento si tiene interés económico directo o indirecto en alguna empresa privada para la cual el Departamento haya suministrado capital O esté en relaciones contractuales con algunos de los negocios a que se dedique el Departamento O para los cuales se haya suministrado capital. E. Consideraciones Adicionales En los casos de contratos por concepto de servicios profesionales y consultivos, se considerará lo siguiente: 1. Indicar en el contrato si la persona contratada tiene derecho a gastos de viaje y dietas de acuerdo con la reglamentación vigente. 14 2. Verificar que el contrato no incluya deberes, responsabilidades y/o cualquier tipo de derecho, prerrogativa O beneficio marginal, tales como, vacaciones regulares y/o por enfermedad, bono de navidad y otros que tienda a identificar los servicios contratados con características de un puesto O empleo. Cualquier indicación a estos efectos será suficiente para detener el trámite del contrato en cuestión. 3. Indicar en forma específica las obligaciones de la entidad o persona contratada en cuanto a informes a rendir, facturación y otros. 4. En casos de individuos, incluir una cláusula donde estos expresen que no reciben ni recibirán durante la vigencia del contrato compensación por servicios regulares con otros departamentos. dependencia, corporaciones públicas 0 municipios de Puerto Rico, excepto aquellos casos autorizados por ley. En caso que mantenga algún tipo de contrato con alguna otra agencia, identificar los mismos y certificar que no son incompatibles con el nuevo contrato. 5. En caso de abogados, indicar que estos no representan otros intereses en conflicto con el Departamento 0 con el 15 Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y sus subdivisiones. 6. Acompañar la autorización del Gobernador, en casos de contratos en que empleados o funcionarios tengan interés pecuniario, previa recomendación de los Secretarios de Hacienda y Justicia, según lo dispone la Ley Número 28 del 8 de junio de 1948. (3 L.P. R.A. 571 y 572) y la Ley de Etica Gubernamental, Ley Núm. 12 del 24 de julio de 1985, según enmendada y dar cumplimiento estricto de las Ordenes Ejecutivas vigentes sobre conflicto de interés. 7. La contratación con funcionarios que hayan cesado en sus cargos con el Gobierno, se hará a tono con las disposiciones legales vigentes a la fecha de la contratación. 8. Todo contrato de servicios personales deberá ser evaluado previamente y tramitado a través de la Oficina de Personal y Recursos Humanos del Departamento quien tendrá a su cargo a su vez, la verificación de los requisitos y legalidad de los mismos a la luz del Reglamento de Personal del Departamento. 9. En todo contrato deberá estipularse lo referente al descuento por concepto de Seguro Social y Contribución Sobre Ingresos. En los contratos que no se provea para 16 descuentos por concepto de Seguro Social Federal O Contribución Sobre Ingresos, deberá incluirse en el mismo una cláusula la cual disponga que la parte contratada se hace responsable de efectuar los pagos de la aportación patronal e individual, a través del Servicio de Rentas Internas Federal, a la Oficina de Seguro Social Federal. En los casos de contribución sobre ingresos, el Departamento será responsable de efectuar aquellos descuentos establecidos en la Ley de Contribuciones Sobre Ingresos vigente. 10. Todo contrato deberá estar acompañado por una certificación legal firmada por un abogado licenciado indicativa de que dicho contrato se revisó en todas sus partes y que no existe objeción legal al otorgamiento y firma del mismo.