OFICINA DEL CONTRALOR, TRAMITE Y REGISTRO

A. Radicación de Contratos Copia de todo contrato que otorgue el Secretario 0 su Representante autorizado deberá radicarse a la Oficina del Contralor de Puerto Rico, según se dispone por la Ley Número 18 del 30 de octubre de 1975, según enmendada y el Reglamento Número 33 del 16 de octubre de 1992 emitido por la Oficina del Contralor, dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de otorgamiento del contrato 0 de cualquier enmienda al mismo. El Departamento y sus componentes operacionales mantendrán un "Registro de Contratos" de todos los contratos que otorgue, incluyendo enmiendas a los mismos, no obstante se mantendrá un "Registro Central de Contratos" a nivel del Secretario del Departamento. También deberá remitir copia de éstos a la Oficina del Contralor de Puerto Rico, con excepción de los contratos enumerados en el inciso B de este Artículo. B. Anotaciones en el Registro y Formato Cada contrato, enmienda O acuerdo, y toda determinación o acción que resuelva, rescinda 0 deje sin efecto al mismo, será anotada en dicho Registro, en orden de los números asignados a 23 los contratos y de fecha de otorgamiento según se estipula en las Instrucciones al reverso del Anejo A del Reglamento Número 33 de la Oficina del Contralor. El Departamento preparará y conservará dicho registro por un término igual al estipulado por ley para los originales de los contratos. Las anotaciones en el mismo deben ser legibles. C. Radicación de Contratos en la Oficina del Contralor de Puerto Rico 1. Requisitos de Radicación, Anotación y Registro a. Todos los contratos se enviarán a la Oficina del Contralor según lo dispuesto en el Reglamento #33 de la Oficina del Contralor. b. La Oficina Central de Contratos mantendrá el Registro Central de todos los contratos del Departamento y para ello se regirá por lo dispuesto en el reglamento. 2. Copias, Documentación, Traducciones a. Copias Las copias deberán ser fieles y exactas al original en poder del Departamento. Deberán ser legibles, contener el número del contrato, las firmas de las partes, la fecha de otorgamiento, el número de seguro social federal O de cuenta patronal de la persona O entidad contratada y la vigencia del contrato. 24 b. Documentos Relacionados Deberá acompañarse, además, copia de cualquier documento que forme parte, 0 al cual se haga referencia en el contrato, excluyendo documentación acreditativa de celebración de subastas, condiciones, planos y especificaciones. En casos de enmiendas a contratos no será necesario incluir el contrato original. C. Traducciones Una traducción al idioma español, en aquellos casos en que el contrato se otorgue en un idioma distinto al español O al inglés. La traducción será certificada por el Departamento indicando que en su contenido el contrato es copia fiel y exacta del original que obra en poder de éste. Asimismo, deberá traducirse y certificarse cualquier enmienda al mismo, 0 acuerdo, determinación, constancia 0 acción que lo resuelva, rescinda O deje sin efecto. d. Hoja de Trámite de Registro de Contratos Los contratos así como las enmiendas deben ser remitidos conjuntamente con el original y una copia de la Hoja de Trámite de Registro de Contratos que se 25 incluye como Anejo B del Reglamento Número 33 de la Oficina del Contralor con la siguiente certificación: "Certifico que la información que se incluye en esta hoja de trámite de registros de contratos corresponde fiel y exactamente a la información anotada en el Registro de Contratos durante el período del de de 19 al de de 19 Firma del funcionario o empleado autorizado Las anotaciones en esta hoja de trámite deben ser legibles. A discreción del Departamento se podrán remitir dos copias del Registro de Contratos en sustitución de las hojas de trámite mencionada anteriormente. D. Acuse de Recibo por el Contralor AI efectuarse la radicación, la Oficina del Contralor de Puerto Rico acreditará el recibo de los contratos en la copia de la hoja de trámite de registro O en una de las copias del registro, según sea el caso, la cual será devuelta al Departamento para sus archivos. E. Conservación El Departamento deberá cumplir con la ley y reglamentación vigente, en el Estado Libre Asociado de Puerto Rico, sobre la conservación de los originales de los contratos que se formalicen. 26